書類返送送付状テンプレート

書類返送時のマナー！送付状テンプレートと書き方ガイド【無料サンプル付き】

書類を返送する際、ただ送るだけでは失礼にあたることも。相手に好印象を与え、スムーズなやり取りをするためには、送付状を添えるのがおすすめです。この記事では、「書類返送送付状テンプレート」をキーワードに、送付状の作り方から書き方、使える場面まで、詳しく解説します。初心者の方でも安心して使えるテンプレートサンプルもご用意しました。ぜひ参考にしてください！

なぜ送付状が必要なの？書類返送時の役割とメリット

送付状は、ただの添え状ではありません。以下のような重要な役割を担っています。

丁寧な印象を与える: 相手に感謝の気持ちを伝え、ビジネスシーンでの礼儀を示すことができます。
内容物の明示: 何を返送しているのかを明確に伝えることで、相手方の確認作業をスムーズにします。
誤解防止: 不足している書類や特記事項があれば、記載することで誤解を防ぎます。
記録: 返送した日付や内容を記録として残すことができます。

送付状テンプレートの作り方：必要な要素とデザインのポイント

自分で送付状を作成する場合、以下の要素を含めるようにしましょう。

送付状に必要な要素一覧

日付: 送付状を作成した日付を記載します。
宛名: 返送先の会社名・部署名・担当者名を正確に記載します。（敬称は「様」または「殿」を使用）
差出人: 自分の会社名・部署名・氏名を記載します。
件名: 「書類返送のご案内」など、送付状の目的を簡潔に記載します。
頭語と結語: 頭語（拝啓など）と結語（敬具など）をセットで使用します。
本文: 返送する書類の内容、返送理由、お礼の言葉などを記載します。
同封書類: 返送する書類の名称と部数を記載します。

デザインのポイント

シンプルで見やすいレイアウト: 余白を十分に取るなど、相手が読みやすいように心がけましょう。
フォント: 明朝体やゴシック体など、ビジネスシーンに適したフォントを選びましょう。
色: 基本的に黒色を使用します。
A4サイズ: 一般的なA4サイズの用紙を使用します。

送付状の書き方の流れ：ステップ形式で解説

送付状は以下の流れで書くとスムーズです。

ステップ１：基本情報の記載

日付、宛名、差出人、件名を記載します。

ステップ２：頭語と結語の記載

頭語と結語をセットで記載します。（例：拝啓、敬具）

ステップ３：本文の作成

以下の項目を含めて本文を作成します。

挨拶: 返送することへの挨拶を記載します。（例：「いつもお世話になっております。」）
返送理由: なぜ書類を返送するのかを簡潔に説明します。（例：「ご査収いただき、ご捺印いただいた書類を返送いたします。」）
お礼: 協力していただいたことへのお礼を述べます。（例：「ご協力いただき、誠にありがとうございました。」）
締めの言葉: 今後の関係性やお願いを記載します。（例：「今後とも変わらぬご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。」）

ステップ４：同封書類の記載

返送する書類の名称と部数を記載します。（例：「〇〇契約書 1部」）

送付状を使う場面：様々なケースに対応

送付状は、以下のような様々な場面で活用できます。

契約書や請求書などの書類返送
アンケート用紙の返送
サンプル品の返送
資料請求に対する回答

送付状作成時の注意点

誤字脱字: 誤字脱字がないか、必ず確認しましょう。
宛名: 会社名や部署名、担当者名は正確に記載しましょう。
言葉遣い: 丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
期日: 返送期日がある場合は、必ず守りましょう。

実践！書類返送送付状テンプレートサンプル

すぐに使える「書類返送送付状テンプレート」をご用意しました。コピーして、必要な箇所を書き換えてご利用ください。

■ サンプルテンプレート（書類返送送付状テンプレートの例）

【タイトル】書類返送のご案内

【項目1】日付：〇〇年〇〇月〇〇日

【項目2】宛名：〇〇株式会社〇〇部　〇〇様

【項目3】差出人：△△株式会社 △△部　△△

【項目4】件名：書類返送のご案内

【項目5】本文：拝啓時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、先日ご送付いただきました〇〇につきまして、ご査収いただき、ご捺印いただいた書類を返送いたします。

ご多忙のところ、お手数をおかけいたしましたこと、深くお詫び申し上げますとともに、ご協力いただき、誠にありがとうございました。

今後とも変わらぬご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。敬具

【項目6】同封書類：・〇〇契約書　1部

【備考】上記のテンプレートはあくまで一例です。必要に応じて文章や項目を修正してご利用ください。

まとめ：送付状でスマートな書類返送を

送付状は、ビジネスシーンにおけるコミュニケーションツールとして非常に有効です。この記事で紹介したテンプレートや書き方を参考に、ぜひ活用してみてください。丁寧な送付状で、相手との良好な関係を築き、スムーズなやり取りを実現しましょう！