書類送付状テンプレート（Word）で差をつける！簡単作成ガイド＆即戦力サンプル付き
「書類送付状って、毎回作るのが面倒…」「Wordでオシャレなテンプレートを作る方法がわからない…」そんな悩みを抱えていませんか？
大丈夫！この記事では、Wordを使った書類送付状テンプレートの作り方を、初心者さんにもわかりやすく解説します。必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れまで、ステップごとに丁寧に説明するので、安心して読み進めてくださいね。
さらに、すぐに使えるサンプルテンプレートもご用意しました。この記事を読めば、もう書類送付状で悩むことはありません！
なぜ書類送付状が必要なの？ – 意外と見られているビジネスマナー
書類送付状は、単に書類を郵送するための紙ではありません。送付状には、
- 誰が、何を、なぜ送るのか
- 相手への挨拶
- 感謝の気持ち
などを伝える役割があります。丁寧に書かれた送付状は、相手に好印象を与え、スムーズなコミュニケーションにつながることも。ビジネスシーンにおいて、書類送付状は、あなたの印象を左右する大切な要素なのです。
書類送付状テンプレート作成の前に – 必要な要素をチェック！
まずは、書類送付状に必ず含めるべき要素を確認しましょう。
- 日付: 書類を送付する日付を記載します。
- 宛先: 送付先の会社名、部署名、役職名、氏名を記載します。株式会社を（株）と省略しないように注意しましょう。
- 差出人: 自分の会社名、部署名、氏名、連絡先（電話番号、メールアドレス）を記載します。
- 件名: どのような書類を送付するのか、簡潔に記載します。（例：「〇〇に関する書類送付のご案内」）
- 頭語・結語: 頭語（「拝啓」など）と結語（「敬具」など）をセットで記載します。
- 本文: 送付の目的、書類の内容、挨拶などを記載します。
- 記書き: 送付する書類の内容と部数を箇条書きで記載します。
- 以上: 記書きの最後に「以上」と記載します。
見た目も重要！デザインのポイント
書類送付状は、内容だけでなく見た目も大切です。
- フォント: 明朝体やゴシック体など、読みやすいフォントを選びましょう。
- レイアウト: シンプルで見やすいレイアウトを心がけましょう。余白を適切に取り、文字が詰まりすぎないように注意します。
- 色: 基本的には黒色を使用し、必要に応じてアクセントカラーを取り入れましょう。
- 統一感: 会社ロゴやイメージカラーを使用すると、より洗練された印象になります。
書類送付状作成の流れ – 簡単ステップガイド
それでは、実際にWordで書類送付状のテンプレートを作成してみましょう。
ステップ1：Wordを起動し、白紙の文書を開く
ステップ2：ヘッダー・フッターを設定する
- 日付や会社ロゴなどをヘッダーに挿入すると、見栄えが良くなります。
ステップ3：必要な要素を配置する
- 上記で確認した必要な要素を、順番に配置していきます。
- テキストボックスや表などを活用すると、レイアウトが調整しやすくなります。
ステップ4：フォントやレイアウトを調整する
- フォントの種類やサイズ、行間などを調整し、読みやすく美しいデザインに仕上げましょう。
ステップ5：保存する
- 作成したテンプレートをWord形式（.docx）で保存します。
- 必要に応じて、PDF形式でも保存しておくと便利です。
どんな時に使う？書類送付状が活躍する場面
書類送付状は、以下のような場面で活躍します。
- ビジネス文書の送付: 契約書、請求書、見積書など。
- 履歴書や職務経歴書の送付: 就職・転職活動の際。
- 会社案内やパンフレットの送付: 企業紹介や製品PR。
- お礼状や挨拶状の送付: 感謝の気持ちや近況報告。
注意点 – 相手への配慮を忘れずに
- 誤字脱字: 送付前に必ず確認しましょう。
- 宛名: 役職名、氏名などを正確に記載しましょう。
- 敬語: 正しい敬語を使いましょう。
- 送付書類: 同封漏れがないように注意しましょう。
即戦力！サンプルテンプレート（Word）
■ サンプルテンプレート（書類 送付 状 テンプレート ワード の例）
【タイトル】 書類送付のご案内
【日付】 2024年10月27日
【宛先】 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様
【差出人】 △△株式会社 □□部 山田太郎 電話番号：03-XXXX-XXXX メールアドレス：yamada.taro@example.com
【頭語・結語】 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 さて、下記の書類を送付いたしますので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。 今後とも、変わらぬご指導ご鞭撻を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。 敬具
【記書き】
- 〇〇に関する契約書 1部
- 〇〇に関する請求書 1部 以上
【備考】 本テンプレートはあくまでサンプルです。必要に応じて内容を修正してご使用ください。
まとめ – 今日からあなたもテンプレートマスター！
この記事では、Wordを使った書類送付状テンプレートの作り方を詳しく解説しました。
必要な要素、デザインのポイント、書き方の流れを理解すれば、誰でも簡単にオリジナルのテンプレートを作成できます。
ぜひ、この記事を参考に、自分だけのテンプレートを作成して、ビジネスシーンで差をつけてくださいね！
