中小企業向け！失敗しない就業規則テンプレートの作り方：ゼロから始める安心ガイド
中小企業の経営者・人事担当者の皆様、就業規則の作成でお困りではありませんか？ 法律で定められているとはいえ、中小企業にとってはなかなか手を付けづらい分野ですよね。 でも大丈夫！ この記事では、中小企業に特化した就業規則テンプレートの作り方を、わかりやすく丁寧に解説します。 テンプレートを上手に活用すれば、時間と労力を大幅に削減し、自社に合った就業規則を作成できます。
なぜ中小企業に就業規則が必要なの？
就業規則は、会社のルールブックです。 労働時間、給与、休暇、懲戒など、従業員が働く上で守るべきルールを明確にすることで、労使間のトラブルを未然に防ぐ効果があります。 また、従業員のモチベーション向上や、企業の信頼性向上にも繋がります。
中小企業にとって、就業規則は規模が小さいからこそ重要な役割を果たします。 少人数だからこそ、ルールが曖昧だと誤解が生じやすく、人間関係の悪化にも繋がりかねません。 しっかりとした就業規則があることで、従業員は安心して働くことができ、会社も安心して事業運営に集中できます。
就業規則テンプレートを作る前に：必要な要素をチェック
就業規則テンプレートを作成する前に、盛り込むべき必須項目を確認しましょう。 労働基準法で定められた絶対的必要記載事項と、会社の実情に合わせて定める相対的必要記載事項があります。
絶対的必要記載事項（必ず記載が必要な項目）
- 始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇：労働時間や休憩時間、休日・休暇に関するルールを明確に記載します。
- 賃金（給料、手当、賞与）の決定、計算及び支払いの方法、賃金の締切り及び支払いの時期：給与の計算方法や支払日、昇給に関するルールを記載します。
- 退職に関する事項（解雇の事由を含む）：退職の手続き、解雇の事由などを記載します。
相対的必要記載事項（定める場合に記載が必要な項目）
- 退職手当：退職金制度がある場合は、支給条件や金額などを記載します。
- 臨時の賃金等（賞与など）：賞与や一時金など、臨時の賃金に関する規定を記載します。
- 食費、作業用品その他に関する事項：食費補助や作業用品の支給に関するルールを記載します。
- 安全衛生に関する事項：安全衛生に関するルールや体制を記載します。
- 職業訓練に関する事項：職業訓練制度がある場合は、その内容を記載します。
- 災害補償に関する事項：労災保険以外の災害補償制度がある場合は、その内容を記載します。
- 表彰及び制裁：表彰制度や懲戒に関するルールを記載します。
- その他：上記以外に、会社独自のルールを記載します。
テンプレートデザインのポイント：見やすさ、わかりやすさが重要
テンプレートのデザインは、見やすさ、わかりやすさを重視しましょう。 長文になりがちな就業規則ですが、誰もが理解しやすいように工夫することが大切です。
- フォントサイズ、行間を適切に設定する：小さすぎるフォントや狭すぎる行間は、読みにくさの原因になります。
- 箇条書き、番号付きリストを活用する：文章を整理し、内容を理解しやすくします。
- 重要な箇所は太字、アンダーライン、色分けなどを活用する：重要な情報を強調し、読者の注意を引きます。
- イラストや図解を活用する：文章だけでは伝わりにくい内容を、視覚的にわかりやすく表現します。
- 条文ごとにタイトルをつける：内容を把握しやすく、必要な条文をすぐに見つけられます。
就業規則テンプレート作成の流れ：ステップバイステップで解説
実際に就業規則テンプレートを作成する手順を、ステップ形式で解説します。
ステップ１：自社の状況を把握する
- 現在の就業状況、従業員のニーズ、経営方針などを整理します。
- 就業規則で解決したい課題や、実現したい目標を明確にします。
ステップ２：既存の就業規則を参考にする
- 同業他社の就業規則や、インターネットで公開されているテンプレートなどを参考にします。
- 自社に必要な項目、不要な項目を見極めます。
ステップ３：テンプレートを作成する
- WordやExcelなどのソフトを使って、テンプレートを作成します。
- 必要な項目をリストアップし、それぞれの内容を具体的に記述します。
ステップ４：従業員と話し合う
- 作成したテンプレートを従業員に見てもらい、意見を聞きます。
- 従業員の意見を参考に、テンプレートを修正します。
ステップ５：労働基準監督署に届け出る
- 作成した就業規則を労働基準監督署に届け出ます。
- 就業規則は、常時見やすい場所に掲示するなどして、従業員に周知します。
就業規則を使う場面：トラブル発生時、人事評価時…
就業規則は、普段から従業員に周知しておくことが大切ですが、特に以下の場面で役立ちます。
- 従業員とのトラブル発生時：就業規則に定められたルールに基づいて、冷静かつ客観的に問題を解決できます。
- 人事評価時：就業規則に定められた評価基準に基づいて、公平な評価を行うことができます。
- 新規採用時：入社時に就業規則を説明することで、従業員は会社のルールを理解し、スムーズに業務に取り組むことができます。
就業規則作成の注意点：法律の改正、定期的な見直し
就業規則を作成する際には、以下の点に注意が必要です。
- 労働基準法などの法律に違反しないようにする：就業規則の内容が法律に違反している場合、無効となる可能性があります。
- 会社の実情に合わせて作成する：テンプレートをそのまま使うのではなく、自社の業種や規模、従業員のニーズに合わせてカスタマイズすることが重要です。
- 定期的に見直しを行う：法律の改正や、会社の状況の変化に合わせて、定期的に就業規則を見直すことが必要です。
■ サンプルテンプレート（就業 規則 テンプレート 中小 企業 の例）
【タイトル】 就業規則（中小企業向けモデル）
【項目1】 第1条（目的） 本規則は、株式会社〇〇（以下「会社」という）の従業員の就業に関する事項を定め、会社の秩序を維持し、円滑な事業運営を図ることを目的とする。
【項目2】 第2条（適用範囲） 本規則は、会社に勤務するすべての従業員（パートタイム労働者を含む）に適用する。
【項目3】 第3条（労働時間）
- 始業時刻：午前9時00分
- 終業時刻：午後6時00分
- 休憩時間：正午から午後1時00分までの1時間
【備考】 必要に応じて、フレックスタイム制や変形労働時間制に関する規定を追加してください。 また、会社の業種や規模に合わせて、各条項の内容を具体的に記述してください。
まとめ：就業規則は会社の成長を支える大切な基盤
就業規則は、会社の成長を支える大切な基盤です。 テンプレートを上手に活用し、自社に合った就業規則を作成することで、労使間のトラブルを未然に防ぎ、従業員のモチベーション向上に繋げることができます。 この記事を参考に、ぜひ自社の就業規則を見直してみてください。
