就労証明書依頼文テンプレート

就労証明書依頼文テンプレート：人事担当者が迷わず使える作成術

就労証明書の発行依頼、意外と頻繁にありますよね。「どう書けばいいかわからない…」と困っている人事担当者さんも多いのではないでしょうか。そこで今回は、人事担当者さんがスムーズに依頼文を作成できるよう、テンプレートの作り方を徹底解説！必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れまで、ステップ形式でわかりやすくご紹介します。

1. なぜ就労証明書依頼文が必要なの？

従業員が保育園入園や住宅ローン審査などで必要となる就労証明書。スムーズな発行のためには、正確な情報を網羅した依頼文が欠かせません。依頼内容に不備があると、従業員への確認や再依頼が発生し、時間と手間がかかってしまいます。

2. 就労証明書依頼文テンプレートの作り方：5つのポイント

テンプレートがあれば、毎回ゼロから作成する手間が省け、業務効率が格段にアップします。テンプレート作成のポイントを５つご紹介します。

2.1 必要な要素の一覧

依頼文に含めるべき必須項目は以下の通りです。

宛名: 就労証明書を発行してほしい担当部署または担当者名
依頼日: 依頼文を作成した日付
依頼者の情報: 従業員氏名、所属部署、役職
証明書の用途: 例：保育園入園のため、住宅ローン審査のため
必要な証明期間: 例：〇〇年〇〇月〇〇日～〇〇年〇〇月〇〇日
提出期限: いつまでに証明書が必要か
備考: 特記事項（例：証明書のフォーマット指定など）
依頼者の連絡先: 部署名、担当者名、電話番号、メールアドレス

2.2 デザインのポイント

見やすく、誤解のない依頼文にするためには、以下の点を意識しましょう。

簡潔な文章: 長文にならないよう、要点を絞って記述
明確な表現: 曖昧な表現は避け、正確な情報を記載
丁寧な言葉遣い: 社内向けでも、丁寧な言葉遣いを心がける
適切なフォントと文字サイズ: 読みやすいフォントと文字サイズを選ぶ
余白の活用: 適度な余白を設けることで、読みやすさを向上

2.3 書き方の流れ

以下の流れで依頼文を作成するとスムーズです。

宛名と日付: 最初に宛名と日付を記載
依頼内容: 証明書発行の依頼内容を簡潔に記載
必要な情報: 上記「必要な要素の一覧」に沿って、必要な情報を記載
提出期限と連絡先: 提出期限と連絡先を明記
締めの言葉: 感謝の気持ちを込めて締めの言葉を添える

2.4 使う場面

従業員からの依頼があった場合: 従業員から口頭または書面で依頼があった際に使用
人事部門から依頼する場合: 人事部門から他部署へ依頼する際に使用

2.5 注意点

個人情報の取り扱い: 従業員の個人情報を取り扱うため、情報漏洩に注意
誤字脱字のチェック: 作成後、必ず誤字脱字がないか確認
社内規定の確認: 就労証明書に関する社内規定を確認し、規定に沿って作成

3. 実践的な手順：ステップ形式でテンプレート作成

実際にテンプレートを作成してみましょう。

ステップ1: ワードやテキストエディタなどの文書作成ソフトを開く。

ステップ2: 必要な要素（宛名、日付、依頼者の情報…など）をリストアップ。

ステップ3: 各要素を文章として記述していく。（例：「〇〇部長殿いつもお世話になっております。人事部の〇〇です。」）

ステップ4: デザインのポイントを参考に、フォントや文字サイズ、余白などを調整。

ステップ5: 完成したテンプレートを保存。（例：就労証明書依頼文テンプレート.docx）

4. テンプレートサンプル

依頼文の作成イメージを掴むために、サンプルをご紹介します。

■ サンプルテンプレート（就労証明書依頼文テンプレートの例）【タイトル】就労証明書発行依頼

【宛先】人事部長〇〇殿

【日付】 2024年〇月〇日

【依頼者】所属部署：〇〇部氏名：〇〇〇〇役職：〇〇

【依頼内容】下記の者の就労証明書の発行をお願いいたします。

【対象者】氏名：〇〇〇〇所属部署：〇〇部役職：〇〇

【証明書の用途】保育園入園のため

【必要な証明期間】〇〇年〇〇月〇〇日～〇〇年〇〇月〇〇日

【提出期限】 2024年〇月〇日

【備考】指定フォーマットでの発行をお願いいたします。

【連絡先】部署名：〇〇部担当者名：〇〇〇〇電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇メールアドレス：〇〇@〇〇.co.jp

【締めの言葉】お忙しいところ恐縮ですが、ご対応よろしくお願いいたします。

【備考】必要に応じて文章や注意点を追加

5. まとめ：テンプレートを活用して業務効率アップ！

就労証明書依頼文テンプレートを作成することで、毎回同じ情報を入力する手間が省け、効率的に業務を進めることができます。ぜひ今回の記事を参考に、自社に合ったテンプレートを作成し、活用してみてください。