送付案内テンプレート

送付案内テンプレート作成ガイド！初めてでも簡単！用途別サンプル付き

「資料を送ったけど、ちゃんと届くか不安…」「案内状ってどう書けばいいの？」そんな悩みを解決！送付案内テンプレートがあれば、ビジネスシーンでもプライベートでも、スマートに情報を伝えることができます。この記事では、誰でも簡単に使える送付案内テンプレートの作り方を、ステップ形式で解説します。用途別のサンプルも掲載しているので、ぜひ参考にしてくださいね。

送付案内テンプレートとは？なぜ必要なの？

送付案内テンプレートとは、書類や品物を送る際に、同封する案内状の雛形のこと。単に「何を」「誰に」送ったかを伝えるだけでなく、相手に好印象を与え、スムーズなコミュニケーションを促す役割があります。

例えば、

ビジネスシーン: 見積書、請求書、契約書などを送付する際に、感謝の気持ちや今後のアクションを伝える
プライベート: プレゼントや手紙を送る際に、お祝いの言葉や近況報告を添える

送付案内を添えることで、相手は送付物の内容を理解しやすくなり、その後の対応もスムーズに進みます。

送付案内テンプレートの作り方：５つの要素

送付案内テンプレートを作る上で、重要な要素は以下の5つです。

必要な要素の一覧: 何を伝えたいか、どんな情報を盛り込むかを整理します。
デザインのポイント: 読みやすく、相手に好印象を与えるデザインを考えます。
書き方の流れ: テンプレート全体の構成を決め、スムーズな文章の流れを作ります。
使う場面: どんな場面で使うのかを想定し、内容を調整します。
注意点: 誤字脱字、失礼な表現がないか、個人情報の取り扱いに注意します。

実践的な手順：ステップ形式で解説！

さあ、実際に送付案内テンプレートを作ってみましょう！

ステップ1: 必要な要素を洗い出す

まず、送付案内に必要な情報を書き出します。

宛先: 会社名、部署名、役職名、氏名
差出人: 会社名、部署名、役職名、氏名、連絡先（電話番号、メールアドレス）
日付: 送付日
タイトル: 送付案内、ご送付のご案内など
挨拶: 時候の挨拶、感謝の言葉
送付物の内容: 何を送ったか、数量
送付の目的: なぜ送ったのか、目的
今後のアクション: 相手に期待する行動（例：ご検討ください、ご連絡をお待ちしております）
結びの言葉: 今後の関係発展を願う言葉
署名: 差出人名

ステップ2: デザインのポイントを押さえる

フォント: 読みやすいゴシック体や明朝体を選ぶ
文字サイズ: 見やすい大きさを選ぶ（10.5pt〜12pt程度）
余白: 適度な余白を設けることで、読みやすさを向上させる
色: シンプルな色使いを心がける（モノクロが基本）
装飾: 必要に応じて、会社ロゴや罫線などを加える

ステップ3: 書き方の流れを作る

一般的な送付案内の流れは以下の通りです。

宛先: 相手の会社名、部署名、役職名、氏名を丁寧に記載
差出人: 自分の会社名、部署名、役職名、氏名、連絡先を明記
日付: 送付日を記載
タイトル: 送付案内である旨を明示
挨拶: 時候の挨拶や日頃の感謝の気持ちを伝える
送付物の内容: 何を送ったかを具体的に記載
送付の目的: なぜ送ったのかを明確に説明
今後のアクション: 相手に期待する行動を具体的に記載
結びの言葉: 今後の関係発展を願う言葉を添える
署名: 差出人名を記載

ステップ4: 使う場面を想定する

送付案内の目的や送る相手によって、表現や言い回しを調整しましょう。例えば、初めて取引をする相手には、丁寧な言葉遣いを心がけ、既存の顧客には、親しみを込めた表現を使うなど、状況に応じて変更することが大切です。

ステップ5: 注意点を確認する

誤字脱字: 送付前に必ず誤字脱字がないか確認する
失礼な表現: 相手に不快感を与える表現がないか確認する
個人情報: 個人情報の取り扱いに十分注意する
送付物の確認: 送付物が全て揃っているか確認する

サンプルテンプレート：見積書送付のご案内

■ サンプルテンプレート（送付案内テンプレートの例）【タイトル】見積書送付のご案内

【宛先】株式会社〇〇〇〇部〇〇様

【差出人】株式会社△△ 〇〇部〇〇電話番号：000-0000-0000 メールアドレス：example@example.com

【日付】 2024年5月16日

【本文】拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、先日ご依頼いただきました〇〇に関するお見積書を同封いたしましたので、ご査収ください。ご検討の上、ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

今後とも、弊社製品にご愛顧賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。

敬具

【備考】見積書の内容に合わせて、具体的な金額や納期などを追記してください。

まとめ：送付案内テンプレートでスムーズなコミュニケーションを！

送付案内テンプレートは、ビジネスシーンだけでなく、プライベートでも役立つ便利なツールです。今回紹介した手順を参考に、ぜひ自分だけのオリジナルテンプレートを作成し、スムーズなコミュニケーションを実現してくださいね！