雇入通知書テンプレート

雇入通知書テンプレート：初めてでも簡単！作り方からサンプルまで徹底解説

雇入通知書、会社にとっては採用の第一歩、従業員にとっては新しい生活の始まりを告げる大切な書類です。でも、「いざ作ろう！」となると、何を書けばいいのか、どんなデザインにすればいいのか迷ってしまいますよね。

そこでこの記事では、初めての方でも簡単に、見やすく分かりやすい雇入通知書テンプレートを作成できるよう、その作り方を徹底解説します！必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れ、注意点まで、ステップ形式で丁寧に説明しますので、ぜひ最後まで読んで、あなたにぴったりの雇入通知書を作成してください。

雇入通知書とは？その重要性と使う場面

雇入通知書は、企業が採用内定者に対して、採用条件や入社日などを正式に通知する書類です。労働条件通知書とは異なり、法的な発行義務はありませんが、トラブルを未然に防ぎ、入社後のミスマッチを減らすために非常に重要です。

使う場面:

採用内定時: 採用選考の結果を伝え、正式に入社を依頼する際に発行します。
入社前: 入社日や配属先、給与などの詳細な労働条件を改めて通知し、認識の齟齬を防ぎます。

雇入通知書テンプレートの作り方：完全ガイド

ここからは、実際に雇入通知書テンプレートを作るための具体的な手順を解説していきます。

必要な要素の一覧

まず、雇入通知書に必要な項目を確認しましょう。以下の要素は必ず含めるようにしてください。

発行日: 通知書の発行日を記載します。
宛名: 採用内定者の氏名を記載します。
会社名: 会社名と代表者名を記載します。
採用決定の通知: 採用が決定した旨を明記します。（例：「貴殿の採用を決定いたしました」）
入社日: 入社日を明確に記載します。
配属先: 配属される部署名などを記載します。
職務内容: 入社後に担当する業務内容を簡潔に記載します。
給与: 給与の金額や支払い方法、締め日などを記載します。
勤務時間: 始業時間と終業時間、休憩時間などを記載します。
休日・休暇: 年間休日数や休暇制度について記載します。
就業場所: 勤務地（支店名、住所など）を記載します。
その他: 必要に応じて、福利厚生や研修制度、試用期間などに関する情報を記載します。
署名: 会社代表者の署名または記名押印をします。

デザインのポイント：見やすく、分かりやすく

雇入通知書は、採用内定者にとって最初の企業からのメッセージです。見やすく、分かりやすいデザインを心がけましょう。

フォント: 読みやすいフォント（明朝体やゴシック体など）を使用し、文字サイズは適切に調整します。
レイアウト: 情報が整理され、見やすいようにレイアウトを工夫します。
色: 基本的にはモノクロで問題ありませんが、企業ロゴの色などをアクセントとして使用しても良いでしょう。
余白: 適度な余白を設けることで、読みやすさを向上させます。

書き方の流れ：スムーズな理解のために

雇入通知書は、以下の流れで書くと分かりやすくなります。

冒頭: 採用決定の通知と感謝の言葉を述べます。
入社に関する情報: 入社日、配属先、職務内容など、入社に関する具体的な情報を記載します。
労働条件: 給与、勤務時間、休日・休暇など、労働条件に関する情報を詳細に記載します。
結び: 今後の活躍への期待と連絡先を記載します。

注意点：間違いを防ぐために

誤字脱字: 誤字脱字がないか、何度も確認しましょう。
情報の正確性: 記載する情報は、すべて正確なものか確認しましょう。
法的な観点: 労働基準法などの関連法規に違反していないか確認しましょう。
保管: 雇入通知書の控えを必ず保管しましょう。
労働条件通知書との違い: 雇入通知書は、労働条件通知書とは異なることを理解しておきましょう。労働条件通知書は法的義務のある書類であり、より詳細な労働条件を記載する必要があります。

実践的な手順：ステップ形式でテンプレート作成

それでは、実際に雇入通知書テンプレートを作成する手順をステップ形式で解説します。

ステップ1: ワープロソフト（Word、Pagesなど）または表計算ソフト（Excel、Google スプレッドシートなど）を開きます。

ステップ2: 新規ドキュメントを作成し、必要な項目をリストアップします。（上記の「必要な要素の一覧」を参照）

ステップ3: 各項目に具体的な内容を書き込みます。

ステップ4: フォントやレイアウトを調整し、見やすいデザインに仕上げます。（上記の「デザインのポイント」を参照）

ステップ5: 誤字脱字や情報の正確性を確認します。

ステップ6: 完成したテンプレートを保存し、必要に応じて印刷します。

サンプルテンプレート：雇入通知書の例

以下に、雇入通知書のサンプルテンプレートをご紹介します。

■ サンプルテンプレート（雇入通知書テンプレートの例）

【タイトル】雇入通知書

【項目1】発行日：2023年10月27日

【項目2】宛名：○○ ○○ 様

【項目3】会社名：株式会社△△ 代表取締役 □□ □□

【項目4】採用決定の通知：この度は、弊社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。厳正なる選考の結果、貴殿の採用を決定いたしましたことをご通知申し上げます。

【項目5】入社日：2024年4月1日

【項目6】配属先：人事部

【項目7】職務内容：採用業務全般

【項目8】給与：月額 300,000円（交通費別途支給）

【項目9】勤務時間：9:00～18:00（休憩時間 1時間）

【項目10】休日・休暇：完全週休2日制（土日祝）、夏季休暇、年末年始休暇、年次有給休暇

【項目11】就業場所：本社（東京都○○区○○）

【項目12】その他：詳細は入社時に改めてご説明いたします。

【項目13】署名：株式会社△△ 代表取締役 □□ □□

【備考】この通知書は、採用内定を通知するものであり、労働条件通知書ではありません。入社後、別途労働条件通知書を発行いたします。ご不明な点がございましたら、人事部（TEL：03-○○○○-○○○○）までご連絡ください。

※ このテンプレートはあくまで一例です。自社の状況に合わせて、内容を修正してください。

まとめ：あなただけの雇入通知書を

この記事では、雇入通知書テンプレートの作り方について解説しました。初めての方でも、この記事を参考にすれば、簡単に、見やすく分かりやすい雇入通知書を作成できるはずです。

雇入通知書は、採用内定者にとって最初の企業からのメッセージです。丁寧な作成を心がけ、良い印象を与えられるようにしましょう。そして、採用した人材が、会社で長く活躍してくれることを願っています。