就労 証明 書 テンプレート

就労証明書テンプレートの作り方：必要な要素と実践的な手順を徹底解説！

就労証明書は、従業員の就労状況を証明する重要な書類です。保育園入園、住宅ローン審査、配偶者の扶養申請など、様々な場面で必要となります。いざという時に慌てないために、自社に合った就労証明書テンプレートを用意しておくと便利です。

この記事では、読みやすく、親しみやすい言葉で、就労証明書テンプレートの作り方を徹底解説します。必要な要素、デザインのポイント、書き方の流れ、使う場面、注意点まで、ステップ形式で丁寧に説明するので、ぜひ自社オリジナルのテンプレート作成に役立ててください。

1. 就労証明書テンプレートを作る前に：必要な要素を確認しよう

就労証明書には、記載すべき必須項目があります。これらの項目が不足していると、証明書として認められない場合があるので、必ず確認しましょう。

1-1. 必須項目一覧

• 事業主の情報:
  • 会社名
  • 所在地
  • 電話番号
  • 代表者名
  • 社印（角印または代表者印）
• 従業員の情報:
  • 氏名
  • 生年月日
  • 住所
• 就労状況:
  • 雇用期間（入社日、退職日）
  • 雇用形態（正社員、契約社員、パート、アルバイトなど）
  • 所定労働時間
  • 主な業務内容
  • 給与（月額、年額など）
• 証明書の発行日

これらの項目を網羅することで、信頼性の高い就労証明書を作成できます。

2. デザインのポイント：見やすく、分かりやすいテンプレートを目指して

テンプレートのデザインは、内容の分かりやすさに直結します。以下のポイントを意識して、見やすいテンプレートを作成しましょう。

• フォント: 明朝体やゴシック体など、読みやすいフォントを選びましょう。
• フォントサイズ: 適切なフォントサイズを設定しましょう。小さすぎると読みにくく、大きすぎると野暮ったく見えます。
• 余白: 適度な余白を設けることで、見やすさが向上します。
• 罫線: 表形式で情報を整理すると、見やすくなります。
• 色: 色を使いすぎると見づらくなるので、基本的には黒色を使用し、重要な箇所のみ色を変えるようにしましょう。

3. 書き方の流れ：ステップ形式で解説

就労証明書を作成する際の流れをステップ形式で解説します。

ステップ1：テンプレートの準備

WordやExcelなどのソフトを使って、上記の必須項目を盛り込んだテンプレートを作成します。

ステップ2：従業員情報の入力

従業員から提供された情報に基づいて、氏名、生年月日、住所などの基本情報を入力します。

ステップ3：就労状況の入力

雇用期間、雇用形態、所定労働時間、主な業務内容、給与などの就労状況を入力します。

ステップ4：事業主情報の入力

会社名、所在地、電話番号、代表者名などの事業主情報を入力し、社印を押印します。

ステップ5：証明書の発行

作成した就労証明書を印刷し、従業員に渡します。

4. 使う場面：どんな時に就労証明書が必要になる？

就労証明書は、以下のような様々な場面で必要となります。

• 保育園入園: 保育園に入園を申し込む際に、保護者の就労状況を証明するために必要となります。
• 住宅ローン審査: 住宅ローンの審査を受ける際に、収入を証明するために必要となる場合があります。
• 配偶者の扶養申請: 配偶者を扶養に入れる際に、収入を証明するために必要となる場合があります。
• 転職活動: 転職活動の際に、過去の職務経歴を証明するために必要となる場合があります。

5. 注意点：正確な情報と最新の情報を提供しよう

就労証明書を作成する際には、以下の点に注意しましょう。

• 正確な情報の記載: 誤った情報を記載すると、トラブルの原因となる可能性があります。
• 最新の情報の記載: 就労状況に変更があった場合は、速やかに情報を更新しましょう。
• 個人情報保護: 個人情報の取り扱いには十分注意し、適切な管理を行いましょう。
• 虚偽の記載の禁止: 虚偽の記載は、法律で罰せられる場合があります。

■ サンプルテンプレート（就労証明書の例）

【タイトル】 就労証明書

【項目1】 事業主情報

• 会社名：○○株式会社
• 所在地：東京都○○区○○
• 電話番号：03-○○○○-○○○○
• 代表者名：○○ ○○
• 社印：

【項目2】 従業員情報

• 氏名：○○ ○○
• 生年月日：○○年○○月○○日
• 住所：東京都○○区○○

【項目3】 就労状況

• 雇用期間：○○年○○月○○日～現在に至る
• 雇用形態：正社員
• 所定労働時間：1日8時間、週5日
• 主な業務内容：営業
• 給与：月額○○万円

【備考】 本証明書は、○○株式会社に在籍する○○ ○○の就労状況を証明するものです。 発行日：○○年○○月○○日

上記はあくまでサンプルです。必要に応じて項目を追加したり、表現を修正したりしてください。

就労証明書テンプレートを作成しておけば、いざという時にスムーズに対応できます。この記事を参考に、ぜひ自社オリジナルのテンプレートを作成してみてください。