はい、承知いたしました。送付状のビジネステンプレートに関する検索向け記事を作成します。
送付状ビジネステンプレート作成ガイド：もう迷わない！場面別テンプレートと作り方を徹底解説
「送付状って、いつも何を書けばいいか迷う…」
ビジネスシーンで意外と出番が多い送付状。でも、毎回ゼロから書くのは大変ですよね。そこで今回は、送付状のビジネステンプレートについて、必要な要素からデザイン、書き方、使う場面、注意点まで、徹底的に解説します！この記事を読めば、もう送付状で迷うことはありません。テンプレートを使って、効率的に、そしてスマートにビジネスを進めましょう！
なぜ送付状が必要なの？送付状の役割と重要性
送付状は、単なる挨拶文ではありません。ビジネス文書を送る際に、
- 誰が、誰に、何を、何のために送るのか
を明確に伝える役割があります。丁寧な送付状は、相手に好印象を与え、その後のビジネスを円滑に進めるための第一歩となるでしょう。
送付状テンプレートの作り方：必要な要素をチェック！
送付状のテンプレートを作る上で、必ず含めるべき要素は以下の通りです。
- 日付: 書類を作成した日付を記載します。
- 宛先: 送付先の会社名、部署名、役職名、氏名を正確に記載します。
- 差出人: 自分の会社名、部署名、役職名、氏名、住所、電話番号、メールアドレスを記載します。
- 件名: 書類の内容を簡潔に示します。
- 頭語・結語: 「拝啓・敬具」「謹啓・敬白」など、適切な組み合わせを使用します。
- 本文: 挨拶、書類の内容説明、結びの言葉を簡潔に記載します。
- 同封書類: 同封する書類の内容と枚数を記載します。
デザインのポイント：シンプルで見やすいレイアウトを心がけよう
送付状は、内容が重要ですが、見た目も大切です。
- フォント: 明朝体やゴシック体など、ビジネス文書に適したフォントを使用します。
- 文字サイズ: 読みやすいように、10.5pt〜12pt程度の文字サイズを使用します。
- 余白: 上下左右に適切な余白を設けることで、見やすいレイアウトになります。
- 罫線: 必要に応じて罫線を使用し、情報を整理します。
ごちゃごちゃしたデザインは避け、シンプルで見やすいレイアウトを心がけましょう。
書き方の流れ：迷わない！送付状作成ステップ
- 日付、宛先、差出人を記載する: 誤字脱字に注意し、正確に記載しましょう。
- 件名を記載する: 簡潔に、書類の内容がわかるように記載します。
- 頭語、挨拶を記載する: 時候の挨拶は必須ではありません。
- 書類の内容説明を記載する: 何の書類を送付するのか、目的や背景を簡潔に説明します。
- 結びの言葉を記載する: 今後の関係性構築に繋がるような、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 結語を記載する: 頭語と対応する結語を記載します。
- 同封書類を記載する: 漏れがないように、正確に記載しましょう。
使う場面：どんな時に送付状が必要？
送付状は、以下のような場面で必要となります。
- 履歴書や職務経歴書を送付する時: 応募書類を送る際は、自己PRの機会にもなります。
- 請求書や見積書を送付する時: 金銭に関わる書類なので、丁寧な印象を与えましょう。
- 契約書や企画書を送付する時: 重要書類なので、送付した証拠として残るようにしましょう。
- お礼状や挨拶状を送付する時: 感謝の気持ちや誠意を伝えるために、手書きのメッセージを加えるのも効果的です。
注意点：送付状を作成する上で気をつけたいこと
- 誤字脱字: 送付状は、会社の代表として送る書類です。誤字脱字がないか、必ず確認しましょう。
- 敬語: 相手に失礼のないように、正しい敬語を使いましょう。
- 言葉遣い: 丁寧で謙虚な言葉遣いを心がけましょう。
- 個人情報: 個人情報の取り扱いには十分に注意しましょう。
実践的な手順：送付状テンプレートを実際に作ってみよう！
ここでは、Microsoft Wordを使って、送付状のテンプレートを作成する手順を説明します。
ステップ1：新規文書を作成する
Wordを起動し、新規文書を作成します。
ステップ2：ヘッダーとフッターを設定する
「挿入」タブから「ヘッダー」または「フッター」を選択し、日付やページ番号などを入力します。
ステップ3：宛先、差出人、件名を記載する
上記の「送付状テンプレートの作り方：必要な要素をチェック！」を参考に、必要な情報を入力します。
ステップ4：本文を記載する
上記の「書き方の流れ：迷わない！送付状作成ステップ」を参考に、本文を記載します。
ステップ5：同封書類を記載する
同封する書類の内容と枚数を記載します。
ステップ6：書式を整える
フォント、文字サイズ、余白などを調整し、見やすいレイアウトに整えます。
ステップ7：保存する
作成したテンプレートをWord形式またはPDF形式で保存します。
サンプルテンプレート：シーン別送付状テンプレート
ここでは、すぐに使える送付状のサンプルテンプレートを紹介します。
■ サンプルテンプレート（履歴書送付状の例） 【タイトル】 履歴書送付状
【宛先】 株式会社〇〇 人事部 〇〇様
【差出人】 〇〇 〇〇 〇〇県〇〇市〇〇 〇-〇-〇 電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 メールアドレス：〇〇@〇〇.co.jp
【本文】 拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、貴社ホームページにて募集されておりました〇〇職に、是非とも貢献したいと考え、履歴書及び職務経歴書を同封いたしました。
私はこれまで〇〇の経験を活かし、貴社におかれましても、即戦力として貢献できるものと確信しております。
面接の機会をいただければ幸いです。
ご多忙中恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
【同封書類】
- 履歴書 1通
- 職務経歴書 1通
【備考】 応募する企業に合わせて、本文の内容を具体的に書き換えてください。自己PRの内容を盛り込むのも効果的です。
まとめ：テンプレートを活用して、スマートなビジネスを！
送付状は、ビジネスシーンにおいて、相手に好印象を与えるための大切なツールです。今回紹介したテンプレートの作り方やサンプルテンプレートを活用して、効率的に、そしてスマートにビジネスを進めていきましょう！
