はい、承知いたしました。書類送付状テンプレートの作成方法について、検索向けの記事を作成します。以下、記事全文です。
書類送付状テンプレート無料！簡単作成ガイドと場面別サンプル
書類を送る際に必要な送付状。ビジネスシーンでは必須ですよね。「手書きは苦手…」「毎回書くのが面倒…」と感じている方も多いのではないでしょうか？
そんなあなたのために、今回は無料で使える書類送付状テンプレートの作り方を徹底解説します！ 必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れまで、初心者さんでもわかりやすくステップ形式でご紹介。さらに、すぐに使える場面別のサンプルテンプレートもご用意しました。
この記事を読めば、もう送付状作成に困ることはありません！
なぜ送付状が必要なの？送る意味と役割
そもそも、なぜ送付状が必要なのでしょうか？ただ書類を送るだけではダメなのでしょうか？
送付状は、単に書類を送るだけでなく、相手への礼儀を示す大切な役割があります。
- 挨拶と感謝の気持ちを伝える: 誰から、どんな書類が送られてきたのかを伝えるとともに、相手への感謝の気持ちを表します。
- 書類の内容を簡潔に伝える: 書類の内容や目的を簡単に伝えることで、相手がスムーズに内容を理解できるようにします。
- 相手に好印象を与える: 丁寧な送付状は、相手に誠実さや配慮を感じさせ、好印象を与えることができます。
つまり、送付状は「私はこんなに丁寧に仕事をしていますよ」というアピールにも繋がるのです。
自分だけの送付状テンプレートを作ろう！
毎回送付状を書くのは大変ですよね。そこで、自分だけのオリジナルテンプレートを作っておくと、時間短縮にもなり、作業効率が格段にアップします。
テンプレートに必要な要素
送付状に必要な要素は以下の通りです。
- 日付: 書類を作成した日付を記載します。
- 宛名: 送付先の会社名、部署名、役職名、個人名を記載します。（株式会社などを（株）と省略しないように注意）
- 差出人: 自分の会社名、部署名、氏名、連絡先（電話番号、メールアドレス）を記載します。
- 件名: 書類の内容を簡潔に記載します。（例：○○に関する書類送付のご案内）
- 頭語・結語: 頭語（拝啓、謹啓など）と結語（敬具、敬白など）はセットで使います。
- 本文: 書類を送る目的、内容、簡単な挨拶などを記載します。
- 記: 送付する書類の内容を箇条書きで記載します。
- 以上: 記書きの最後に記載します。
デザインのポイント
送付状のデザインは、シンプルで見やすいものが基本です。
- フォント: 明朝体やゴシック体など、読みやすいフォントを選びましょう。
- 文字サイズ: 10.5pt～12pt程度が見やすいとされています。
- 余白: 適度な余白を設けることで、全体的にすっきりとした印象になります。
- 罫線: 必要に応じて罫線を使用し、項目を区切ると見やすくなります。
書き方の流れ
- 日付、宛名、差出人を記載
- 件名を記載
- 頭語（拝啓など）を記載
- 本文を記載
- 結語（敬具など）を記載
- 記書きで送付書類の内容を記載
- 以上を記載
テンプレートを使う場面
送付状は、以下のような様々な場面で活用できます。
- 履歴書や職務経歴書を送付する際
- 契約書や請求書を送付する際
- 会社案内や商品カタログを送付する際
- お詫び状や挨拶状を送付する際
作成時の注意点
- 誤字脱字に注意する: 送付前に必ず確認しましょう。
- 丁寧な言葉遣いを心がける: 相手に失礼のないよう、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 状況に合わせて内容を調整する: テンプレートをそのまま使うのではなく、状況に合わせて内容を調整しましょう。
- 手書きでもOK: テンプレートがない場合や、より丁寧な印象を与えたい場合は、手書きでも構いません。
ステップ形式で解説！送付状テンプレートの作り方
実際にテンプレートを作ってみましょう！今回は、Wordを使って作成する手順をご紹介します。
ステップ１：Wordを起動し、白紙のドキュメントを開く
ステップ２：ヘッダーとフッターを設定する
- ヘッダーに日付を記載（右寄せ）
- フッターにページ番号を記載（中央寄せ）
ステップ３：宛名、差出人情報を入力する
- 会社名、部署名、役職名、個人名を入力
- 自分の会社名、部署名、氏名、連絡先を入力
ステップ４：件名、頭語・結語、本文を入力する
- 書類の内容を簡潔に記載
- 頭語（拝啓など）と結語（敬具など）を入力
- 書類を送る目的、内容、簡単な挨拶などを記載
ステップ５：記書きで送付書類の内容を箇条書きで記載する
ステップ６：以上を記載する
ステップ７：デザインを調整する
- フォント、文字サイズ、余白などを調整
ステップ８：テンプレートとして保存する
- ファイルの種類を「Wordテンプレート（*.dotx）」にして保存
これで、オリジナルの送付状テンプレートが完成です！
今すぐ使える！場面別サンプルテンプレート
ここでは、すぐに使える送付状のサンプルテンプレートをご紹介します。
■ サンプルテンプレート（履歴書送付状の例） 【タイトル】 履歴書送付状
【日付】 2024年5月15日
【宛名】 〇〇株式会社 人事部 〇〇様
【差出人】 〇〇 〇〇 〒000-0000 〇〇県〇〇市〇〇町0-0 電話番号：000-0000-0000 メールアドレス：〇〇@〇〇.co.jp
【件名】 履歴書送付のご案内
【本文】 拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、この度、貴社ホームページにて募集されておりました〇〇職に惹かれ、ぜひ貴社にて私の経験とスキルを活かしたいと考え、履歴書を送付させていただきます。
これまでの〇〇業界での経験を通じて、〇〇の知識やスキルを習得してまいりました。 貴社におかれましても、必ずや貢献できるものと確信しております。
つきましては、ご多忙中恐縮ですが、ご査収の上、ご検討いただければ幸いです。 面接の機会をいただけますよう、心よりお願い申し上げます。
敬具
【記】 １．履歴書 1通 ２．職務経歴書 1通
以上
【備考】 自己PRや志望動機など、応募企業に合わせて本文を調整してください。
まとめ：送付状テンプレートを有効活用しよう！
送付状は、ビジネスシーンにおいて、相手への礼儀を示す大切なツールです。今回ご紹介したテンプレート作成方法を参考に、自分だけのオリジナルテンプレートを作成し、効率的に送付状を作成しましょう。
