はい、承知いたしました。内容証明テンプレート（Word）の作り方を解説する長文記事を作成します。読みやすく、親しみやすい文体で、専門用語を避け、自然な日本語で記述します。
内容証明テンプレート（Word）作成ガイド：もう困らない！自分で作れる簡単ステップ
内容証明郵便ってなんだか難しそう…と感じていませんか？でも大丈夫！Wordで簡単にテンプレートを作成し、自分で内容証明を作成できるようになります。この記事では、内容証明の基本から、Wordを使ったテンプレートの作り方、具体的なサンプルまで、丁寧に解説していきます。
なぜ内容証明が必要なの？
内容証明とは、いつ、誰が、誰に、どのような内容の文書を送ったかを郵便局が証明してくれる制度です。契約解除、損害賠償請求、クーリングオフなど、法的な効力を持たせたい場合に利用されます。
内容証明を送ることで、後々、言った言わないの水掛け論になるのを防ぎ、証拠として活用できます。
内容証明テンプレート（Word）を自分で作るメリット
- 費用を抑えられる: 専門業者に依頼するよりも安価に済ませられます。
- 柔軟な対応: 状況に合わせて内容を自由に編集できます。
- 迅速な対応: 必要な時にすぐに作成・発送できます。
内容証明テンプレート作成に必要な要素
内容証明には、決まった書式はありませんが、以下の要素は必ず含めるようにしましょう。
- 差出人の情報: 氏名（または会社名）、住所
- 受取人の情報: 氏名（または会社名）、住所
- 日付: 内容証明を作成した日付
- 表題: 内容証明の目的を簡潔に表すもの（例：「契約解除通知書」、「損害賠償請求書」）
- 本文: 伝えたい内容を明確に記述
- 割印: 差出人と受取人の住所氏名にまたがるように押印（同じ印鑑を使用）
内容証明テンプレートデザインのポイント
- 見やすさ: フォントサイズは12ポイント以上、ゴシック体や明朝体など読みやすいフォントを選びましょう。
- 簡潔さ: 無駄な装飾は避け、シンプルで見やすいデザインを心がけましょう。
- 書式: 一行20字以内、1ページ26行以内の縦書きで作成するのが一般的です。Wordの文字数と行数を設定機能を活用しましょう。
内容証明テンプレート書き方の流れ
- 目的を明確にする: 何を伝えたいのか、内容証明を送る目的を明確にしましょう。
- 事実関係を整理する: 出来事の流れを時系列順に整理し、具体的な証拠があれば記載しましょう。
- 法的な根拠を調べる: 法律や契約書に基づいた主張を行うようにしましょう。
- 言葉遣いに注意する: 感情的な表現は避け、客観的で丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 誤字脱字をチェックする: 誤字脱字があると、内容の信憑性を損なう可能性がありますので、十分に注意しましょう。
内容証明テンプレートを使う場面
- 契約解除: 契約を解除する際に、相手方に通知する。
- 損害賠償請求: 相手方の過失によって損害を受けた場合に、賠償を請求する。
- クーリングオフ: 特定の契約を無条件で解除する。
- 債権回収: 貸したお金を返済してもらうために、相手方に請求する。
- 相隣関係のトラブル: 近隣住民との騒音トラブルや境界問題などについて、改善を求める。
内容証明テンプレート作成時の注意点
- 文字数・行数の制限: 一行20字以内、1ページ26行以内という制限があります。Wordの機能で設定しておきましょう。
- 同じ内容のものを3通作成: 郵便局、相手方、自分の控えとして、同じ内容のものを3通作成する必要があります。
- 割印: 3通全てに、差出人と受取人の住所氏名にまたがるように割印を押印する必要があります。
- 郵便局での手続き: 内容証明として発送するには、郵便局の窓口で手続きが必要です。
実践的な手順：内容証明テンプレートをWordで作ってみよう！
ステップ1: Wordを起動し、新規文書を作成
Wordを開き、白紙の文書を選択します。
ステップ2: 用紙設定
「レイアウト」タブを開き、「サイズ」をA4に設定します。必要に応じて、余白を調整します。
ステップ3: 文字数と行数を設定
「レイアウト」タブの「ページ設定」グループにある「文字数と行数」をクリックします。「文字数と行数」タブで、文字数を「20字」、行数を「26行」に設定します。
ステップ4: ヘッダーとフッターの設定
必要に応じて、ヘッダーに日付や文書名、フッターにページ番号などを設定します。
ステップ5: 内容を入力
差出人、受取人の情報、日付、表題、本文などを入力します。上記「内容証明テンプレート作成に必要な要素」を参考に、必要な情報を漏れなく記載しましょう。
ステップ6: レイアウトを調整
フォントの種類、サイズ、行間などを調整し、見やすいレイアウトに整えます。
ステップ7: 印刷
作成した内容証明を3通印刷します。
ステップ8: 割印
印刷した3通全てに、差出人と受取人の住所氏名にまたがるように割印を押印します。
ステップ9: 郵便局へ
作成した内容証明3通と、印鑑、本人確認書類を持って、郵便局の窓口で手続きを行います。
サンプルテンプレート（内容証明 テンプレート word の例）
■ サンプルテンプレート（内容 証明 テンプレート word の例） 【タイトル】 契約解除通知書
【差出人】 氏名：○○○○ 住所：○○県○○市○○町○○番地
【受取人】 氏名：△△△△ 住所：△△県△△市△△町△△番地
【日付】 令和6年5月15日
【本文】 本書面をもって、貴殿との間で締結した○○契約（契約日：令和5年4月1日）を解除することを通告いたします。 理由は、貴殿が契約内容に違反し、再三の催促にもかかわらず、是正いただけなかったためです。 つきましては、契約解除に伴い、発生した損害金○○円を、本書面到達後30日以内にお支払いいただきますようお願いいたします。
【備考】 上記はあくまで例文です。具体的な状況に合わせて内容を修正してください。契約書の内容をよく確認し、法的な根拠に基づいた主張を行うようにしてください。
まとめ
内容証明は、重要な意思表示を行う際に有効な手段です。Wordを使って自分でテンプレートを作成することで、費用を抑え、迅速かつ柔軟に対応することができます。この記事を参考に、ぜひ内容証明の作成に挑戦してみてください。
