経費精算書テンプレートを無料でゲット！ 自作する方法も丁寧に解説
「経費精算ってなんだか面倒…」「会社の書式が使いにくい…」そんな風に思ったことはありませんか？ 経費精算は、会社のお金を正しく管理するために大切なもの。だからこそ、シンプルで使いやすい経費精算書テンプレートがあれば、日々の業務がぐっと楽になります。
この記事では、無料で使える経費精算書テンプレートをご紹介するだけでなく、自分にぴったりのテンプレートを自作する方法もステップ形式で解説します。これさえ読めば、あなたも経費精算マスターになれるかも！？
なぜ経費精算書テンプレートが必要なの？
そもそも、なぜ経費精算書テンプレートが必要なのでしょうか？理由は大きく分けて以下の3つです。
- 正確な経費管理: テンプレートを使うことで、記載漏れや計算ミスを防ぎ、正確な経費管理を行うことができます。
- 業務効率の向上: 毎回同じ項目を記入する手間が省けるため、経費精算にかかる時間を大幅に短縮できます。
- 税務調査対策: 経費精算書は、税務調査の際に重要な証拠書類となります。適切なフォーマットで管理することで、税務調査への対応もスムーズになります。
自分に合ったテンプレートを見つける！ テンプレートの選び方
無料でダウンロードできるテンプレートはたくさんありますが、どれを選べばいいか迷ってしまいますよね。自分に合ったテンプレートを選ぶためには、以下のポイントを考慮しましょう。
- 会社の規定: 会社によって経費精算に関する規定が異なる場合があります。まずは会社の規定を確認し、必要な項目がすべて含まれているかを確認しましょう。
- 業種: 業種によって、経費として計上する項目が異なります。例えば、営業職であれば交通費や接待費が多くなるでしょうし、ITエンジニアであれば書籍代やセミナー参加費などが多くなるかもしれません。自分の業種に合ったテンプレートを選びましょう。
- 使いやすさ: シンプルで使いやすいテンプレートを選びましょう。複雑なテンプレートは、記入ミスや計算ミスを引き起こしやすくなります。
自分だけのオリジナル！ 経費精算書テンプレートの作り方
「既成のテンプレートでは物足りない…」「もっと自分に合ったテンプレートが欲しい！」そんなあなたのために、経費精算書テンプレートを自作する方法を解説します。
経費精算書に必要な要素
まずは、経費精算書に必要な要素を確認しましょう。
- 日付: 経費が発生した日付
- 所属・氏名: 精算する人の所属部署と氏名
- 申請日: 経費精算書を提出する日付
- 摘要: 経費の内容（例：〇〇社との打ち合わせ、〇〇セミナー参加費など）
- 金額: 経費の金額
- 領収書添付: 領収書の有無（領収書がない場合は、その理由を記載）
- 合計金額: 全ての経費の合計金額
- 備考: 特記事項（例：交通費の区間、接待費の参加人数など）
- 承認欄: 上長などの承認印を押す欄
デザインのポイント
- シンプルで見やすいデザイン: ごちゃごちゃしたデザインは避け、シンプルで見やすいデザインにしましょう。
- フォントの統一: フォントを統一することで、全体的にまとまりのある印象になります。
- 色使い: 色を使いすぎると見づらくなるため、ベースカラーとアクセントカラーの2色程度に抑えましょう。
- 罫線: 罫線を適切に使うことで、各項目が見やすくなります。
書き方の流れ
- 経費が発生したら、領収書を受け取る。
- 経費精算書に必要な項目を記入する。
- 領収書を添付する。
- 上長に承認を求める。
- 経理担当者に提出する。
使う場面
- 交通費の精算: 電車代、バス代、タクシー代など
- 出張費の精算: 宿泊費、交通費、食費など
- 接待費の精算: 会食費、贈答品代など
- 消耗品費の精算: 文房具代、事務用品代など
- 通信費の精算: 携帯電話代、インターネット回線代など
注意点
- 領収書は必ず保管する: 領収書がないと経費として認められない場合があります。
- 金額は正確に記入する: 金額を間違えると、税務調査で指摘される可能性があります。
- 摘要は具体的に記入する: 摘要があいまいだと、経費の内容が分からず、承認されない場合があります。
- 会社の規定を遵守する: 会社の規定に違反すると、経費として認められない場合があります。
ステップ形式で解説！ テンプレート作成実践手順
ここでは、Microsoft Excelを使って経費精算書テンプレートを作成する手順を解説します。
ステップ1：Excelを起動し、新規シートを開く
Excelを起動し、「新しいブック」を選択して、新規シートを開きます。
ステップ2：項目を入力する
A1セルから順に、必要な項目（日付、所属・氏名、申請日、摘要、金額、領収書添付、合計金額、備考、承認欄）を入力します。
ステップ3：セルの書式設定を行う
- 日付: 「日付」の表示形式を設定します。
- 金額: 「通貨」の表示形式を設定します。
- 合計金額: 金額の合計を計算する数式を入力します（例：
=SUM(D2:D10)）。 - 罫線: 必要な箇所に罫線を引きます。
- フォント: フォントの種類、サイズ、色などを設定します。
- 配置: 文字の配置（左寄せ、中央揃え、右寄せ）を設定します。
ステップ4：デザインを調整する
セルの色、背景色、フォントの色などを調整し、見やすいデザインにします。
ステップ5：テンプレートとして保存する
作成したシートを、「テンプレート」として保存します。
経費精算書テンプレート サンプル
ここでは、例としてシンプルな経費精算書テンプレートをご紹介します。
■ サンプルテンプレート（経費 精算 書 テンプレート 無料 の例）
【タイトル】 経費精算書
【項目1】 日付：〇〇年〇〇月〇〇日
【項目2】 摘要：〇〇社との打ち合わせ（交通費）
【項目3】 金額：〇〇〇〇円
【備考】 〇〇駅～〇〇駅
※ このテンプレートは、必要に応じて項目を追加したり、デザインを変更したりして、自分に合ったようにカスタマイズしてください。
まとめ
経費精算は、会社のお金を正しく管理するために重要な業務です。この記事を参考に、自分に合った経費精算書テンプレートを見つけたり、自作したりして、日々の業務を効率化しましょう。
