社内向け送付状テンプレートの作り方：これで迷わない！【無料サンプル付き】
社内で書類を送付する際、どんな送付状を使っていますか？毎回ゼロから書くのは大変ですよね。そこで今回は、社内向けの送付状テンプレートの作り方を徹底解説！必要な要素からデザイン、書き方の流れまで、これを見れば誰でも簡単に作成できます。さらに、すぐに使えるテンプレートサンプルもご用意しました。ぜひ、業務効率化にお役立てください！
なぜ社内向け送付状が必要なの？
「社内だし、送付状なんて必要ないんじゃない？」そう思っていませんか？実は、社内向け送付状には以下のようなメリットがあるんです。
- 丁寧な印象を与える: 社内といえども、きちんとした送付状を添えることで、相手に丁寧な印象を与え、信頼関係を築けます。
- 内容物の明確化: 何を送ったのか、誰から送られたのかを明確にすることで、誤解や紛失を防ぎます。
- 記録として残る: 送付状は、誰がいつ、何を誰に送ったのかという記録として残すことができます。
社内向け送付状テンプレートに必要な要素
テンプレートを作る前に、どんな要素が必要かを確認しましょう。
- 日付: 書類を作成した日付を記載します。
- 宛先: 誰に送るのか、部署名と担当者名を記載します。
- 差出人: 誰が送るのか、部署名と氏名を記載します。
- 件名: 何の書類を送るのか、簡潔に記載します。
- 挨拶: 簡単な挨拶文を記載します。（例：いつもお世話になっております。）
- 本文: 送付する書類の内容と、簡単な説明を記載します。
- 同封書類: 何の書類を同封したのか、リスト形式で記載します。
- 結びの言葉: 感謝の言葉や、今後のお願いなどを記載します。（例：ご確認よろしくお願いいたします。）
- 連絡先: 問い合わせ先を記載します。
社内向け送付状テンプレートのデザインポイント
デザインはシンプルで見やすいものがおすすめです。
- フォント: 読みやすいフォント（明朝体、ゴシック体など）を使用しましょう。
- 文字サイズ: 大きすぎず、小さすぎない適切なサイズにしましょう。
- レイアウト: スッキリとしたレイアウトを心がけましょう。
- 色: 基本的に白黒で十分ですが、必要に応じて会社のロゴの色などを取り入れても良いでしょう。
社内向け送付状の書き方の流れ
- 日付、宛先、差出人を記載する
- 件名を記載する
- 挨拶と本文を記載する
- 同封書類をリスト形式で記載する
- 結びの言葉と連絡先を記載する
社内向け送付状を使う場面
- 社内文書の回覧: 稟議書や回覧書類などを送付する際に使用します。
- 資料の送付: 会議資料や提案資料などを送付する際に使用します。
- 報告書の提出: 業務報告書や出張報告書などを提出する際に使用します。
- 備品の送付: 備品や書類などを別の部署に送付する際に使用します。
社内向け送付状の注意点
- 丁寧な言葉遣いを心がける: 社内といえども、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 誤字脱字がないか確認する: 送付前に必ず誤字脱字がないか確認しましょう。
- 個人情報を記載しない: 必要以上に個人情報を記載しないようにしましょう。
- 機密情報に注意する: 機密情報を含む書類を送付する際は、取り扱いに注意しましょう。
社内向け送付状テンプレート作成ステップ
- 必要な要素をリストアップする: 上記で説明した必要な要素を参考に、自社に必要な項目をリストアップしましょう。
- レイアウトを決める: リストアップした要素をどのように配置するか、レイアウトを決めましょう。
- テンプレートを作成する: ワードやエクセルなどのソフトを使って、テンプレートを作成しましょう。
- テスト運用する: 作成したテンプレートを実際に使用してみて、使い勝手を試しましょう。
- 改善する: テスト運用の結果を踏まえて、テンプレートを改善しましょう。
サンプルテンプレート
■ サンプルテンプレート（送付状 テンプレート 社内 の例）
【タイトル】 送付状
【日付】 2023年10月27日
【宛先】 〇〇部 〇〇様
【差出人】 〇〇部 〇〇
【件名】 〇〇会議資料の送付について
【本文】 いつもお世話になっております。 〇〇会議の資料を同封いたしましたので、ご確認よろしくお願いいたします。
【同封書類】
- 〇〇会議資料
- 〇〇議事録
【結びの言葉】 お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
【連絡先】 〇〇部 〇〇 TEL：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
【備考】 必要に応じて内容を修正してください。
まとめ
社内向け送付状テンプレートがあれば、毎回作成する手間が省け、業務効率が向上します。今回ご紹介したテンプレートの作り方を参考に、ぜひ自社に合ったテンプレートを作成してみてください。
