はい、承知いたしました。「書類送付状テンプレート Word」をテーマに、テンプレートの作り方を解説する記事を作成します。以下、記事全文です。
書類送付状テンプレート Word：見やすく、使いやすいテンプレートの作り方
書類を送る際、単に書類だけを封筒に入れるのは、少し味気ないものです。そこで役立つのが「書類送付状」。ビジネスシーンでは必須とも言えるこの書類ですが、毎回同じように作成するのは面倒ですよね。
そこで今回は、Wordを使って簡単に、そして見やすい書類送付状のテンプレートを作成する方法を解説します。テンプレートを作っておけば、毎回ゼロから作成する必要がなく、効率的に業務を進めることができます。
なぜ書類送付状が必要なの？
そもそも、なぜ書類送付状が必要なのでしょうか？送付状は、ただの挨拶文ではありません。
- 誰が、何を、いつ送ったのかを明確にする: 受け取った相手に、書類の内容や送り主を伝える役割があります。
- ビジネスマナー: 丁寧な印象を与え、相手への配慮を示すことができます。
- 連絡手段: 万が一、書類に不備があった場合の連絡先を明記することで、スムーズな対応を促します。
書類送付状に必要な要素
テンプレートを作る前に、送付状に必要な要素を確認しましょう。
- 日付: 書類を作成した日付を記載します。
- 宛先: 送付先の会社名、部署名、役職名、氏名を正確に記載します。（株式会社などの表記も略さずに記載）
- 差出人: 自分の会社名、部署名、氏名、連絡先（電話番号、メールアドレス）を記載します。
- 件名: どのような書類を送付するのか、簡潔に記載します。（例：〇〇に関する書類送付のご案内）
- 頭語・結語: 頭語（拝啓など）と結語（敬具など）はセットで使用します。
- 本文: 簡単な挨拶と、送付する書類の内容、枚数などを記載します。
- 同封書類: 送付する書類の名称と枚数を箇条書きで記載します。
デザインのポイント：見やすく、シンプルに
送付状は、あくまで書類の内容を伝えるためのものです。派手なデザインは避け、シンプルで見やすいレイアウトを心がけましょう。
- フォント: 明朝体やゴシック体など、読みやすいフォントを選びましょう。
- フォントサイズ: 本文は10.5pt〜12pt程度がおすすめです。
- 行間: 適度な行間を設けることで、読みやすくなります。
- 余白: 上下左右に適切な余白を設けることで、全体的にすっきりとした印象になります。
書き方の流れ：順序立てて記述
送付状は、以下の流れで記述するのが一般的です。
- 日付
- 宛先
- 差出人
- 件名
- 頭語
- 本文
- 同封書類
- 結語
使う場面：ビジネスシーンで幅広く活用
書類送付状は、ビジネスシーンで幅広く活用できます。
- 契約書、請求書などの重要書類の送付
- 履歴書、職務経歴書などの応募書類の送付
- 企画書、提案書などのプレゼン資料の送付
- 社内文書、回覧書類の送付
注意点：誤字脱字は厳禁！
送付状は、会社の代表として相手に送るものです。誤字脱字や敬語の間違いは、相手に失礼な印象を与えてしまう可能性があります。作成後は、必ず内容を確認してから送付するようにしましょう。
Wordで簡単！書類送付状テンプレート作成ステップ
それでは、実際にWordで書類送付状のテンプレートを作成してみましょう。
ステップ1：Wordを起動し、白紙の文書を開く
Wordを起動し、「白紙の文書」を選択して新しいドキュメントを開きます。
ステップ2：必要な要素を入力する
上記で解説した必要な要素を、Wordに入力していきます。
ステップ3：デザインを整える
フォント、フォントサイズ、行間、余白などを調整し、見やすいデザインに整えます。
ステップ4：テンプレートとして保存する
作成した書類を送付状テンプレートとして保存します。「ファイル」→「名前を付けて保存」を選択し、「ファイルの種類」で「Wordテンプレート（*.dotx）」を選択して保存します。
ステップ5：保存場所
テンプレートの保存場所は、Wordのバージョンによって異なりますが、通常は以下の場所に保存されます。
- C:\Users\ユーザー名\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
テンプレートのサンプル
■ サンプルテンプレート（書類 送付 状 テンプレート word の例）
【タイトル】 書類送付状
【項目1】 日付： 2024年〇月〇日
【項目2】 宛先： 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様
【項目3】 差出人： △△株式会社 □□部 山田太郎 TEL：03-1234-5678 Mail：yamada@example.com
【項目4】 件名： 〇〇に関する書類送付のご案内
【項目5】 本文： 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、〇〇につきまして、下記の書類を送付いたしますので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
敬具
【項目6】 同封書類：
- 〇〇に関する資料 1部
- 〇〇に関する契約書 2部
【備考】 上記はあくまでサンプルです。送付する書類の内容に合わせて、適宜修正してください。連絡先は、必ず最新の情報を記載するようにしましょう。
