経緯書テンプレート

経緯書テンプレート作成ガイド：困らない書き方とサンプル付き

「経緯書」と聞くと、なんだか難しそう…と感じる方もいるかもしれません。でも大丈夫！経緯書は、何か問題が発生した際に、その原因や経過を正確に記録し、今後の対策に繋げるための大切な書類なんです。この記事では、経緯書テンプレートの作り方をわかりやすく解説します。必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れ、具体的な手順まで、このガイドを読めば、あなたもきっとスムーズに経緯書を作成できるようになりますよ！

1. 経緯書とは？なぜ必要なの？

経緯書とは、特定の出来事や問題が発生した際、その詳細な状況を記録した報告書のことです。事実に基づいて、時系列に沿って、客観的に記述することが重要です。

なぜ経緯書が必要なのでしょうか？

原因究明と再発防止： 経緯を詳細に記録することで、問題の根本原因を特定し、再発防止策を講じることができます。
責任の所在の明確化： 誰が、いつ、何をしたのかを明確にすることで、責任の所在を明らかにすることができます。
情報共有： 関係者間で情報を共有し、スムーズな連携を促すことができます。
証拠としての保全： 経緯書は、法的紛争が発生した場合の証拠として利用できる場合があります。

2. 経緯書テンプレートの作り方

経緯書は、発生した事象によって記載すべき内容が変わってきますが、汎用的に使えるテンプレートがあると便利です。ここでは、テンプレートを作る際に必要な要素やデザイン、書き方の流れ、使う場面、注意点について解説します。

2.1 必要な要素の一覧

経緯書テンプレートに必要な要素は以下の通りです。

タイトル： 経緯書のタイトル（例：〇〇に関する経緯報告書）
作成日： 経緯書を作成した日付
作成者： 経緯書を作成した担当者名
所属部署： 作成者の所属部署
対象事象： 経緯書が対象とする事象の概要
発生日時： 対象事象が発生した日時
発生場所： 対象事象が発生した場所
関係者： 対象事象に関与した関係者名
経緯詳細： 対象事象が発生した経緯の詳細（時系列順に記述）
原因： 対象事象が発生した原因の分析結果
対応状況： 対象事象に対して行った対応とその結果
今後の対策： 今後の対策案や改善策
添付資料： 関連資料がある場合はその名称

2.2 デザインのポイント

経緯書は、誰が見ても分かりやすいように、シンプルなデザインを心掛けることが重要です。

フォント： 読みやすいフォント（例：MSゴシック、メイリオ）を使用する
文字サイズ： 適切な文字サイズ（例：10.5pt～12pt）を使用する
余白： 適度な余白を設ける
罫線： 必要に応じて罫線を使用し、項目を区切る
見出し： 見出しを目立つように設定する（太字、フォントサイズ変更など）

2.3 書き方の流れ

経緯書は、事実に基づいて、客観的に記述することが重要です。

事実確認： 関係者への聞き取りや資料確認を行い、事実を正確に把握する。
時系列順に記述： 事象が発生した順番に、日時、場所、関係者、具体的な状況などを記述する。
原因の分析： 事象が発生した原因を分析し、客観的な根拠に基づいて記述する。
対応状況の記述： 事象に対して行った対応とその結果を記述する。
今後の対策案の提示： 再発防止のための対策案や改善策を具体的に記述する。

2.4 使う場面

経緯書は、以下のような場面で利用されます。

事故・トラブル発生時： 交通事故、製品事故、システムトラブルなど
業務上のミス発生時： 発注ミス、納期遅延、顧客クレームなど
不正行為発覚時： 横領、情報漏洩、ハラスメントなど

2.5 注意点

経緯書を作成する際には、以下の点に注意しましょう。

客観性： 個人的な感情や意見を排除し、事実に基づいて客観的に記述する。
正確性： 不確かな情報は記載せず、正確な情報を記載する。
簡潔性： 簡潔で分かりやすい文章を心掛ける。
守秘義務： 個人情報や機密情報を扱う場合は、守秘義務を遵守する。
記録： 作成した経緯書は、必要に応じて記録・保管する。

3. 実践的な手順：経緯書テンプレートを作ってみよう！

それでは、実際に経緯書テンプレートを作成してみましょう。ここでは、Microsoft Wordを使った例を紹介します。

ステップ1：新規ドキュメントを開く

Microsoft Wordを起動し、新規ドキュメントを開きます。

ステップ2：基本情報の設定

以下の情報を入力します。

タイトル：「〇〇に関する経緯報告書」
作成日：
作成者：
所属部署：

ステップ3：表を作成する

「挿入」タブから「表」を選択し、必要な行数と列数の表を作成します。例えば、以下のような表を作成します。

項目	内容
対象事象
発生日時
発生場所
関係者
経緯詳細
原因
対応状況
今後の対策
添付資料

ステップ4：書式設定

フォントの種類やサイズ、罫線の種類などを設定し、見やすいように書式を整えます。

ステップ5：内容を記述する

各項目に、必要な情報を記述します。

ステップ6：テンプレートとして保存

「ファイル」タブから「名前を付けて保存」を選択し、ファイルの種類を「Wordテンプレート (*.dotx)」として保存します。

これで、あなただけの経緯書テンプレートが完成です！

4. サンプルテンプレート

■ サンプルテンプレート（経緯書テンプレートの例）【タイトル】〇〇システム障害に関する経緯報告書

【項目1】対象事象：〇〇システムにおけるエラーメッセージ表示

【項目2】発生日時：2024年10月27日 14:00～14:30

【項目3】発生場所：〇〇システム

【項目4】関係者：システム管理者A、システム担当B

【項目5】経緯詳細：

14:00 〇〇システムにアクセスしたところ、エラーメッセージが表示された。
14:05 システム管理者Aに連絡。状況を報告。
14:10 システム管理者Aが調査を開始。
14:20 システム担当Bにも連絡。
14:30 システム復旧。

【備考】エラーメッセージの内容：「〇〇エラー」原因：〇〇データベースの接続エラー対応状況：〇〇データベースを再起動。今後の対策：〇〇データベースの定期的なメンテナンスを実施。

まとめ

この記事では、経緯書テンプレートの作り方について解説しました。テンプレートがあれば、いざという時にも慌てずに、スムーズに経緯書を作成することができます。ぜひ、この記事を参考に、あなただけの経緯書テンプレートを作成してみてくださいね！