送付状テンプレート：個人から会社へ送る際のマナーと作成方法【例文付き】
個人から会社へ書類を送る際、送付状はあなたの第一印象を左右する大切なものです。「失礼のないように、でも堅苦しすぎない送付状を作りたい…」そんな悩みを解決するために、この記事では送付状のテンプレートの作り方を徹底解説します。
なぜ送付状が必要なの？
送付状は、同封書類の内容を伝えるだけでなく、相手への礼儀を示す役割も果たします。特に会社宛に送る場合は、丁寧な印象を与えることが重要です。
- 書類の内容を明確にする: 何の書類が同封されているのか、一目でわかるようにします。
- 相手への敬意を示す: 挨拶やお礼の言葉を添えることで、丁寧な印象を与えます。
- 連絡先を伝える: 不明点があった場合の連絡先を記載することで、相手が連絡を取りやすくなります。
送付状テンプレートの作り方
送付状は、定型的なフォーマットに沿って作成することで、効率的に作成できます。以下に、テンプレートを作成する際のポイントをまとめました。
必要な要素一覧
- 日付: 送付状を作成した日付を記載します。
- 宛名: 会社名、部署名、役職名、氏名を正確に記載します。（例：〇〇株式会社 人事部 〇〇様）
- 差出人: 自分の氏名、住所、電話番号、メールアドレスを記載します。
- 件名: 何の書類を送付するのか、簡潔に記載します。（例：〇〇応募書類送付の件）
- 頭語・結語: 頭語（拝啓など）と結語（敬具など）をセットで使用します。
- 本文: 書類を送付する目的、同封書類の内容、挨拶などを記載します。
- 同封書類: 同封されている書類の種類と枚数を記載します。
デザインのポイント
- シンプルで見やすいレイアウト: 余白を十分に確保し、フォントサイズや種類を統一することで、見やすい送付状を作成できます。
- ビジネスに適したフォント: 明朝体やゴシック体など、ビジネスシーンに合ったフォントを選びましょう。
- A4サイズ: 一般的なA4サイズの用紙を使用しましょう。
書き方の流れ
- 日付を記載する
- 宛先を記載する
- 差出人を記載する
- 件名を記載する
- 頭語を記載する
- 本文を記載する
- 同封書類を記載する
- 結語を記載する
使う場面
- 履歴書や職務経歴書を送付する際
- 見積書や請求書を送付する際
- 契約書や報告書を送付する際
- その他のビジネス文書を送付する際
注意点
- 誤字脱字がないか確認する: 送付前に必ず誤字脱字がないか確認しましょう。
- 丁寧な言葉遣いを心がける: 相手に失礼のないよう、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 企業によっては送付状が不要な場合も: 応募要項などを確認し、送付状が必要かどうか確認しましょう。
- 手書きではなくPCで作成: 特に会社宛の場合は、PCで作成するのが一般的です。
実践的な手順：ステップ形式で送付状を作成しよう！
- テキストエディタまたはワープロソフトを開く: WordやGoogleドキュメントなどを使用します。
- 日付を右上に記載する: 「令和6年5月16日」のように記載します。
- 宛先を左上に記載する: 会社名、部署名、役職名、氏名を改行して記載します。
- 自分の情報を右下に記載する: 氏名、住所、電話番号、メールアドレスを改行して記載します。
- 件名を中央に記載する: 「〇〇応募書類送付の件」のように記載します。
- 頭語「拝啓」を記載する
- 本文を記載する: 丁寧な言葉遣いを心がけ、簡潔に要点をまとめましょう。
- 同封書類を記載する: 書類名と枚数を記載します。（例：履歴書 1通、職務経歴書 1通）
- 結語「敬具」を記載する
- 保存して印刷する: PDF形式で保存し、A4サイズの用紙に印刷します。
テンプレートサンプル：応募書類を送付する場合
■ サンプルテンプレート（送付 状 テンプレート 個人 から 会社 の例）
【タイトル】 送付状（応募書類）
【項目1】 令和6年5月16日
【項目2】 〇〇株式会社 人事部 〇〇様
【項目3】 （ご自身の氏名） （ご自身の住所） （ご自身の電話番号） （ご自身のメールアドレス）
【件名】 〇〇職 応募書類送付の件
拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 この度、貴社ホームページにて募集されておりました〇〇職に応募したく、下記の書類を送付いたします。
貴社の理念に共感し、これまでの経験とスキルを活かして貢献できると確信しております。 面接の機会をいただければ幸いです。
敬具
【同封書類】 履歴書 1通 職務経歴書 1通
【備考】 応募職種や企業に合わせて、本文の内容を調整してください。 企業によっては、応募書類と一緒に送付状が必要ない場合もありますので、応募要項を必ず確認してください。
まとめ
送付状は、あなたの印象を良くし、円滑なコミュニケーションを促すための大切なツールです。この記事を参考に、丁寧でわかりやすい送付状を作成し、ビジネスシーンで活躍してください。
