書類送付のご案内のテンプレート作成に役立つ記事を作成します。
書類送付のご案内テンプレート作成ガイド：失礼なくスムーズなやり取りを
ビジネスシーンや日常生活で、書類を送付する際に添える「ご案内」は、相手への気配りを示す大切なツールです。丁寧なご案内は、相手に好印象を与え、スムーズなコミュニケーションへと繋がります。しかし、毎回ゼロから文章を考えるのは大変ですよね。そこで今回は、書類送付のご案内テンプレートの作り方を、必要な要素からデザインのポイント、実際の書き方まで、ステップ形式で詳しく解説します。
1. テンプレート作成に必要な要素
効果的なテンプレートを作成するためには、以下の要素を盛り込むことが重要です。
- 宛名: 誰に宛てた書類なのかを明確にします。
- 日付: 送付日を記載することで、書類の管理が容易になります。
- 差出人: 誰が送付した書類なのかを明記します。会社名、部署名、氏名を記載しましょう。
- 挨拶: 丁寧な言葉遣いを心がけ、相手への敬意を示します。（例：「拝啓」「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」）
- 書類の内容: 送付する書類の名称と数量を具体的に記載します。
- 送付の目的: なぜこの書類を送付するのかを説明します。（例：「ご査収ください」「ご検討ください」）
- 依頼事項: 必要に応じて、相手に依頼したい事項を記載します。（例：「ご捺印の上ご返送ください」「ご確認をお願いいたします」）
- 締めの言葉: 感謝の気持ちや今後の関係性への期待を込めた言葉で締めくくります。（例：「今後とも変わらぬご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます」「まずは書面にてご挨拶申し上げます」）
- 署名: 最後に署名（または記名）を記載します。
2. デザインのポイント：見やすく、わかりやすい構成
テンプレートは、内容だけでなく見た目も重要です。以下のポイントに注意して、見やすく、わかりやすいデザインを心がけましょう。
- フォント: 読みやすいフォントを選びましょう。（例：明朝体、ゴシック体）
- 文字サイズ: 年齢層問わず読みやすい大きさに設定しましょう。
- 余白: 適度な余白を設けることで、文章が読みやすくなります。
- レイアウト: 全体的にバランスの取れたレイアウトを意識しましょう。
- 色: 重要な箇所は、色を変えて強調するのも効果的です。ただし、使用する色は多くても3色程度に抑え、全体的に落ち着いた印象にしましょう。
- 罫線: 必要に応じて、罫線を使用して区切りを明確にしましょう。
3. 書き方の流れ：テンプレート作成ステップ
実際にテンプレートを作成する手順を、ステップ形式で解説します。
ステップ1: 必要な要素を洗い出す
まず、どんな場面でテンプレートを使用するのかを想定し、必要な要素を洗い出します。上記の「1. テンプレート作成に必要な要素」を参考に、過不足なく要素をリストアップしましょう。
ステップ2: 基本的な文章を作成する
洗い出した要素を元に、基本的な文章を作成します。丁寧な言葉遣いを心がけ、簡潔でわかりやすい文章を心がけましょう。
ステップ3: デザインを調整する
次に、フォント、文字サイズ、余白などを調整し、デザインを整えます。見やすさを重視し、相手に不快感を与えないデザインを心がけましょう。
ステップ4: テンプレートとして保存する
作成した文章とデザインを、テンプレートとして保存します。WordやExcelなどのソフトを使用すると便利です。
ステップ5: テストと修正
実際にテンプレートを使用し、問題点がないかを確認します。必要に応じて修正を加え、より使いやすいテンプレートに改良しましょう。
4. 使う場面：様々なシーンに対応
書類送付のご案内は、様々なシーンで活用できます。
- 契約書の送付: 契約内容を説明し、署名・捺印を依頼します。
- 請求書の送付: 請求金額や支払期限などを通知します。
- 履歴書の送付: 自己PRや職務経歴などを伝えます。
- アンケートの送付: 回答への協力を依頼します。
- 資料の送付: 会議資料や商品カタログなどを送付します。
それぞれの場面に合わせて、テンプレートを修正して使いましょう。
5. 注意点：失礼のない文章を心がけて
テンプレートを使用する際は、以下の点に注意しましょう。
- 宛名の確認: 宛名が間違っていないか、必ず確認しましょう。
- 誤字脱字のチェック: 誤字脱字は相手に失礼な印象を与えます。送信前に必ずチェックしましょう。
- 状況に合わせた修正: テンプレートはあくまで基本形です。送付する書類の内容や相手との関係性に合わせて、文章を修正しましょう。
- 手書きの追記: 必要に応じて、手書きで一言添えることで、より心のこもった印象を与えることができます。
- 敬語の使い方: 相手に失礼のないよう、正しい敬語を使いましょう。
■ サンプルテンプレート（書類 送付 ご 案内 テンプレート の例）
【タイトル】 書類送付のご案内
【宛名】 〇〇株式会社 〇〇様
【日付】 2024年〇月〇日
【差出人】 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇課 〇〇 〇〇
【本文】 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、この度は〇〇に関する書類を同封いたしましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
【同封書類】
- 〇〇契約書 1通
- 〇〇に関する資料 1部
つきましては、ご多忙中恐縮ですが、内容をご確認いただき、ご捺印の上、同封の返信用封筒にてご返送いただけますようお願い申し上げます。
ご不明な点がございましたら、ご遠慮なくご連絡ください。
まずは書面にてご挨拶申し上げます。
敬具
【署名】 〇〇 〇〇
【備考】 返信用封筒には、切手を貼付の上、宛先をご記入ください。ご返送期限は〇月〇日までとさせていただきます。
