退職願郵送添え状テンプレート

退職願を郵送する際の添え状テンプレート：失礼なく円満退社するための完全ガイド

退職願を郵送する際、添え状は単なる形式的なものではなく、あなたの誠意を示す大切な役割を果たします。添え状を添えることで、相手に失礼なく、円満な退社を目指せるでしょう。

この記事では、退職願郵送時の添え状テンプレートの作り方を、必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れ、注意点まで、ステップ形式で詳しく解説します。すぐに使えるサンプルテンプレートも掲載しているので、ぜひ参考にしてください。

1. 添え状の必要性と役割

退職願を郵送する際、添え状はなぜ必要なのでしょうか？

礼儀作法: 退職という重要な意思表示を、手紙という形で丁寧に伝えることは、社会人としての礼儀です。
円満退社: 上司や会社への感謝の気持ちを伝えることで、円満な退社につながります。
スムーズな手続き: 退職願の内容を簡潔に伝え、手続きをスムーズに進めることができます。

2. 添え状テンプレートの作り方

効果的な添え状を作成するために、以下の要素とポイントを押さえましょう。

2.1 必要な要素一覧

日付: 添え状を作成した日付を記載します。
宛名: 会社名、部署名、役職名、氏名を正確に記載します。
差出人: 自分の部署名、役職名、氏名を記載します。
件名: 一目で内容がわかるように「退職願の送付について」などと記載します。
本文: 退職願を郵送した旨、退職理由、感謝の気持ちなどを簡潔に記載します。
結びの言葉: 今後の活躍を祈る言葉などを添えます。
署名: 自分の名前を署名します。

2.2 デザインのポイント

シンプルで見やすいレイアウト: 余白を適切に取り、読みやすいフォントを選びましょう。
丁寧な言葉遣い: 敬語や謙譲語を正しく使い、失礼のない表現を心がけましょう。
手書きの場合: 丁寧に文字を書き、誤字脱字がないように注意しましょう。

2.3 書き方の流れ

日付、宛名、差出人を記載する。
件名を記載する。
本文を記載する。（退職願を郵送した旨、退職理由、感謝の気持ちなど）
結びの言葉を添える。
署名する。

2.4 使う場面

退職願を郵送する場合: 直接手渡しできない場合に使用します。
会社規定で郵送が認められている場合: 会社によっては、郵送での提出が認められている場合があります。

2.5 注意点

誤字脱字に注意: 誤字脱字は相手に失礼な印象を与えます。
丁寧な言葉遣いを心がける: 敬語や謙譲語を正しく使い、失礼のない表現を心がけましょう。
退職理由を正直に書く必要はない: 個人的な理由は避け、簡潔に記載しましょう。
感謝の気持ちを伝える: 会社や上司への感謝の気持ちを伝えることで、円満な退社につながります。

3. 実践的な手順：ステップ形式で解説

ステップ1：テンプレートを用意する

記事末尾に掲載しているサンプルテンプレートを参考に、Wordなどの文書作成ソフトでテンプレートを作成します。

ステップ2：必要事項を記入する

テンプレートに、日付、宛名、差出人、件名、本文、結びの言葉、署名を記入します。

ステップ3：内容を確認する

誤字脱字がないか、敬語の使い方に誤りがないか、内容に不備がないかなどを確認します。

ステップ4：印刷する

A4サイズの白い用紙に印刷します。

ステップ5：同封する

退職願と一緒に封筒に入れ、会社に郵送します。

4. 根拠や理由を添えた解説

添え状は、あなたの意思を伝えるとともに、会社のルールやマナーを尊重する姿勢を示すものです。退職という人生の大きな転換期において、添え状は単なる書類ではなく、あなたの誠意を伝えるための重要なツールとなります。

感謝の気持ちを伝えることは、退職後の関係性を良好に保つためにも重要です。たとえ不満があったとしても、前向きな言葉で締めくくることで、今後のキャリアにも良い影響を与える可能性があります。

5. サンプルテンプレート

■ サンプルテンプレート（退職願郵送添え状テンプレートの例）

【タイトル】 退職願の送付について

【日付】 〇〇〇〇年〇〇月〇〇日

【宛名】 〇〇株式会社〇〇部〇〇部長〇〇〇〇様

【差出人】 〇〇部〇〇〇〇

【本文】 拝啓時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

さて、この度、一身上の都合により、〇〇〇〇年〇〇月〇〇日をもって退職させていただきたく、退職願を同封いたしましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。

在職中は、公私にわたり格別のご厚情を賜り、心より感謝申し上げます。皆様のご指導ご鞭撻のおかげで、多くのことを学び、成長することができました。

末筆ではございますが、皆様の益々のご健勝と、〇〇株式会社の更なるご発展を心よりお祈り申し上げます。

敬具

【署名】 〇〇〇〇

【備考】 退職理由や退職日は、ご自身の状況に合わせて変更してください。郵送する際は、A4サイズの白い封筒を使用し、宛名と差出人を明確に記載してください。

この記事を参考に、あなた自身の言葉で感謝の気持ちを伝え、円満な退社を実現してください。