はい、承知いたしました。書類送付書のテンプレート作成に役立つ記事を以下に作成します。
書類送付書テンプレートの作り方：もう困らない！【サンプル付き】
「書類送付書って、毎回何を書けばいいのか悩む…」「おしゃれなテンプレートが欲しいけど、どう作ればいいの？」そんな風に思ったことはありませんか？ビジネスシーンで頻繁に使う書類送付書。でも、毎回ゼロから書くのは時間もかかるし、ミスも起こりやすいですよね。
この記事では、書類送付書のテンプレート作成を徹底解説！必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れ、そして実際に使えるサンプルテンプレートまで、分かりやすくご紹介します。この記事を読めば、もう書類送付書で悩むことはありません！
なぜ書類送付書が必要なの？
書類送付書は、ただ書類を送るだけでなく、相手への気遣いを示す大切なコミュニケーションツールです。
- 相手への配慮: どんな書類が、誰から、何のために送られてきたのかを明確に伝えることで、相手の手間を省き、スムーズな対応を促します。
- 誤解の防止: 書類の内容や枚数を明記することで、書類の紛失や誤解を防ぎます。
- 記録の保持: 送付した書類の内容や日付を記録しておくことで、後々の確認やトラブル防止に役立ちます。
書類送付書に必要な要素一覧
書類送付書には、以下の要素を必ず含めるようにしましょう。
- 日付: 書類を送付する日付を記載します。
- 宛先: 送付先の会社名、部署名、役職名、氏名を記載します。（「株式会社」を「(株)」と省略しないように注意）
- 差出人: 自分の会社名、部署名、役職名、氏名を記載します。
- 件名: 書類の内容を簡潔に記載します。（例：〇〇に関する書類送付のご案内）
- 本文:
- 挨拶 (例：拝啓、時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。)
- 送付する書類の内容と枚数
- 簡単な説明 (必要に応じて)
- 結びの言葉 (例：敬具)
- 記: 送付する書類の内容を箇条書きで記載します。
- 以上: 記の最後に記載します。
デザインのポイント：シンプルで見やすく！
書類送付書は、企業の顔とも言えます。デザインはシンプルで見やすく、清潔感のあるものを心がけましょう。
- フォント: 明朝体やゴシック体など、読みやすいフォントを選びましょう。
- レイアウト: 情報が整理され、見やすいレイアウトを心がけましょう。
- 色使い: 基本的には黒を基調とし、必要に応じて企業のロゴの色などを取り入れると良いでしょう。
- 余白: 適度な余白を設けることで、読みやすさを向上させましょう。
書類送付書の書き方の流れ
- 日付、宛先、差出人 を記載します。
- 件名 を記載します。
- 本文 を書きます。挨拶、書類の内容と枚数、簡単な説明、結びの言葉を順に記載します。
- 記 に送付する書類の内容を箇条書きで記載します。
- 以上 を記載します。
使う場面：どんな時に使う？
書類送付書は、ビジネスシーンで様々な場面で使用されます。
- 請求書や納品書の送付
- 契約書や見積書の送付
- 履歴書や職務経歴書の送付
- その他、重要な書類の送付
注意点：失礼のないように！
- 誤字脱字に注意し、丁寧に作成しましょう。
- 宛先を間違えないように注意しましょう。
- 送付する書類の内容と枚数を正確に記載しましょう。
- ビジネスシーンにふさわしい丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
実践的な手順：テンプレートを作ってみよう！
- WordやExcelなどの文書作成ソフト を起動します。
- 新しいドキュメント を開きます。
- 必要な要素 (日付、宛先、差出人、件名、本文、記、以上) を入力します。
- フォント、レイアウト、色使い を調整します。
- テンプレートとして保存 します。
サンプルテンプレート
■ サンプルテンプレート（書類 送付 書 テンプレート の例）
【タイトル】 書類 送付 書 テンプレート
【項目1】 日付：2024年○月○日
【項目2】 宛先：株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様
【項目3】 差出人：株式会社△△ △△部 〇〇
【項目4】 件名：〇〇に関する書類送付のご案内
【項目5】 本文： 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
つきましては、下記の書類をお送りいたしますので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
敬具
【項目6】 記
- 〇〇に関する資料 1部
- 〇〇に関する報告書 1部 以上
【備考】 ※上記はあくまでサンプルです。送付する書類に合わせて内容を調整してください。 ※必要に応じて、書類の説明や補足事項などを追記してください。
まとめ：テンプレートで業務効率アップ！
書類送付書のテンプレートを作成しておけば、毎回ゼロから書く手間が省け、業務効率が大幅に向上します。この記事でご紹介した内容を参考に、ぜひ自分だけのオリジナルテンプレートを作成してみてください。そして、スマートに書類を送付し、ビジネスシーンでの信頼を築きましょう！
