送り状テンプレート(FAX用)を簡単作成！ビジネスシーンで役立つテンプレートの作り方ガイド
FAXで書類を送る際に、ただ書類だけを送るのは失礼にあたります。そこで重要になるのが「送り状」です。送り状は、相手に書類の内容や目的を伝えるための大切なコミュニケーションツール。今回は、FAXで使える送り状テンプレートの作り方を、誰でも簡単に作成できるようにステップ形式でご紹介します。ぜひ、この記事を参考に、丁寧で相手に伝わる送り状を作成しましょう！
なぜ送り状が必要なの？ ～送り状の役割と重要性～
ビジネスシーンでは、相手に失礼なく情報を伝えることが重要です。送り状は、以下の役割を果たし、相手に好印象を与えます。
- 書類の内容を伝える: どんな書類が送られてきたのか、相手に一目で理解してもらえます。
- 送付の目的を明確にする: なぜこの書類を送ったのか、その目的を伝えることで、相手にスムーズな対応を促します。
- ビジネスマナーを示す: 丁寧な送り状は、相手への配慮を示すことになり、信頼関係構築に繋がります。
送り状テンプレートに必要な要素をチェック！
効果的な送り状を作成するために、以下の要素を必ず含めましょう。
- 日付: 送付日を記載します。
- 宛先: 相手の会社名、部署名、役職、氏名を正確に記載します。
- 差出人: 自分の会社名、部署名、氏名、連絡先を記載します。
- 件名: 送付する書類の内容を簡潔に記載します。
- 挨拶: 丁寧な挨拶文を記載します。
- 本文: 書類を送付する目的や理由を簡潔に説明します。
- 同封書類: 同封する書類の名称と枚数を記載します。
- 結びの言葉: 感謝の言葉や、今後の対応について記載します。
美しいデザインのポイント ～見やすく、わかりやすい送り状を目指して～
送り状は、内容だけでなく見た目も重要です。以下のポイントを意識して、見やすく、わかりやすいデザインを目指しましょう。
- フォント: 読みやすいゴシック体や明朝体を使用しましょう。
- 文字サイズ: 大きすぎず、小さすぎない適切なサイズを選びましょう。
- 余白: 適度な余白を設けることで、読みやすさが向上します。
- 罫線: 必要に応じて罫線を使用し、項目を区切ると見やすくなります。
- シンプルなデザイン: 色数を抑え、シンプルなデザインにすることで、洗練された印象になります。
送り状の書き方ステップバイステップ
以下のステップに沿って、送り状を作成してみましょう。
ステップ1：テンプレートの準備
WordやExcelなどの文書作成ソフトで、新しいドキュメントを開きます。もしくは、インターネットで無料のテンプレートをダウンロードして利用しても良いでしょう。
ステップ2：基本情報の入力
- 日付
- 宛先 (会社名、部署名、役職、氏名)
- 差出人 (会社名、部署名、氏名、連絡先)
上記をテンプレートに入力します。宛先は、相手に失礼のないように正確に記載しましょう。
ステップ3：件名の作成
送付する書類の内容を簡潔に記載します。「〇〇に関する書類送付のご案内」のように、一目で内容がわかるように工夫しましょう。
ステップ4：挨拶と本文の作成
丁寧な挨拶文と、書類を送付する目的や理由を簡潔に説明します。
例：
- 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
- 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
- さて、〇〇の件につきまして、下記の書類を送付いたします。
- ご査収くださいますようお願い申し上げます。
ステップ5：同封書類の記載
同封する書類の名称と枚数を記載します。
例：
- 同封書類：
- 〇〇に関する資料 1部
- 〇〇に関する報告書 1部
ステップ6：結びの言葉の作成
感謝の言葉や、今後の対応について記載します。
例：
- ご多忙の折とは存じますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
- 今後とも変わらぬご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。
- まずは、書面にてご連絡申し上げます。
- 敬具
ステップ7：確認と印刷
誤字脱字がないか、内容に間違いがないか確認し、印刷します。FAXで送信する場合は、文字が潰れないように、なるべく濃いめに印刷しましょう。
送り状を使う場面
送り状は、以下のような場面で役立ちます。
- 契約書や請求書を送付する際
- 企画書や提案書を送付する際
- 履歴書や職務経歴書を送付する際
- お礼状や挨拶状を送付する際
- その他、重要な書類を送付する際
送り状作成時の注意点
- 宛先の間違いに注意: 相手の会社名、部署名、役職、氏名を正確に記載しましょう。
- 誤字脱字のチェック: 送信前に必ず誤字脱字がないか確認しましょう。
- 丁寧な言葉遣い: 相手に失礼のないよう、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- FAX番号の確認: FAX番号を間違えると、相手に届かない可能性があります。送信前に必ず確認しましょう。
- 個人情報の保護: 個人情報が含まれる書類を送付する場合は、取り扱いに注意しましょう。
サンプルテンプレート（送り状 テンプレート fax の例）
■ サンプルテンプレート（送り状 テンプレート fax の例） 【タイトル】 FAX 送信状
【日付】 2024年○月○日
【宛先】 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様
【差出人】 △△株式会社 □□部 〇〇 TEL：00-0000-0000 FAX：00-0000-0000
【件名】 〇〇に関する資料送付のご案内
【本文】 拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、〇〇の件につきまして、下記の資料を送付いたします。 ご査収くださいますようお願い申し上げます。
【同封書類】
- 〇〇に関する資料 1部
【結びの言葉】 ご多忙の折とは存じますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
【備考】 必要に応じて文章や注意点を追加。上記はあくまで例文です。送る書類の内容に合わせて適宜修正してください。
まとめ
今回は、FAXで使える送り状テンプレートの作り方をご紹介しました。この記事を参考に、丁寧で相手に伝わる送り状を作成し、ビジネスシーンで好印象を与えましょう！
