退職届の内容証明テンプレート：自分で作成する方法と書き方のポイント
退職を決意したら、会社に退職の意思を伝える必要があります。口頭で伝えることもできますが、後々のトラブルを避けるためには、書面で残すことが大切です。その中でも、内容証明郵便で送る退職届は、会社に確実に意思を伝え、退職の手続きを進める上で有効な手段となります。
しかし、「内容証明なんて難しそう…」「どんな風に書けばいいのかわからない…」と感じる方もいるのではないでしょうか。そこでこの記事では、退職届の内容証明テンプレートを自分で作成する方法を、わかりやすくステップ形式で解説します。デザインのポイントや書き方の流れ、注意点なども盛り込み、誰でも簡単に作成できるようにサポートします。
なぜ内容証明で退職届を送る必要があるのか？
内容証明郵便とは、郵便局が「誰が誰に、いつ、どんな内容の文書を送ったか」を証明してくれるサービスです。
- 確実に会社に意思が伝わる： 「受け取っていない」「聞いていない」といった言いがかりを防ぐことができます。
- 証拠となる： 退職に関するトラブルが発生した場合、内容証明が証拠となり、交渉を有利に進めることができます。
- 心理的な効果： 内容証明を送ることで、会社側に真剣に退職の意思を伝えることができ、スムーズな退職につながる可能性があります。
退職届 内容証明テンプレートの作り方
退職届の内容証明を作成するには、いくつかの要素が必要です。
必要な要素一覧
- 日付： 退職届を作成した日付を記入します。
- 宛名： 会社名と代表者名、役職を正確に記入します。
- 差出人： 自分の住所、氏名、連絡先を記入します。
- 件名： 「退職届」と明記します。
- 本文： 退職の意思、退職希望日を明確に記載します。
- 印鑑： 認印でも構いませんが、実印の方がより効果的です。
デザインのポイント
- A4サイズ： 内容証明はA4サイズの用紙に印刷します。
- フォント： 明朝体やゴシック体など、読みやすいフォントを選びましょう。
- 字数・行数： 1行20字以内、1ページ26行以内に収める必要があります。
- 誤字脱字のチェック： 誤字脱字がないか、何度も確認しましょう。
書き方の流れ
- 退職の意思を伝える： まず冒頭で、「私こと○○○○は、このたび一身上の都合により、貴社を退職させて頂きたく、ここにお願い申し上げます。」のように、退職の意思を明確に伝えます。
- 退職希望日を記載する： 具体的な退職希望日を記載します。「○年○月○日をもって退職させて頂きたく存じます。」と記載しましょう。
- 感謝の言葉を添える（任意）： これまでの感謝の気持ちを添えると、円満な退職につながる可能性があります。「在職中は格別のご厚情を賜り、深く感謝申し上げます。」といった言葉を添えましょう。
- 署名・捺印： 最後に、日付、自分の住所、氏名を記入し、捺印します。
使う場面
- 会社が退職を認めない場合： 退職を拒否されたり、退職日を勝手に変更されたりした場合など。
- 退職に関するトラブルが予想される場合： 過去に同僚が退職トラブルに巻き込まれたり、会社と個人的にトラブルがあったりする場合など。
- 確実に退職の意思を伝えたい場合： 重要なプロジェクトを担当しているなど、確実に会社に退職の意思を伝えたい場合。
注意点
- 内容証明のルールを守る： 字数や行数など、内容証明のルールを必ず守りましょう。ルールを守らないと、内容証明として認められない場合があります。
- コピーを保管する： 内容証明を送る前に、必ずコピーを取っておきましょう。
- 弁護士に相談する： 退職に関するトラブルが深刻な場合や、法的なアドバイスが必要な場合は、弁護士に相談することをおすすめします。
実践的な手順：退職届 内容証明テンプレート作成ステップ
ステップ1：用紙と筆記用具を準備する
A4サイズの用紙、プリンター、黒色のボールペンまたは万年筆を用意します。
ステップ2：テンプレートを作成する
以下のサンプルテンプレートを参考に、自分に合った内容に修正します。
ステップ3：内容を確認する
誤字脱字、記載漏れがないか、何度も確認しましょう。特に、日付、会社名、退職希望日は間違いがないか注意が必要です。
ステップ4：印刷する
作成したテンプレートをA4サイズの用紙に印刷します。
ステップ5：署名・捺印する
印刷した退職届に署名し、捺印します。
ステップ6：内容証明を作成する
作成した退職届を3通コピーします。（1通は会社に送付、1通は郵便局で保管、1通は自分で保管）
ステップ7：郵便局で手続きを行う
郵便局の窓口で、内容証明郵便の手続きを行います。
■ サンプルテンプレート（退職 届 内容 証明 テンプレート の例）
【タイトル】 退職届
【宛先】 株式会社〇〇 代表取締役 〇〇 〇〇様
【差出人】 〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇町〇〇 〇〇 〇〇
【本文】 私こと〇〇 〇〇は、このたび一身上の都合により、貴社を退職させて頂きたく、ここにお願い申し上げます。 つきましては、〇〇年〇月〇日をもって退職させて頂きたく存じます。 在職中は格別のご厚情を賜り、深く感謝申し上げます。
【日付】 〇〇年〇月〇日
【署名・捺印】 〇〇 〇〇 印
【備考】 退職理由、引継ぎ事項、有給休暇の消化希望など、必要に応じて文章を追加してください。
まとめ
内容証明郵便で退職届を送ることは、会社に確実に退職の意思を伝えるための有効な手段です。この記事を参考に、自分でテンプレートを作成し、スムーズな退職を実現してください。
