退職届の添え状テンプレート：円満退職をサポート！【作り方ガイド付き】
退職が決まったら、会社に提出する退職届。でも、ただ提出するだけじゃ、ちょっと味気ないですよね。そこで活躍するのが「添え状」です。添え状は、退職届に一言添えることで、感謝の気持ちや退職の理由を丁寧に伝えるためのもの。今回は、そんな添え状のテンプレートの作り方と、実際に使えるテンプレートをご紹介します！
なぜ添え状が必要なの？
退職届は、会社に退職の意思を伝えるための正式な書類です。一方、添え状は、退職の理由や感謝の気持ちを伝える、いわば「手紙」のようなもの。添え状を添えることで、
- 丁寧な印象を与えられる
- 円満退職につながりやすい
- 後任への引き継ぎをスムーズにできる
といったメリットがあります。
添え状テンプレートの作り方：5つのステップ
自分で添え状のテンプレートを作るのは難しそう…？ そんなことはありません！ 以下の5つのステップで、簡単にオリジナルのテンプレートが作れます。
ステップ1：必要な要素を洗い出す
添え状に必要な要素は、主に以下の5つです。
- 日付: 退職届を提出する日付
- 宛名: 会社名と代表者名（役職名も忘れずに）
- 自分の名前: 所属部署と氏名
- 挨拶: 退職届を提出することと、感謝の気持ちを伝える
- 退職理由: 簡単な退職理由（詳細は面談などで伝える旨を記載）
- 結びの言葉: 今後の発展を祈る言葉など
- 署名: 自分の名前を署名
ステップ2：デザインのポイント
デザインは、シンプルで読みやすいものを心がけましょう。
- フォント: 明朝体やゴシック体など、ビジネスシーンに合うものを選ぶ
- 文字サイズ: 10.5pt〜12pt程度が見やすい
- 余白: 上下左右に十分な余白を設ける
- 罫線: 必要に応じて、罫線で区切ると見やすくなる
ステップ3：書き方の流れ
添え状の書き方は、以下の流れを参考にしてください。
- 日付、宛名、自分の名前 を記載
- 挨拶：「この度、一身上の都合により、退職させていただきたく、退職届を提出いたします。」など
- 退職理由：「長年お世話になりましたこと、心より感謝申し上げます。退職理由は一身上の都合によるもので、詳細につきましては、別途ご説明させていただきます。」など
- 結びの言葉：「皆様の今後のご発展を心よりお祈り申し上げます。」など
- 署名
ステップ4：使う場面を想定する
添え状は、退職届と一緒に提出する際に使います。直接手渡しする場合も、郵送する場合も、添え状は必須です。
ステップ5：注意点
- 誤字脱字に注意する: 丁寧に書くことが大切です。
- ネガティブな内容は避ける: 退職理由は、前向きな言葉で表現しましょう。
- 感謝の気持ちを伝える: お世話になった会社や同僚への感謝の気持ちを忘れずに伝えましょう。
実践的な手順：テンプレートを作成してみよう！
ここでは、実際に使える退職届の添え状テンプレートを、Wordを使って作成する手順を解説します。
- Wordを起動し、新規文書を作成します。
- 用紙サイズをA4に設定します。
- 余白を上下左右25mm程度に設定します。
- 上記の「ステップ3：書き方の流れ」を参考に、文章を入力します。
- フォントや文字サイズ、余白などを調整し、見やすいように整えます。
- 完成したテンプレートを保存します。
サンプルテンプレート：退職届 添え状
実際に使えるテンプレート例をご紹介します。
■ サンプルテンプレート（退職届添え状の例）
【タイトル】 退職届 添え状
【日付】 令和6年5月15日
【宛名】 株式会社〇〇 代表取締役 〇〇様
【自分の名前】 〇〇部 〇〇 〇〇
【項目1：挨拶】 この度、一身上の都合により、勝手ながら退職させていただきたく、退職届を提出いたします。
【項目2：退職理由】 長年お世話になりましたこと、心より感謝申し上げます。退職理由は一身上の都合によるもので、詳細につきましては、別途ご説明させていただきます。
【項目3：結びの言葉】 在職中は、皆様に大変お世話になり、心より感謝しております。皆様の今後のご発展を心よりお祈り申し上げます。
【署名】 〇〇 〇〇
【備考】 退職日は、会社の規定に従って記載してください。
まとめ
退職届の添え状は、円満退職をサポートする大切なツールです。今回ご紹介したテンプレートの作り方を参考に、感謝の気持ちを込めたオリジナルの添え状を作成し、気持ちよく次のステップへ進みましょう！
