内定通知書添え状テンプレート

内定通知書添え状テンプレート作成ガイド：心を込めた添え状で好印象を！

内定通知書を受け取った時の喜びは格別ですよね。でも、企業側も内定者の方に「入社が楽しみだ」と思ってもらえるよう、心を込めて内定通知書を作成しています。その思いを伝える大切な役割を担うのが「添え状」です。この記事では、好印象を与える添え状を作成するためのテンプレートと作り方を詳しく解説します。

なぜ添え状が大切なの？

添え状は、内定通知書と共に送付される、企業から内定者へのメッセージです。単なる挨拶だけでなく、以下の目的があります。

企業イメージの向上: 丁寧な添え状は、企業の印象を良くし、入社意欲を高めます。
入社への期待感を醸成: 歓迎の気持ちを伝え、入社への期待感を高めます。
入社後のスムーズなスタート: 今後の手続きや連絡先を明記することで、入社準備を円滑に進められます。

添え状テンプレートの作り方

「難しそう…」と感じるかもしれませんが、心配ありません！基本的な要素を押さえれば、誰でも簡単に添え状を作成できます。

必要な要素一覧

添え状には、以下の要素を含めるのが一般的です。

宛名: 内定者の氏名（役職は不要）
日付: 内定通知書の発行日
差出人: 企業の正式名称、部署名、役職、担当者名
件名: 例：「内定通知書送付のご案内」
本文:
- 内定通知書を送付する旨の挨拶
- 内定承諾への感謝の気持ち
- 入社への期待や歓迎の言葉
- 今後の手続きや連絡先
結びの言葉: 例：「今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます」

デザインのポイント

シンプルで見やすいレイアウト: 文字サイズやフォントを統一し、余白を適切に取ると読みやすくなります。
企業のロゴ: 必要に応じて、企業のロゴを添えても良いでしょう。
紙質: 上質な紙を選ぶと、より丁寧な印象を与えられます。

書き方の流れ

挨拶: 丁寧な言葉遣いで、内定を通知する旨を伝えます。
感謝: 内定承諾に対する感謝の気持ちを述べます。
期待: 入社への期待や歓迎の言葉を伝えます。具体的なエピソードや会社の強みなどを添えると、より気持ちが伝わるでしょう。
手続き: 今後の手続きや必要な書類、問い合わせ先などを記載します。
結び: 今後の活躍を祈る言葉で締めくくります。

使う場面

内定通知書を郵送または手渡しの際に、添え状を同封します。メールで内定通知を送る場合は、メール本文を添え状の代わりとすることができます。

注意点

誤字脱字のチェック: 誤字脱字は失礼にあたるため、必ず確認しましょう。
丁寧な言葉遣い: 敬語や謙譲語を正しく使い、相手に失礼のない言葉遣いを心がけましょう。
企業文化に合わせた表現: 企業の社風や雰囲気に合った表現を心がけましょう。

実践的な手順：あなただけの添え状を作成しよう！

ここでは、具体的なステップで添え状を作成する方法を解説します。

ステップ1：テンプレートを選ぼう

インターネットで「内定通知書添え状テンプレート」と検索し、気に入ったテンプレートを見つけます。この記事の最後に掲載しているサンプルテンプレートも参考にしてください。

ステップ2：必要な情報を入力しよう

テンプレートに、上記の「必要な要素一覧」で挙げた情報を入力していきます。

ステップ3：気持ちを込めた文章を添えよう

「入社への期待」の部分には、型通りの文章だけでなく、自社の魅力や内定者の個性などを踏まえた、オリジナルのメッセージを添えましょう。例えば、「〇〇さんのコミュニケーション能力は、弊社のチームワークをさらに向上させてくれると期待しています」といった具体的な言葉を入れると、より気持ちが伝わります。

ステップ4：最終チェック！

入力した情報に誤りがないか、誤字脱字がないか、丁寧な言葉遣いになっているかを、再度確認しましょう。

ステップ5：印刷して完成！

印刷し、内定通知書と共に封筒に入れて、内定者へ送りましょう。

サンプルテンプレート：内定通知書添え状

■ サンプルテンプレート（内定通知書添え状の例）

【タイトル】 内定通知書送付のご案内

【宛名】 〇〇〇〇様

【日付】 2024年〇月〇日

【差出人】 株式会社〇〇人事部〇〇〇〇

【本文】

拝啓

時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

さて、この度は、弊社の採用選考にご参加いただき、誠にありがとうございました。

厳正なる選考の結果、貴殿を内定者として採用することに決定いたしましたので、内定通知書をお送りいたします。

貴殿のこれまでのご経験と、面接でお話させていただいた〇〇への熱意は、弊社の今後の発展に大きく貢献していただけると確信しております。

つきましては、同封の内定通知書をご確認いただき、期日までにご返信くださいますようお願い申し上げます。

入社後の手続き等につきましては、別途ご連絡いたします。

ご不明な点がございましたら、人事部〇〇までお気軽にお問い合わせください。

貴殿の入社を社員一同心よりお待ちしております。

敬具

【備考】

文中の「〇〇」の部分は、必要に応じて具体的な内容に書き換えてください。
今後の手続きや連絡先については、具体的な情報を追記してください。
企業の社風や雰囲気に合わせて、表現を調整してください。

心のこもった添え状は、内定者の入社意欲を高め、企業との良好な関係を築くための第一歩です。ぜひこの記事を参考に、あなただけのオリジナル添え状を作成してみてください。