経過報告書テンプレート

経過報告書テンプレート：もう迷わない！自分だけの使いやすいテンプレートの作り方

「進捗どうですか？」

仕事でよく聞かれるこの一言。答えるたびに「あれ？前回どこまで報告したっけ？」「結局何が一番大事なんだろう？」と焦ってしまうことはありませんか？

そんな悩みを解決するのが、経過報告書テンプレートです！

テンプレートがあれば、報告内容に迷うことなく、スムーズに、そして正確に情報を伝えることができます。

今回は、あなただけのオリジナル経過報告書テンプレートを作るための手順を、わかりやすく解説していきます。

なぜ経過報告書テンプレートが必要なの？

経過報告書テンプレートは、単に効率化のためだけではありません。以下のメリットがあります。

情報共有の円滑化： 関係者全員が同じ形式で情報を受け取ることで、理解が深まり、認識のズレを防ぎます。
進捗状況の可視化： 定期的な報告により、プロジェクトの進捗状況を把握しやすくなり、問題点の早期発見に繋がります。
振り返りの促進： 過去の報告内容を振り返ることで、改善点や成功要因を見つけ、今後の業務に活かすことができます。
報告業務の標準化： 誰でも同じクオリティで報告書を作成できるようになり、担当者のスキルに依存しない組織体制を構築できます。

経過報告書テンプレートの作り方

それでは、実際に経過報告書テンプレートを作成していきましょう。

1. 必要な要素を洗い出す

まずは、経過報告書に含めるべき要素を洗い出します。以下の項目は基本として含めておくと良いでしょう。

報告日： 報告書を作成した日付。
プロジェクト名/案件名： 報告対象のプロジェクトまたは案件の名称。
担当者： 報告書の作成者。
報告期間： 今回の報告対象期間（例：2023年10月1日～2023年10月31日）。
現在の進捗状況： プロジェクト全体の進捗状況をパーセンテージなどで表現（例：50%）。
今週/今月の活動内容： 具体的に行った作業や活動内容を箇条書きで記述。
成果： 活動内容によって得られた成果（例：顧客への提案資料作成完了、新規顧客獲得）。
課題・問題点： 発生した課題や問題点、または予期される課題や問題点。
今後の予定： 次の報告期間における予定、および具体的なアクションプラン。
その他特記事項： 報告すべきその他の情報（例：変更点、懸念事項など）。

2. デザインのポイント

テンプレートのデザインは、見やすさを重視しましょう。

フォント： 見やすいゴシック体や明朝体を使用する（例：MSゴシック、游ゴシック）。
文字サイズ： 10.5pt～12pt程度が一般的です。
行間： 適度な行間を設けることで、読みやすさが向上します。
表形式： 項目が多い場合は、表形式にすると整理しやすくなります。
色使い： 過度な色使いは避け、落ち着いた色を使用する（例：薄いグレー、淡いブルー）。

3. 書き方の流れ

報告書は、以下の流れで記述すると分かりやすくなります。

概要： 報告期間、進捗状況など、報告全体の概要を簡潔に記述。
詳細： 今週/今月の活動内容、成果、課題・問題点などを具体的に記述。
今後の予定： 次の報告期間における予定を記述。
まとめ： 報告全体を通して伝えたいこと、強調したいことを簡潔に記述。

4. 使う場面

経過報告書は、様々な場面で活用できます。

プロジェクトの進捗報告： 定期的にプロジェクトの進捗状況を報告する。
業務報告： 日々の業務内容や成果を上司やチームに報告する。
会議資料： 会議で議論するための資料として使用する。
顧客への報告： 顧客に対してプロジェクトの進捗状況を報告する。

5. 注意点

経過報告書を作成する際には、以下の点に注意しましょう。

客観的な視点： 主観的な意見や感情的な表現は避け、客観的な事実に基づいて記述する。
正確な情報： 不確かな情報や憶測に基づいた情報は避け、正確な情報を記述する。
簡潔な表現： 長文にならないように、簡潔かつ分かりやすい表現を心がける。
期日厳守： 報告期限を守り、遅延しないように注意する。
誤字脱字のチェック： 提出前に必ず誤字脱字をチェックする。

実践的な手順（ステップ形式）

以下の手順で、あなただけの経過報告書テンプレートを作成しましょう。

ステップ1： 表計算ソフト（Excel、Googleスプレッドシートなど）を開きます。

ステップ2： 必要な項目を洗い出し、それぞれの項目を表の列として入力します（例：報告日、プロジェクト名、担当者、報告期間、現在の進捗状況、今週の活動内容、成果、課題・問題点、今後の予定）。

ステップ3： 各項目の書式設定を行います（フォント、文字サイズ、行間、背景色など）。

ステップ4： 必要に応じて、計算式や入力規則を設定します（例：進捗状況をパーセンテージで入力するセルに書式設定を適用）。

ステップ5： 作成したテンプレートを保存します。

これで、あなただけの経過報告書テンプレートが完成です！

サンプルテンプレート

以下に、シンプルな経過報告書テンプレートのサンプルを掲載します。

■ サンプルテンプレート（経過報告書テンプレートの例）

【タイトル】週間経過報告書

【項目1】報告日：2023年10月27日

【項目2】プロジェクト名：〇〇プロジェクト

【項目3】担当者：山田太郎

【項目4】報告期間：2023年10月20日～2023年10月26日

【項目5】現在の進捗状況：70%

【項目6】今週の活動内容：

〇〇機能の実装
△△に関するテスト

【項目7】成果：

〇〇機能の実装完了
△△に関するバグ修正

【項目8】課題・問題点：

□□に関する技術的な問題が発生

【項目9】今後の予定：

□□に関する解決策の検討
◇◇機能の実装開始

【備考】 □□に関する問題解決のため、〇〇さんと連携して対応します。

まとめ

経過報告書テンプレートは、業務効率化だけでなく、情報共有の円滑化、進捗状況の可視化、振り返りの促進など、様々なメリットをもたらします。

今回ご紹介した手順を参考に、ぜひあなただけのオリジナル経過報告書テンプレートを作成し、日々の業務に役立ててください。

きっと、「進捗どうですか？」と聞かれるのが、ちょっと楽しみになるはずです！