退職引継書テンプレート

退職時の引き継ぎ書テンプレート：スムーズな退職を実現するために【無料サンプル付き】

退職が決まったら、次の担当者へ業務を引き継ぐための「引き継ぎ書」を作成する必要がありますよね。でも、何を書けばいいのか、どんな風に書けば分かりやすいのか、悩んでしまう方も多いのではないでしょうか？

この記事では、退職時の引き継ぎ書テンプレートの作り方を分かりやすく解説します。必要な要素から書き方の流れ、デザインのポイントまで、あなたの退職をスムーズにするための情報を詰め込みました。

なぜ引き継ぎ書が必要なの？

引き継ぎ書は、退職後も会社が円滑に業務を進めるために非常に重要な役割を果たします。あなたの知識や経験を次の担当者に伝えることで、業務の停滞を防ぎ、会社の損失を最小限に抑えることができます。

会社への貢献: 退職後も会社がスムーズに業務を続けられるようにサポートすることで、会社への最後の貢献となります。
後任者の負担軽減: 丁寧に作成された引き継ぎ書は、後任者の学習コストを大幅に削減し、早期に業務に慣れる手助けとなります。
責任感の表明: しっかりとした引き継ぎ書を作成することで、最後まで責任感を持って業務に取り組んだことを示すことができます。

引き継ぎ書テンプレートの作り方：５つのステップ

ここでは、効果的な引き継ぎ書を作成するためのステップを具体的にご紹介します。

ステップ１：必要な要素を洗い出す

まず、引き継ぎ書に必要な要素をリストアップしましょう。以下は一般的な要素の一例です。

業務概要: 担当していた業務の全体像を説明します。
業務詳細: 個々の業務について、具体的な手順や注意点、関連資料などを記載します。
システム関連: 使用していたシステムやツール、アカウント情報などを記載します。
顧客情報: 顧客の担当者、連絡先、過去のやり取りなどを記載します。
未完了事項: 退職日までに完了できなかった業務、今後の予定などを記載します。
関連部署・担当者: 関係する部署や担当者の連絡先を記載します。
その他特記事項: その他、引き継ぎに必要な情報があれば記載します。

ステップ２：デザインのポイント

引き継ぎ書は、後任者が理解しやすいように、見やすく整理されたデザインにすることが大切です。

フォント: 見やすいフォント（ゴシック体や明朝体）を使用し、文字サイズは適切に設定しましょう。
レイアウト: 重要な情報は強調し、箇条書きや表組みなどを活用して、情報を整理しましょう。
色使い: 重要な箇所は色を変えて強調するのも有効ですが、色数は少なく、見やすさを重視しましょう。
図や画像: 必要に応じて図や画像を挿入することで、より分かりやすく説明することができます。

ステップ３：書き方の流れ

引き継ぎ書は、以下の流れで書くと分かりやすくなります。

挨拶: 引き継ぎを受ける人への挨拶と、引き継ぎ書を作成した目的を簡潔に記述します。
業務概要: 担当していた業務の概要を分かりやすく説明します。
業務詳細: 各業務について、具体的な手順、注意点、関連資料などを詳しく記述します。
システム関連: 使用していたシステムやツール、アカウント情報などを記載します。
顧客情報: 顧客の担当者、連絡先、過去のやり取りなどを記載します。
未完了事項: 退職日までに完了できなかった業務、今後の予定などを記載します。
関連部署・担当者: 関係する部署や担当者の連絡先を記載します。
その他特記事項: その他、引き継ぎに必要な情報があれば記載します。
結び: 引き継ぎを受ける人への感謝の言葉と、今後のサポートについて記述します。

ステップ４：使う場面

引き継ぎ書は、退職時の引き継ぎだけでなく、担当者が変更になる場合や、業務内容が変更になる場合など、様々な場面で活用できます。

退職時の引き継ぎ: 最も一般的な用途です。後任者へ業務を引き継ぎ、スムーズな退職を実現します。
担当者変更: 部署異動などで担当者が変更になる場合、後任者へ業務を引き継ぎます。
業務内容変更: 業務内容が大幅に変更になる場合、新しい業務内容を関係者へ周知します。

ステップ５：注意点

引き継ぎ書を作成する際には、以下の点に注意しましょう。

正確性: 情報は正確に記述し、誤りがないように確認しましょう。
具体性: 具体的な手順や注意点を記述し、曖昧な表現は避けましょう。
分かりやすさ: 誰が見ても理解しやすいように、分かりやすい言葉で記述しましょう。
最新情報: 最新の情報に基づいて記述し、古い情報や誤った情報は削除しましょう。
機密情報: 機密情報や個人情報は、適切に管理し、必要以上に記述しないようにしましょう。

サンプルテンプレート：退職引継書テンプレート

以下は、退職時の引き継ぎ書テンプレートのサンプルです。必要に応じて項目を増減したり、内容を調整したりして、自分に合ったテンプレートを作成してください。

■ サンプルテンプレート（退職引継書テンプレートの例）

【タイトル】退職引継書

【氏名】 ○○○○

【所属部署】 ○○○○

【最終出勤日】 ○○○○年○○月○○日

【後任担当者】 ○○○○

【業務概要】

〇〇業務全般
〇〇システム運用
〇〇顧客対応

【業務詳細】

〇〇業務：〇〇システムを使用して、〇〇を行う。詳細は〇〇資料を参照。
〇〇システム運用：〇〇マニュアルに従い、〇〇を行う。トラブル発生時は〇〇担当者へ連絡。
〇〇顧客対応：〇〇顧客からの問い合わせに対応。過去の対応履歴は〇〇システムを参照。

【システム関連】

〇〇システム：アカウントID：〇〇、パスワード：〇〇（別途連絡）
〇〇ツール：アカウントID：〇〇、パスワード：〇〇（別途連絡）

【顧客情報】

〇〇株式会社：担当者〇〇様、連絡先〇〇、過去の取引履歴〇〇

【未完了事項】

〇〇プロジェクト：〇〇工程が未完了。〇〇担当者と連携して進めてください。
〇〇業務：〇〇について、〇〇まで対応が必要です。

【関連部署・担当者】

〇〇部署：〇〇様（〇〇）
〇〇部署：〇〇様（〇〇）

【その他特記事項】

〇〇システムに関するマニュアルは〇〇に保管されています。
〇〇顧客との打ち合わせは〇〇に予定されています。

【備考】このテンプレートはあくまで一例です。ご自身の担当業務に合わせて内容を調整してください。不明な点があれば、遠慮なくお問い合わせください。

最後に

この記事を参考に、退職時の引き継ぎ書を作成し、円滑な退職を実現してください。スムーズな引き継ぎは、あなたのプロフェッショナルとしての評価を高め、新たなスタートを切るための良い準備となるでしょう。