経緯報告書テンプレート社外

社外向け経緯報告書テンプレート作成ガイド：信頼を築くためのポイントと実践サンプル

「あの件、どうなった？」取引先や関係各所から進捗や状況確認の連絡、よくありますよね。そんな時、迅速かつ的確に情報共有できるのが「経緯報告書」です。しかし、毎回イチから作成するのは大変。そこで今回は、社外向けの経緯報告書テンプレートの作り方を徹底解説！信頼感を高めるためのポイントや、すぐに使える実践的なサンプルもご紹介します。

なぜ社外向け経緯報告書テンプレートが必要なの？

社外向けの経緯報告書は、単なる進捗報告に留まらず、企業の信頼性を高める重要なツールです。明確な情報伝達は、相手との認識齟齬を防ぎ、スムーズなコミュニケーションを促進します。テンプレート化することで、以下のメリットがあります。

迅速な報告: 必要な情報をすぐに記載できるため、対応時間を短縮できます。
情報の網羅性: 記載漏れを防ぎ、必要な情報を漏れなく伝えることができます。
ブランドイメージの向上: 統一されたフォーマットで、企業のプロフェッショナルな印象を与えます。

経緯報告書テンプレートの作り方：5つの要素

効果的なテンプレートを作成するために、以下の5つの要素を意識しましょう。

必要な要素の一覧：何を記載すべきか？

経緯報告書には、以下の要素を盛り込むことが一般的です。
- 件名: 何に関する報告書かを明確に記載します。
- 宛先: 報告書の提出先を記載します。
- 作成日: 報告書を作成した日付を記載します。
- 作成者: 報告書を作成した担当者を記載します。
- 概要: 報告内容を簡潔にまとめます。
- 経緯: 発生した事象の時系列を明確に記述します。
- 現状: 現在の状況を客観的に記述します。
- 今後の見通し: 今後の対応や予測される展開を記載します。
- 備考: 特記事項や補足情報を記載します。
デザインのポイント：見やすさを追求する

デザインは、情報を効果的に伝えるために重要です。以下の点に注意しましょう。
- フォント: 読みやすいフォント（例：メイリオ、游ゴシック）を使用します。
- レイアウト: 余白を十分に確保し、情報を整理して配置します。
- 色使い: シンプルで落ち着いた色使いを心がけます。強調したい箇所には、控えめな色を使用しましょう。
- 罫線: 表形式にする場合、罫線を適切に使い、情報を区分けします。
書き方の流れ：スムーズな情報伝達

以下の流れで記載すると、情報が伝わりやすくなります。
1. 概要: 簡潔に報告内容をまとめ、全体像を把握できるようにします。
2. 経緯: 時系列に沿って、事象の発生から現在までの流れを記述します。
3. 現状: 現在の状況を客観的に記述します。数値データなどを活用すると、より具体的に伝えることができます。
4. 今後の見通し: 今後の対応や、予測される展開を記述します。具体的なアクションプランなどを記載すると、相手に安心感を与えられます。
使う場面：どんな状況で活用できる？

経緯報告書は、以下のような場面で活用できます。
- トラブル発生時: 問題発生から解決までの経緯を共有し、再発防止に繋げます。
- プロジェクトの進捗報告: 進捗状況を定期的に共有し、関係者との連携を強化します。
- 顧客からの問い合わせ対応: 問い合わせ内容とその対応経緯を記録し、ナレッジとして蓄積します。
注意点：信頼を損なわないために

以下の点に注意して、信頼性の高い報告書を作成しましょう。
- 客観性: 個人的な意見や感情を排し、客観的な事実のみを記述します。
- 正確性: 誤情報や曖昧な表現を避け、正確な情報を記述します。
- 簡潔性: 余計な情報を省き、簡潔でわかりやすい文章を心がけます。
- 迅速性: 報告が遅れると、相手に迷惑をかける可能性があります。迅速な報告を心がけましょう。

実践的な手順：テンプレート作成ステップ

要素の洗い出し: 上記の「必要な要素の一覧」を参考に、自社に必要な項目を洗い出します。
フォーマットの作成: ワードやエクセルなどのツールで、洗い出した項目を配置したフォーマットを作成します。デザインのポイントを参考に、見やすいレイアウトを心がけましょう。
項目の詳細設定: 各項目の説明文や入力例などを記述し、テンプレートの利用者が迷わないようにします。
テスト入力: 作成したテンプレートにテストデータを入力し、使い勝手や記載漏れがないかを確認します。
修正・改善: テスト結果に基づいて、テンプレートを修正・改善します。
共有: 完成したテンプレートを社内で共有し、実際に運用してみましょう。

サンプルテンプレート（社外向け経緯報告書）

■ サンプルテンプレート（経緯報告書テンプレート社外の例）【タイトル】〇〇プロジェクト進捗報告書

【宛先】〇〇株式会社〇〇様

【作成日】 2023年12月26日

【作成者】株式会社△△　□□

【概要】〇〇プロジェクトの現在の進捗状況についてご報告いたします。

【経緯】

2023年10月1日：プロジェクト開始
2023年11月15日：設計フェーズ完了
2023年12月15日：開発フェーズ 50%完了

【現状】開発フェーズは予定通りに進捗しており、1月末のリリースに向けて順調に進んでいます。

【今後の見通し】 1月15日にテストフェーズを開始し、1月末のリリースに向けて最終調整を行います。

【備考】進捗状況に変更があった場合は、速やかにご連絡いたします。

※ このテンプレートは、貴社のプロジェクトに合わせて自由にカスタマイズしてください。

まとめ：信頼を築く経緯報告書を

社外向けの経緯報告書は、企業の信頼性を高めるための重要なツールです。今回ご紹介したテンプレートの作り方を参考に、自社に最適なテンプレートを作成し、スムーズなコミュニケーションを実現しましょう。常に相手の立場に立ち、正確かつ迅速な情報伝達を心がけることが、信頼関係構築の第一歩です。