経緯報告書社外テンプレート

社外向け経緯報告書テンプレート作成ガイド：失敗しない書き方と無料サンプル付き

社外向けの経緯報告書、いざ書こうとすると「何を書けばいいんだ…？」と頭を抱えてしまう方もいるのではないでしょうか。社外向けとなると、社内向け以上に丁寧さや分かりやすさが求められますよね。

この記事では、そんな悩みを解決するために、社外向けの経緯報告書テンプレートの作り方を徹底解説します。必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れ、さらには実際のテンプレートサンプルまで、すぐに使える情報が満載です。ぜひ、この記事を参考に、スムーズで分かりやすい経緯報告書を作成してください。

なぜ経緯報告書が必要なのか？

まず、経緯報告書を作成する目的を理解しておきましょう。経緯報告書は、主に以下の目的で使用されます。

事実関係の明確化: 問題発生から解決までの過程を客観的に記録し、関係者間で共通認識を持つ。
責任の所在の明確化: 誰が、いつ、何をしたのかを明確にし、責任の所在を明らかにする。
再発防止策の検討: 問題の原因を特定し、今後の再発防止策を検討するための材料とする。
社外への説明責任: クライアントや関係企業に対して、状況を説明し、理解を得る。

特に社外向けの場合は、企業の信頼を損なわないためにも、正確かつ丁寧な報告が求められます。

社外向け経緯報告書テンプレートの作り方

ここからは、実際にテンプレートを作成する手順を見ていきましょう。

必要な要素の一覧

まずは、経緯報告書に必要な要素を確認しましょう。

タイトル: 報告書の内容を簡潔に表すタイトル (例: ○○プロジェクトにおける不具合発生の経緯報告)
作成日: 報告書を作成した日付
作成者: 報告書を作成した担当者の氏名と所属
宛先: 報告書を提出する相手の氏名と所属
概要: 報告書の目的と内容を簡潔にまとめたもの
発生日時: 問題が発生した日時
発生場所: 問題が発生した場所
発生状況: 問題の具体的な内容
原因: 問題が発生した原因 (判明している範囲で)
対応: 問題発生後に行った対応
結果: 対応の結果
今後の対策: 今後の再発防止策
謝罪: 問題発生に対する謝罪の言葉 (必要に応じて)
連絡先: 問い合わせ先 (担当者の氏名、連絡先)

デザインのポイント

見やすさ: フォントサイズや行間を適切に設定し、読みやすいレイアウトにする。
統一感: 全体的に統一感のあるデザインにする (フォント、色など)。
企業ロゴ: 必要に応じて、企業ロゴを配置する。
余白: 適度な余白を設けることで、情報が見やすくなる。

書き方の流れ

事実を客観的に記述する: 個人的な意見や感情は避け、客観的な事実のみを記述する。
時系列に沿って記述する: 発生日時、対応、結果などを時系列に沿って記述することで、状況が理解しやすくなる。
専門用語を避ける: 社外の人が読んでも理解できるように、専門用語はできるだけ避ける。
簡潔に記述する: ダラダラと長い文章は避け、簡潔に要点をまとめる。
丁寧な言葉遣いを心がける: 社外向けなので、丁寧な言葉遣いを心がける。

使う場面

システム障害発生時: システム障害が発生し、顧客に影響が出た場合。
製品不具合発生時: 製品に不具合が発生し、顧客に迷惑をかけた場合。
納期遅延発生時: プロジェクトの納期が遅延した場合。
情報漏洩発生時: 情報漏洩が発生し、関係者に影響が出た場合。

注意点

虚偽の報告は絶対にしない: 事実を隠蔽したり、歪曲したりすることは、企業の信頼を失う行為です。
責任の所在を曖昧にしない: 責任の所在を曖昧にすることは、問題解決を遅らせる原因になります。
個人攻撃をしない: 特定の個人を批判したり、攻撃したりするような記述は避ける。
感情的な表現は避ける: 感情的な表現は避け、冷静かつ客観的な記述を心がける。
誤字脱字に注意する: 誤字脱字は、相手に不快感を与えてしまう可能性があります。

実践的な手順 (ステップ形式)

テンプレートの準備: まずは、この記事で紹介するテンプレートサンプルを参考に、WordやExcelなどでテンプレートを作成します。
情報を収集: 問題発生から解決までの経緯に関する情報を収集します。
情報を整理: 収集した情報を時系列に整理し、必要な要素を洗い出します。
テンプレートに入力: 整理した情報をテンプレートに入力します。
内容を確認: 入力した内容に誤りがないか、客観的な事実に基づいているか、丁寧な言葉遣いになっているかなどを確認します。
上司に確認: 作成した報告書を上司に確認してもらい、承認を得ます。
提出: 承認を得た報告書を、宛先に提出します。

サンプルテンプレート

■ サンプルテンプレート（経緯報告書社外テンプレートの例）

【タイトル】 ○○プロジェクトにおけるシステム障害発生に関する経緯報告書

【作成日】 2024年○月○日

【作成者】 株式会社△△ システム部　□□ □□

【宛先】 株式会社×× 代表取締役社長　◇◇ ◇◇ 様

【概要】 2024年○月○日に発生いたしました、○○プロジェクトにおけるシステム障害に関し、経緯と対応についてご報告いたします。

【発生日時】 2024年○月○日午前○時○分

【発生場所】 ○○システム

【発生状況】 ○○システムにおいて、データベース接続エラーが発生し、サービスが停止いたしました。

【原因】 初期調査の結果、データベースサーバーの負荷増大が原因である可能性が高いことが判明いたしました。（現在、詳細な原因を調査中です。）

【対応】

午前○時○分：データベースサーバーを再起動
午前○時○分：システムの監視を強化
午前○時○分：関係各署への状況報告

【結果】 午前○時○分にシステムは復旧し、現在は正常に稼働しております。

【今後の対策】

データベースサーバーの増強
システム監視体制の強化
定期的な負荷テストの実施

【謝罪】 この度のシステム障害により、お客様にご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。

【連絡先】 株式会社△△ システム部　□□ □□ 電話番号：○○-○○○○-○○○○ メールアドレス：□□□□@△△.co.jp

【備考】 本報告書は現時点での情報に基づいて作成しており、今後、調査結果によっては内容が変更となる場合がございます。

※ このテンプレートはあくまで一例です。報告内容に合わせて、項目や表現を適宜変更してください。

まとめ

社外向けの経緯報告書は、企業の信頼を左右する重要なものです。テンプレートを活用し、正確かつ丁寧な報告書を作成することで、スムーズなコミュニケーションと信頼関係の構築に繋げましょう。今回ご紹介した内容を参考に、自社に合ったテンプレートを作成し、ぜひ活用してください。