送付状テンプレート：個人向け！簡単作成ガイドとサンプルで差をつけよう
就職活動や転職活動、またはビジネスシーンで、書類を送る際に添える送付状。意外と重要で、第一印象を左右する可能性も！「送付状って難しそう…」「何を書けばいいの？」と思っているあなたも大丈夫！この記事では、個人向けの送付状テンプレートの作り方をわかりやすく解説します。必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れまで、ステップ形式で丁寧に説明するので、この記事を読めば、あなたも簡単にオリジナルの送付状を作成できます。
なぜ送付状が必要なの？
送付状は、単なる書類のリストではありません。相手への挨拶と、送付物の内容を伝える大切な役割を担っています。丁寧に作成された送付状は、相手に好印象を与え、スムーズなコミュニケーションにつながるでしょう。
- 丁寧さを示す： 手書きでなくても、送付状があることで、相手への敬意を示すことができます。
- 内容の整理： 同封した書類の内容を簡潔に伝え、相手の確認作業を助けます。
- 自己PRのチャンス： 短い文章ですが、自己PRや応募意欲を伝えることも可能です。
送付状テンプレート作成に必要な要素
送付状テンプレートを作成する前に、必要な要素を確認しておきましょう。以下の項目は必須です。
- 日付： 書類を作成した日付を記載します。
- 宛名： 送付先の会社名、部署名、役職名、氏名を正確に記載します。（株式会社などは（株）と略さず正式名称で）
- 差出人： 自分の氏名、住所、電話番号、メールアドレスを記載します。
- 件名： 送付する書類の内容を簡潔に記載します。（例：「履歴書送付のご案内」「〇〇に関する資料送付のご案内」）
- 挨拶： 時候の挨拶は省略しても構いません。「拝啓」「敬具」などの頭語と結語はセットで使いましょう。
- 本文： 送付する書類の内容、枚数、簡単な自己PRなどを記載します。
- 結びの言葉： 相手への感謝の気持ちや今後の連絡を願う言葉などを記載します。
デザインのポイント：シンプルイズベスト！
送付状は、あくまで書類の一部です。派手なデザインは避け、シンプルで見やすいレイアウトを心がけましょう。
- フォント： 明朝体やゴシック体など、読みやすいフォントを選びましょう。
- 色： 基本的に黒を使用し、カラーを使う場合は控えめにしましょう。
- 余白： 適度な余白を設けることで、読みやすさが向上します。
- 罫線： 必要に応じて罫線を使用し、項目を区切ると見やすくなります。
送付状の書き方の流れ：簡単４ステップ
- 日付、宛名、差出人を記載： 正確に記載しましょう。
- 件名、挨拶を記載： 簡潔で丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 本文を記載： 送付する書類の内容、枚数、自己PRなどを簡潔に記載します。誤字脱字に注意しましょう。
- 結びの言葉、署名を記載： 感謝の気持ちを伝え、署名をして完成です。
送付状を使う場面：就職活動、転職活動、ビジネスシーン
送付状は、主に以下の場面で使用します。
- 就職活動： 履歴書やエントリーシートを送付する際に使用します。
- 転職活動： 職務経歴書や応募書類を送付する際に使用します。
- ビジネスシーン： 請求書、見積書、提案書などの書類を送付する際に使用します。
送付状作成の注意点：失礼のないように！
- 誤字脱字に注意： 誤字脱字は相手に失礼な印象を与えてしまいます。作成後には必ず確認しましょう。
- 丁寧な言葉遣いを心がける： 尊敬語、謙譲語を正しく使い、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 送付先の情報に間違いがないか確認： 会社名、部署名、役職名、氏名など、送付先の情報を正確に記載しましょう。
- 手書きでもOK： 手書きで送付状を作成する場合は、丁寧に書きましょう。
実践的な手順：ステップ形式で作成！
- テキストエディタまたはWordなどのソフトを起動： 普段使い慣れているソフトでOKです。
- 必要な要素を順番に入力： 上記の「送付状テンプレート作成に必要な要素」を参考に、順番に入力していきましょう。
- レイアウトを調整： フォント、色、余白などを調整し、見やすいレイアウトにしましょう。
- 印刷またはPDF形式で保存： 完成した送付状を印刷するか、PDF形式で保存しましょう。
■ サンプルテンプレート（送付 状 テンプレート 個人 の例）
【タイトル】 履歴書送付のご案内
【日付】 2024年10月27日
【宛名】 〇〇株式会社 人事部 〇〇様
【差出人】 〇〇 〇〇 〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇町〇〇 電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 メールアドレス：〇〇@example.com
【件名】 履歴書送付のご案内
【本文】 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度、貴社ホームページにて募集されておりました〇〇職に応募させていただきたく、履歴書を同封いたしました。
私はこれまで〇〇業界において〇〇の経験を積んでまいりました。貴社におかれましても、これまでの経験を活かし、微力ながら貢献できるものと確信しております。
ご多忙の折とは存じますが、ご査収いただければ幸いです。
敬具
【備考】 上記はあくまでサンプルです。ご自身の状況に合わせて内容を調整してください。自己PRは具体的に書くことで、より効果的にアピールできます。
さあ、あなたもオリジナルの送付状を作成して、第一印象をアップさせましょう！
