送付文書テンプレート

送付文書テンプレート作成ガイド：もう迷わない！用途別テンプレートと作り方

送付文書って、毎回何を書けばいいか迷いますよね？ビジネスシーンはもちろん、ちょっとしたお礼状など、送付文書は意外と出番が多いもの。この記事では、そんな送付文書のテンプレートの作り方を徹底解説します！必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れまで、ステップ形式でわかりやすくご紹介。用途に合わせたテンプレート例も掲載しているので、ぜひ参考にしてくださいね。

なぜ送付文書テンプレートが必要なの？

毎回ゼロから書くのは大変！でも、送付文書テンプレートがあれば、時間を大幅に節約できます。さらに、テンプレートを使うことで、内容の抜け漏れを防ぎ、常に一定のクオリティを保つことができます。

送付文書テンプレートの作り方：５つのポイント

送付文書テンプレートを作る上で重要なポイントは、以下の５つです。

必要な要素の一覧: まずは、送付文書に必要な要素を洗い出しましょう。
デザインのポイント: シンプルで見やすいデザインを心がけましょう。
書き方の流れ: 基本的な構成を理解しましょう。
使う場面: 用途によって書き方や内容を変えましょう。
注意点: 誤字脱字、敬語の使い方など、注意すべき点を把握しましょう。

1. 必要な要素の一覧

送付文書に含めるべき基本的な要素は以下の通りです。

日付: 書類を作成した日付を記載します。
宛先: 送付先の会社名、部署名、役職名、氏名を記載します。
差出人: 自分の会社名、部署名、氏名、連絡先を記載します。
件名: 送付する書類の内容を簡潔に記載します。
頭語・結語: 丁寧な印象を与えるために、適切な頭語と結語を選びましょう。（例：拝啓、敬具）
本文: 送付する書類の説明や挨拶を記載します。
同封書類: 送付する書類の一覧を記載します。

2. デザインのポイント

シンプルで見やすいデザイン: フォントの種類やサイズ、行間などを調整して、見やすいレイアウトを心がけましょう。
余白を効果的に使う: 適度な余白を設けることで、読みやすい印象を与えます。
色使いを抑える: 基本的に白黒を基調とし、必要に応じてアクセントカラーを使用しましょう。

3. 書き方の流れ

一般的な送付文書の構成は以下の通りです。

日付
宛先
差出人
件名
頭語
本文
同封書類
結語

4. 使う場面

送付文書は様々な場面で使われます。以下はその一例です。

請求書送付
納品書送付
見積書送付
契約書送付
資料送付
お礼状

5. 注意点

誤字脱字に注意: 送付前に必ず内容をチェックしましょう。
敬語を正しく使う: 相手に失礼のないように、適切な敬語を使いましょう。
個人情報保護: 個人情報が含まれる場合は、取り扱いに注意しましょう。

実践！送付文書テンプレート作成ステップ

ステップ１：必要な要素をリストアップ

まずは、あなたが普段どんな書類を送ることが多いのかを考え、必要な要素をリストアップしましょう。上記の「必要な要素の一覧」を参考にしてください。

ステップ２：デザインを決める

シンプルなデザインを基本とし、フォントや行間などを調整して、見やすいレイアウトを心がけましょう。

ステップ３：テンプレートを作成する

リストアップした要素とデザインを元に、WordやExcelなどでテンプレートを作成します。

ステップ４：テスト

実際に書類を送付する際に、作成したテンプレートを使用してみましょう。必要に応じて修正を加えて、より使いやすいテンプレートに改良していきましょう。

サンプルテンプレート

■ サンプルテンプレート（送付文書テンプレートの例）【タイトル】請求書送付のご案内

【項目1】日付：2024年10月27日

【項目2】宛先：〇〇株式会社経理部御担当者様

【項目3】差出人：△△株式会社営業部〇〇〇〇

【項目4】件名：【請求書送付のご案内】2024年10月分

【項目5】本文：拝啓時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。さて、下記の通り、2024年10月分の請求書をお送りいたしますので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。

【項目6】同封書類：請求書 1通

【項目7】結語：敬具

【備考】振込期限：2024年11月30日振込先：〇〇銀行〇〇支店普通預金〇〇〇〇〇〇

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

まとめ：送付文書テンプレートで業務効率アップ！

この記事では、送付文書テンプレートの作り方について解説しました。自分だけのオリジナルテンプレートを作成して、日々の業務を効率化しましょう！