退職届郵送添え状テンプレート

退職届を郵送する際の添え状テンプレート：スムーズな退職をサポート！

退職が決まり、退職届を郵送する際、添え状は大切な役割を果たします。丁寧な添え状は、円満な退職を後押しし、企業との良好な関係を保つためにも重要です。この記事では、退職届郵送時に使える添え状テンプレートの作り方をステップ形式で解説します。

1. なぜ添え状が必要？添え状の役割を理解しよう

添え状は、単なる挨拶文ではありません。以下の役割を担っています。

丁寧な印象を与える: 企業への感謝の気持ちや、退職の挨拶を丁寧に伝えることで、印象を良くします。
書類の内容を明確にする: 何の書類を、誰が、何のために送ったのかを明確にし、受取側の事務処理をスムーズにします。
トラブルを未然に防ぐ: 重要な書類であることを明確にすることで、紛失や誤開封のリスクを減らします。

2. 添え状テンプレートの作り方：必要な要素とデザインのポイント

添え状は、ビジネス文書として基本的なルールを守りつつ、気持ちが伝わるように作成することが大切です。

2.1 必要な要素一覧

添え状には、以下の要素を含めるようにしましょう。

日付: 郵送日を記載します。
宛名: 会社名、部署名、役職名、氏名を正確に記載します。
差出人: 自分の氏名、住所、連絡先（電話番号、メールアドレス）を記載します。
件名: 「退職届の送付について」など、書類の内容がわかるように記載します。
本文: 退職届を送付する旨、退職理由（簡単に）、感謝の気持ちなどを記載します。
結びの言葉: 今後の発展を祈る言葉などを記載します。
記書き: 同封書類の内容を箇条書きで記載します。

2.2 デザインのポイント

シンプルで読みやすいデザイン: 白いA4サイズの用紙に、黒色のインクで印刷するのが一般的です。
フォント: 明朝体やゴシック体など、ビジネス文書に適したフォントを選びます。
余白: 上下左右に適切な余白を設け、見やすいようにレイアウトします。

2.3 書き方の流れ

日付、宛名、差出人を記載する。
件名を書く。
本文を書く。（退職届を送付する旨、退職理由、感謝の気持ちなど）
結びの言葉を書く。
記書きで同封書類の内容を記載する。

2.4 使う場面

退職届を郵送する際に必ず添え状を同封しましょう。

2.5 注意点

誤字脱字がないか確認する: 誤字脱字は相手に失礼な印象を与えます。
丁寧な言葉遣いを心がける: 敬語や謙譲語を適切に使い、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
感謝の気持ちを伝える: 会社への感謝の気持ちを忘れずに伝えましょう。
退職理由を詳細に書きすぎない: 退職理由は簡潔に述べ、詳細な説明は避けるようにしましょう。

3. 実践的な手順：ステップ形式でテンプレートを作ってみよう！

以下のステップに従って、自分だけの添え状テンプレートを作成してみましょう。

ステップ1：テキストエディタを開く

WordやPagesなどのワープロソフト、またはメモ帳などのテキストエディタを開きます。

ステップ2：必要な要素を書き出す

上記の「2.1 必要な要素一覧」を参考に、必要な要素を書き出します。

ステップ3：具体的な文章を作成する

各要素に具体的な文章を当てはめていきます。以下のサンプルテンプレートを参考にしてみてください。

ステップ4：デザインを整える

フォントや余白などを調整し、見やすいようにデザインを整えます。

ステップ5：保存する

作成したテンプレートを、Wordファイルやテキストファイルとして保存します。

4. なぜ根拠や理由を添えた解説が必要なのか

根拠や理由を添えた解説は、読者の理解を深め、テンプレートの作成をよりスムーズにするために不可欠です。例えば、「なぜ日付を記載する必要があるのか」という疑問に対して、「郵送日を明確にするため」という理由を添えることで、読者は納得し、より積極的にテンプレート作成に取り組むことができます。

5. サンプルテンプレート：退職届郵送用

■ サンプルテンプレート（退職届郵送添え状テンプレートの例）

【タイトル】退職届の送付について

【日付】 2024年5月15日

【宛名】株式会社〇〇〇〇部〇〇様

【差出人】〇〇〇〇〒〇〇〇-〇〇〇〇〇〇県〇〇市〇〇町〇〇電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇メールアドレス：〇〇@example.com

【本文】拝啓

時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

さて、私こと、この度、一身上の都合により、〇〇年〇〇月〇〇日をもちまして、退職させていただきたく、退職届を郵送いたしましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。

在職中は公私にわたり格別のご厚情を賜り、心より感謝申し上げます。皆様のご健勝と、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

敬具

【記】

退職届 1通

以上

【備考】退職理由は、詳細を避け「一身上の都合」とするのが一般的です。上司や同僚には事前に口頭で退職の意思を伝えておくことが望ましいでしょう。

6. まとめ：スムーズな退職のために、丁寧な添え状を

退職届を郵送する際の添え状は、円満な退職をサポートする大切なツールです。この記事で紹介したテンプレートの作り方を参考に、感謝の気持ちを込めた丁寧な添え状を作成し、スムーズな退職を実現しましょう。