書類送付案内テンプレート

はい、承知いたしました。書類送付案内のテンプレート作成に関する記事を作成します。

書類送付案内のテンプレート作成ガイド：ビジネスシーンで役立つ！

ビジネスシーンでは、様々な書類を送付する機会があります。請求書、契約書、見積書…これらの書類をただ送るだけでなく、丁寧な案内状を添えることで、相手に好印象を与え、スムーズなコミュニケーションを促進することができます。

この記事では、書類送付案内のテンプレートの作り方を、必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れまで、ステップ形式でわかりやすく解説します。さらに、すぐに使えるテンプレートサンプルもご用意しました。ぜひ、この記事を参考にして、あなただけのオリジナルテンプレートを作成してみてください。

1. なぜ書類送付案内のテンプレートが必要なのか？

丁寧な印象を与える: 単に書類を送るだけでなく、挨拶文や送付内容を記載することで、相手に丁寧な印象を与え、信頼関係を築きやすくなります。
誤解を防ぐ: 送付書類の内容や目的を明確に伝えることで、相手の誤解を防ぎ、スムーズな手続きを促します。
業務効率化: テンプレートを作成しておけば、毎回同じ内容を書き直す手間が省け、業務効率が向上します。
企業イメージ向上: 統一されたフォーマットで送付案内を作成することで、企業としての信頼性やプロフェッショナルなイメージを向上させることができます。

2. 書類送付案内テンプレートの作り方

書類送付案内のテンプレートを作成するにあたり、以下の要素を考慮しましょう。

2.1 必要な要素一覧

日付: 書類を送付する日付を記載します。
宛先: 送付先の会社名、部署名、役職、氏名を記載します。
差出人: 自分の会社名、部署名、役職、氏名を記載します。
件名: 書類の内容が一目でわかるように記載します。（例：「○○に関する書類送付のご案内」）
頭語・結語: 丁寧な印象を与えるために、頭語（例：「拝啓」）と結語（例：「敬具」）を使用します。
本文:
- 挨拶文（例：「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」）
- 送付する書類の内容と枚数
- 送付する目的や経緯の説明
- 今後の対応のお願い（必要な場合）
- 感謝の言葉（例：「今後とも変わらぬご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。」）
記書き: 送付書類の内容を箇条書きで記載します。（例：「記\n1. 契約書 2通\n2. 見積書 1通\n以上」）
連絡先: 問い合わせ先として、電話番号、メールアドレスなどを記載します。

2.2 デザインのポイント

シンプルで見やすいレイアウト: 情報が整理されていて、一目で内容が把握できるレイアウトを心がけましょう。
フォント: 読みやすいフォント（例：MSゴシック、メイリオ）を使用し、フォントサイズは10.5pt～12pt程度に設定しましょう。
余白: 適度な余白を設けることで、読みやすさを向上させることができます。
ロゴ: 会社のロゴを入れることで、企業イメージをアピールすることができます。

2.3 書き方の流れ

日付、宛先、差出人を記載する。
件名を記載する。
頭語と挨拶文を記載する。
送付する書類の内容と枚数を記載する。
送付する目的や経緯を説明する。
今後の対応のお願い（必要な場合）を記載する。
感謝の言葉を記載する。
結語を記載する。
記書きで送付書類の内容を箇条書きで記載する。
連絡先を記載する。

2.4 使う場面

契約書、見積書、請求書などの書類を送付する際
資料請求や問い合わせに対する回答を送る際
その他、ビジネス上で重要な書類を送付する際

2.5 注意点

誤字脱字がないか確認する: 誤字脱字は相手に失礼な印象を与えてしまうため、必ず確認しましょう。
丁寧な言葉遣いを心がける: 相手に失礼のないよう、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
個人情報の取り扱いに注意する: 個人情報が含まれる場合は、適切なセキュリティ対策を講じましょう。
状況に合わせて内容を調整する: テンプレートをそのまま使用するのではなく、送付する書類の内容や相手に合わせて内容を調整しましょう。

3. 実践的な手順：書類送付案内テンプレート作成ステップ

ステップ1: 基本構成の作成

まず、テキストエディタやWordなどの文書作成ソフトを開き、以下の基本構成を入力します。

日付：

宛先：
　会社名：
　部署名：
　役職：
　氏名：

差出人：
　会社名：
　部署名：
　役職：
　氏名：
　連絡先：電話番号/メールアドレス

件名：

拝啓

[挨拶文]

[送付書類の内容と目的]

[今後の対応のお願い (必要に応じて)]

敬具

記

[送付書類の内容 - 箇条書き]

以上

ステップ2: 各項目の入力

上記の基本構成に、具体的な情報を入力していきます。

日付: 書類を送付する日付を入力します。（例：2024年10月27日）
宛先: 送付先の情報を正確に入力します。（例：株式会社〇〇　人事部　部長　〇〇様）
差出人: 自分の情報を入力します。連絡先は、相手が問い合わせしやすいように、電話番号とメールアドレスの両方を記載しておくと親切です。
件名: 送付書類の内容が一目でわかるように簡潔に記載します。（例：〇〇に関する書類送付のご案内）
挨拶文: 季節に合わせた挨拶文を記載します。（例：時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。）
送付書類の内容と目的: 送付する書類の内容と、その目的を具体的に説明します。（例：〇〇に関する契約書を同封いたしました。内容をご確認いただき、ご署名・ご捺印の上、ご返送いただけますようお願い申し上げます。）
今後の対応のお願い: 返信が必要な場合や、確認してほしい事項がある場合は、具体的に記載します。（例：お忙しいところ恐縮ですが、〇月〇日までにご返信いただけますと幸いです。）
記: 送付する書類の内容を箇条書きで記載します。（例：記\n1. 契約書 2通\n以上）

ステップ3: デザインの調整

フォントの種類やサイズ、行間などを調整し、見やすいレイアウトに整えます。必要に応じて、会社のロゴなどを挿入しましょう。

ステップ4: テスト印刷と確認

作成したテンプレートを一度印刷し、レイアウトや文字の大きさを確認します。誤字脱字がないか、内容に間違いがないか、念入りにチェックしましょう。

ステップ5: テンプレートとして保存

完成したテンプレートをWordなどのファイル形式で保存します。ファイル名は、内容がわかりやすいように工夫しましょう。（例：書類送付案内テンプレート_契約書）

4. テンプレートサンプル：契約書送付案内

■ サンプルテンプレート（書類送付案内テンプレートの例）【タイトル】契約書送付のご案内

【項目1】日付：2024年10月27日

【項目2】宛先：　株式会社〇〇　人事部　部長　〇〇様

【項目3】差出人：　△△株式会社　人事部　〇〇　連絡先：電話番号/メールアドレス

【項目4】件名：契約書送付のご案内

【項目5】拝啓

時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

さて、先日お打ち合わせさせていただきました〇〇に関する契約書を作成いたしましたので、同封にてお送りいたします。

内容をご確認いただき、ご署名・ご捺印の上、同封の返信用封筒にてご返送いただけますようお願い申し上げます。

お忙しいところ恐縮ですが、〇月〇日までにご返送いただけますと幸いです。

今後とも変わらぬご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。

敬具

記

契約書 2通

以上

【備考】・挨拶文は季節に合わせて変更してください。・返送期限は、相手の状況を考慮して設定してください。・その他、必要な情報があれば適宜追記してください。

まとめ

この記事では、書類送付案内のテンプレートの作り方について詳しく解説しました。テンプレートを作成することで、業務効率化、丁寧な印象、誤解防止など、様々なメリットが得られます。ぜひ、この記事を参考にして、あなただけのオリジナルテンプレートを作成し、ビジネスシーンで活用してください。