経緯報告書テンプレート：スムーズな報告で信頼を築く！作り方と活用例を徹底解説
「あれ、経緯報告書ってどう書けばいいんだっけ？」
日々の業務で、突然必要になることってありますよね。でも大丈夫！この記事では、そんな時に役立つ経緯報告書のテンプレートについて、作り方から活用例まで、わかりやすく解説します。
テンプレートを使いこなせば、誰でも簡単に、そして正確に経緯を報告できるようになりますよ！
1. 経緯報告書とは？必要な要素をチェック！
経緯報告書は、出来事の発生から現在に至るまでの流れを記録し、共有するための書類です。プロジェクトの進捗状況、トラブルの発生、クレーム対応など、様々な場面で活用されます。
わかりやすく、正確な報告書を作成するためには、以下の要素を盛り込むことが重要です。
- 日付: 報告書作成日
- 件名: 報告内容を端的に表すタイトル
- 報告者: 報告者の氏名と所属
- 報告先: 報告書の提出先
- 概要: 報告内容の要約
- 発生日時: 出来事が発生した日時
- 発生場所: 出来事が発生した場所
- 経緯: 出来事の発生から現在に至るまでの詳細な流れ
- 原因: 出来事が発生した原因（判明している場合）
- 対応: 既に行った対応とその結果
- 今後の対策: 今後講じる予定の対策
- 備考: その他、特記事項
2. テンプレート作成のステップ：誰でも簡単！
「難しそう…」と思わないでください！テンプレート作成は、意外と簡単なんです。以下のステップで、自分に合ったテンプレートを作ってみましょう。
ステップ1：必要な要素をリストアップ
まずは、どんな経緯報告書を作成したいかを考え、必要な要素をリストアップしましょう。上記の「必要な要素」を参考に、自社の業務内容や報告形式に合わせて、項目を追加・削除してください。
ステップ2：デザインを考える
リストアップした要素を、見やすく整理します。
- フォント: 見やすいフォント（例: Meiryo, Yu Gothic）を選択
- レイアウト: 項目ごとに適切なスペースを確保
- 色: 重要な項目を強調するために、色を使用するのも効果的
ステップ3：書き方の流れを決める
報告書をスムーズに書けるように、書き方の流れを決めましょう。例えば、
- 概要を簡潔に記述
- 発生日時、場所を明確にする
- 経緯を時系列順に記述
- 原因、対応、今後の対策を記述
- 備考を記述
ステップ4：テンプレートを完成させる
リストアップした要素、デザイン、書き方の流れを元に、テンプレートを作成します。WordやExcelなどのソフトを活用すると便利です。
3. 経緯報告書テンプレートを使う場面
経緯報告書テンプレートは、様々な場面で活用できます。
- プロジェクトの進捗報告: プロジェクトの進捗状況を共有し、問題点を早期発見
- トラブル発生時の報告: トラブルの原因、経緯、対応を明確にし、再発防止に繋げる
- クレーム対応の報告: クレームの内容、対応状況、顧客の反応を記録し、今後の対応に役立てる
- 会議の議事録: 会議の内容、決定事項、課題を記録し、関係者間で共有
- 日報: 日々の業務内容、成果、課題を記録し、業務改善に繋げる
4. 経緯報告書作成時の注意点
- 客観的な視点: 個人的な感情や憶測を避け、事実に基づいた記述を心がけましょう。
- 正確な情報: 誤った情報や曖昧な表現は避け、正確な情報を記載しましょう。
- 簡潔な文章: 長文にならないように、簡潔でわかりやすい文章を心がけましょう。
- 5W1H: いつ（When）、どこで（Where）、誰が（Who）、何を（What）、なぜ（Why）、どのように（How）を意識して記述しましょう。
5. サンプルテンプレート：クレーム対応の経緯報告書
ここでは、クレーム対応の経緯報告書を例に、テンプレートのサンプルをご紹介します。
■ サンプルテンプレート（クレーム対応の経緯報告書）
【タイトル】 クレーム対応 経緯報告書
【日付】 2024年10月27日
【報告者】 〇〇 〇〇（〇〇部）
【報告先】 〇〇 〇〇（〇〇部長）
【概要】 〇〇株式会社からの製品に関するクレーム発生。初期対応と現状について報告。
【発生日時】 2024年10月26日 14時00分
【発生場所】 電話にて（〇〇株式会社 〇〇様）
【経緯】 14時00分、〇〇株式会社の〇〇様より、弊社製品〇〇について「〇〇が動かない」との電話問い合わせを受ける。 状況をヒアリングし、考えられる原因と対処法を説明。〇〇様にはご自身で対処を試していただくようお願いする。 16時00分、再度〇〇様より電話があり、「改善しない」との連絡を受ける。詳細をヒアリングした結果、〇〇が原因である可能性が高いと判断。 〇〇株式会社へ訪問し、製品を確認することを提案。〇〇様より承諾を得る。 （翌日）10月27日 10時00分、〇〇株式会社へ訪問し、製品を確認。〇〇の故障を確認。代替品を〇〇様へお渡しし、謝罪。
【原因】 〇〇の初期不良
【対応】 代替品を提供し、謝罪
【今後の対策】 〇〇の品質管理体制を見直し、再発防止に努める
【備考】 〇〇様には、今回の件について深くお詫び申し上げました。 今後も、〇〇株式会社との良好な関係を維持できるよう努めてまいります。
※ このテンプレートは、クレームの内容や対応状況に合わせて内容を変えてください。
まとめ
経緯報告書は、正確な情報を共有し、問題解決に繋げるための重要なツールです。今回ご紹介したテンプレートを参考に、ぜひ自分に合った経緯報告書を作成し、業務効率化に役立ててください。スムーズな報告で、周囲からの信頼も得られるはずです！
