内容証明テンプレートの作り方：自分で作成するための完全ガイド
内容証明郵便は、重要な通知や意思表示を相手に伝えるための手段です。しかし、いざ作成しようと思っても、何を書けばいいのか、どのように書けばいいのか迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。
この記事では、内容証明郵便のテンプレートを自分で作成するための手順を、初心者にもわかりやすく解説します。必要な要素からデザインのポイント、具体的な書き方、注意点まで、網羅的にご紹介します。
なぜ内容証明テンプレートが必要なのか？
内容証明郵便は、後々のトラブルを避けるためにも、正確かつ明確に記述する必要があります。テンプレートがあれば、必要な情報を漏れなく記載でき、誤字脱字などのミスを防ぐことができます。
また、テンプレートをベースにすることで、作成時間を大幅に短縮することも可能です。
内容証明テンプレート作成のステップ
内容証明テンプレートを作成する手順は以下の通りです。
- 必要な要素の洗い出し
- デザインのポイント
- 書き方の流れ
- 使う場面の想定
- 注意点の確認
それぞれ詳しく見ていきましょう。
1. 必要な要素の洗い出し
内容証明郵便に必ず記載すべき要素は以下の通りです。
- 差出人の住所・氏名
- 受取人の住所・氏名
- 表題（内容の要約）
- 日付
- 本文
上記に加えて、必要に応じて以下の要素を追加することもできます。
- 連絡先（電話番号など）
- 捺印
2. デザインのポイント
内容証明郵便は、形式的な書類であるため、デザインに凝る必要はありません。しかし、読みやすさを考慮し、以下の点に注意しましょう。
- フォント： 読みやすい明朝体やゴシック体を使用する。
- 文字サイズ： 10.5pt〜12pt程度が適切。
- 行間： 適度な行間を設定し、読みやすくする。
- 余白： 上下左右に適切な余白を設ける。
- 文字数・行数： 1行20字以内、1枚26行以内に収める。（郵便局の規定）
3. 書き方の流れ
内容証明郵便の基本的な書き方の流れは以下の通りです。
- 頭語・結語は省略する: ビジネス文書のような形式的な挨拶は不要です。
- 事実を簡潔に記述する: 誰が、いつ、どこで、何をしたのかを明確に記述します。
- 法的根拠を明示する: 主張の根拠となる法律や契約条項などを記載します。
- 求める行動を明確にする: 相手に何を求めているのかを具体的に記述します。（例：〇〇の支払いを求める、〇〇を中止することを求める）
- 期限を設定する: 相手に求める行動の期限を明示します。
- 今後の対応について言及する: 期限内に対応がない場合の措置を記載します。（例：法的手段を検討する）
4. 使う場面の想定
内容証明郵便は、様々な場面で使用されます。代表的な例としては、以下のようなものが挙げられます。
- 契約解除通知
- 債務不履行の催告
- 損害賠償請求
- クーリングオフ
- 内容の通知
テンプレートを作成する際には、どのような場面で使用するのかを想定し、必要な情報を盛り込むようにしましょう。
5. 注意点の確認
内容証明郵便を作成する際には、以下の点に注意しましょう。
- 誤字脱字がないか確認する: 内容証明郵便は重要な書類であるため、誤字脱字は厳禁です。
- 事実を正確に記述する: 事実と異なる内容を記載すると、後々トラブルになる可能性があります。
- 感情的な表現は避ける: 冷静かつ客観的な文章で記述するように心がけましょう。
- 控えを保管する: 内容証明郵便の控えは、大切な証拠となりますので、必ず保管しておきましょう。
実践的な手順：内容証明テンプレートの作成
それでは、実際に内容証明テンプレートを作成してみましょう。ここでは、債務不履行の催告を例として、テンプレートを作成します。
ステップ1：テンプレートの基本構造を作成する
まずは、必要な要素を記載するための枠組みを作成します。
【差出人】
住所：
氏名：
【受取人】
住所：
氏名：
【表題】
債務不履行の催告書
【日付】
令和〇年〇月〇日
【本文】
【備考】
ステップ2：本文の雛形を作成する
次に、本文の雛形を作成します。
【本文】
貴殿におかれましては、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
さて、貴殿とは、令和〇年〇月〇日付で〇〇に関する契約を締結いたしましたが、貴殿は〇〇の義務を履行されておりません。
つきましては、本書面到達後〇日以内に〇〇を履行していただきますよう催告いたします。
万一、上記期限までにご対応いただけない場合は、誠に遺憾ながら、法的手段を講じることも検討せざるを得ませんので、予めご承知おきください。
以上
ステップ3：必要に応じて加筆・修正する
最後に、具体的な状況に合わせて、本文を加筆・修正します。契約内容や債務不履行の内容などを具体的に記述するようにしましょう。
サンプルテンプレート：債務不履行の催告書
■ サンプルテンプレート（内容 証明 テンプレート の例） 【タイトル】 債務不履行の催告書
【差出人】 住所：〒XXX-XXXX 〇〇県〇〇市〇〇町〇丁目〇番地 氏名：〇〇 〇〇
【受取人】 住所：〒XXX-XXXX 〇〇県〇〇市〇〇町〇丁目〇番地 氏名：〇〇 〇〇
【表題】 債務不履行の催告書
【日付】 令和〇年〇月〇日
【本文】
貴殿におかれましては、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
さて、貴殿とは、令和〇年〇月〇日付で締結した〇〇に関する売買契約（以下「本契約」といいます。）に基づき、貴殿は私に対し、令和〇年〇月〇日までに代金〇〇円を支払う義務を負っております。
しかしながら、貴殿は、本日現在に至るまで、本契約に基づく代金を一切支払っておりません。
つきましては、本書面到達後〇日以内（令和〇年〇月〇日まで）に、金〇〇円を下記の口座にお振込みいただきますよう催告いたします。
振込先：〇〇銀行 〇〇支店 普通預金 口座番号：〇〇 名義人：〇〇 〇〇
万一、上記期限までにご対応いただけない場合は、本契約を解除するとともに、損害賠償請求等の法的措置を講じることも検討せざるを得ませんので、予めご承知おきください。
以上
【備考】 本催告書は、内容証明郵便にて送付しております。
まとめ
内容証明テンプレートは、自分で作成することも可能です。この記事でご紹介した手順を参考に、ぜひ自分だけのテンプレートを作成してみてください。
内容証明郵便は、重要な書類であるため、作成には十分注意する必要があります。不安な場合は、弁護士などの専門家に相談することをおすすめします。
