納入仕様書テンプレート

納入仕様書テンプレート作成ガイド：初めてでも安心！必要な要素から作り方、サンプルまで徹底解説

納入仕様書って、なんだか難しそう…そう思っていませんか？でも大丈夫！納入仕様書は、製品やサービスをスムーズに納入するために、とても重要な書類なんです。今回は、初めての方でも分かりやすく、納入仕様書のテンプレートの作り方を解説します。必要な要素からデザインのポイント、実践的な手順まで、この記事を読めば、あなたも自信を持って納入仕様書を作成できるようになりますよ！

納入仕様書とは？なぜ必要なの？

納入仕様書は、発注者（お客様）と受注者（納入業者）の間で、納入する製品やサービスの詳細を明確にするための書類です。製品名、数量、品質、納期、価格、支払い条件など、納入に関する重要な情報が記載されています。

納入仕様書があることで、以下のようなメリットがあります。

認識のずれを防ぐ： 発注者と受注者の間で、製品やサービスに対する理解が一致していることを確認できます。
トラブルを回避する： 納入後のトラブルを未然に防ぐことができます。
品質を保証する： 製品やサービスの品質基準を明確にし、品質を保証することができます。
スムーズな納入を実現する： 納入に関する情報を一元化することで、スムーズな納入を実現することができます。

納入仕様書テンプレートの作り方：５つのポイント

納入仕様書のテンプレートを作る際に押さえておきたいポイントは以下の５つです。

必要な要素を網羅する
見やすく、分かりやすいデザインにする
正確かつ丁寧に記述する
用途に合わせてカスタマイズする
誤字脱字がないか確認する

1. 必要な要素の一覧

納入仕様書に含めるべき基本的な要素は以下の通りです。

書類情報：
- 書類名（納入仕様書）
- 発行日
- 改訂履歴 (改訂日、改訂内容)
- 発注者情報 (会社名、担当者名、住所、連絡先)
- 受注者情報 (会社名、担当者名、住所、連絡先)
製品/サービス情報：
- 製品/サービス名
- 型番/品番
- 数量
- 単位
- 仕様 (サイズ、材質、機能、性能など)
- 図面/資料
- 品質基準 (検査方法、許容範囲など)
納入情報：
- 納期
- 納入場所
- 納入方法
- 梱包方法
価格/支払い情報：
- 単価
- 合計金額
- 支払い条件
- 支払い方法
その他：
- 特記事項 (保証期間、注意事項など)
- 備考

2. デザインのポイント

納入仕様書は、情報を正確に伝えるための書類なので、見やすさを重視しましょう。

フォント: 読みやすいフォント（例：ＭＳゴシック、メイリオ）を使用する。
文字サイズ: 見やすい文字サイズ（10.5pt〜12pt）を使用する。
レイアウト: 余白を適切に取り、情報を整理して配置する。
罫線: 罫線を使って、項目を区切り、見やすくする。
色使い: 必要に応じて、色を使って情報を強調する（ただし、使いすぎに注意）。

3. 書き方の流れ

納入仕様書を作成する一般的な流れは以下の通りです。

発注者との打ち合わせ： 納入する製品/サービスの内容、納期、価格などを確認します。
テンプレートの準備： 既存のテンプレートを利用するか、新たに作成します。
情報の入力： 発注者との打ち合わせ内容に基づいて、必要な情報を入力します。
内容の確認： 入力した情報に誤りがないか、発注者に確認してもらいます。
承認： 発注者の承認を得ます。
保管： 作成した納入仕様書を適切に保管します。

4. 使う場面

納入仕様書は、以下のような場面で使われます。

製品/サービスの注文時： 発注者が受注者に注文する際に、製品/サービスの詳細を伝えます。
製品/サービスの納入時： 受注者が発注者に製品/サービスを納入する際に、納入内容を確認します。
検収時： 発注者が納入された製品/サービスを検収する際に、仕様書と照らし合わせて確認します。
トラブル発生時： 納入後にトラブルが発生した場合、仕様書に基づいて原因を究明し、解決策を検討します。

5. 注意点

納入仕様書を作成する際には、以下の点に注意しましょう。

正確な情報を記載する： 誤った情報を記載すると、トラブルの原因になります。
専門用語を避ける： 発注者が理解しやすいように、専門用語はできるだけ避けましょう。
具体的に記述する： 曖昧な表現は避け、具体的に記述しましょう。
発注者とのコミュニケーションを密にする： 仕様書の内容について、疑問点や不明点があれば、発注者に確認しましょう。
最新情報を記載する： 仕様書の内容が変更された場合は、速やかに更新しましょう。

実践的な手順：納入仕様書テンプレートを作成してみよう！

ここでは、具体的な手順に沿って、納入仕様書のテンプレートを作成してみましょう。今回は、一般的な事務用品の納入を想定したテンプレートを作成します。

ステップ１：テンプレートの準備

まずは、既存のテンプレートを利用するか、新たに作成するかを決めます。今回は、Wordなどの表計算ソフトを使って、新たに作成してみましょう。

ステップ２：必要な要素を配置

上記の「必要な要素の一覧」を参考に、必要な項目を配置していきます。表形式で作成すると、見やすくなります。

ステップ３：項目の詳細を入力

各項目に、詳細な情報を入力していきます。例えば、「製品名」には、具体的な製品名（例：A4コピー用紙）、規格（例：500枚入り）などを記載します。

ステップ４：デザインを調整

フォントの種類、文字サイズ、余白などを調整し、見やすいデザインに仕上げます。

ステップ５：保存

作成したテンプレートを、WordやExcelなどの形式で保存します。

■ サンプルテンプレート（納入仕様書テンプレートの例）

【タイトル】 事務用品納入仕様書

【発注者情報】

会社名：〇〇株式会社
担当者名：〇〇〇〇
住所：〇〇県〇〇市〇〇町〇〇
電話番号：000-000-0000

【受注者情報】

会社名：△△株式会社
担当者名：△△ △△
住所：△△県△△市△△町△△
電話番号：111-111-1111

【製品情報】

製品名	型番/品番	数量	単位	仕様	単価	金額
A4コピー用紙	ABC-123	10	束	500枚入り、白色度90%	500円	5,000円
ボールペン(黒)	DEF-456	20	本	インク色：黒、ボール径0.7mm	100円	2,000円
クリアファイル	GHI-789	30	枚	A4サイズ、透明	80円	2,400円
合計						9,400円

【納入情報】

納期：2024年10月31日
納入場所：〇〇株式会社事務所
納入方法：宅配便

【支払い情報】

支払い条件：納品後30日以内
支払い方法：銀行振込

【備考】

納品時の伝票に、本仕様書番号を記載してください。
上記金額には、消費税が含まれておりません。

【特記事項】

コピー用紙は、湿気の少ない場所で保管してください。

※ このテンプレートはあくまで一例です。必要に応じて項目を追加・修正してください。

まとめ

納入仕様書は、スムーズな取引を実現するために、非常に重要な役割を果たします。今回ご紹介したテンプレートの作り方を参考に、自社に合った納入仕様書を作成し、ビジネスを円滑に進めていきましょう！