内容証明書テンプレート

内容証明書のテンプレート作成ガイド：自分で作れる！書き方、必要な要素、注意点まとめ

内容証明書は、重要な書類を送付する際に、その内容、差出人、受取人、そして送付日を郵便局が証明してくれるサービスです。後々、言った言わないの水掛け論になるのを防ぎ、法的な証拠としても活用できます。

「内容証明書って難しそう…」と思われるかもしれませんが、実はテンプレートを活用すれば、意外と簡単に作成できます。この記事では、自分で内容証明書のテンプレートを作成するための、必要な要素、デザインのポイント、書き方の流れ、そして注意点を、例文付きでわかりやすく解説します。

1. 内容証明書とは？どんな時に使う？

内容証明書は、相手に確実に意思表示をしたい時や、重要な通知を送る際に利用します。具体的には、以下のような場面で役立ちます。

契約解除の通知: 契約内容に違反があった場合、契約を解除する意思を明確に伝える。
債務の履行請求: 相手が借金を返済しない場合に、返済を求める。
クーリングオフ: 特定の契約を解除する。
謝罪要求: 相手の行為によって損害を受けた場合に、謝罪を求める。
時効の中断: 債権の時効を中断させる。

2. 内容証明書テンプレート作成の基礎知識

2.1. 必要な要素一覧

内容証明書には、以下の要素が必須です。

差出人の住所・氏名: 誰が書いた内容証明書なのかを明確にする。
受取人の住所・氏名: 誰宛に送付するのかを明確にする。
タイトル: 内容証明書の内容を簡潔に表すタイトル。例：「契約解除通知書」「債務履行請求書」
本文: 伝えたい内容を具体的に記述する。日付、金額、具体的な状況などを正確に記述する。
日付: 内容証明書を作成した日付。
印鑑（または署名）: 差出人の意思表示を示す。

2.2. デザインのポイント

内容証明書は、形式が重要です。以下の点に注意してデザインしましょう。

文字数と行数: 1行20字以内、1枚26行以内（ただし、差出人・受取人の住所氏名などは含まない）。
用紙: 白色のA4サイズの用紙を使用。
フォント: 読みやすいフォント（明朝体やゴシック体）を使用。
体裁: 手書きではなく、ワープロソフト等で作成する。
コピー: 同じ内容のものを3通作成する（差出人保管用、郵便局保管用、受取人送付用）。

2.3. 書き方の流れ

目的を明確にする: 何を伝えたいのか、目的を明確にする。
事実関係を整理する: 具体的な事実関係を正確に把握する。
構成を考える: タイトル、挨拶、本文、結びの言葉、日付、署名などをどのように構成するか考える。
文章を作成する: 目的、事実関係、構成に基づき、文章を作成する。
校正する: 誤字脱字、表現の誤りなどをチェックする。

2.4. 使う場面

内容証明書は、上記で述べたような、相手に確実に意思表示をしたい重要な場面で使用します。

2.5. 注意点

表現: 感情的な表現は避け、客観的な事実に基づいて記述する。
法律: 法的な知識が必要な場合は、弁護士などの専門家に相談する。
コピー: 必ず同じ内容のものを3通作成する。
誤字脱字: 誤字脱字がないか、念入りにチェックする。
送付方法: 内容証明郵便として、郵便局から送付する。

3. 内容証明書テンプレート作成の実践的な手順

読者が自分でテンプレートを作成できるように、手順をステップ形式で解説します。

ステップ1：ワープロソフトを起動する

Microsoft WordやGoogleドキュメントなど、普段使用しているワープロソフトを起動します。

ステップ2：用紙サイズと余白を設定する

用紙サイズをA4に設定し、余白を上下左右に3cm程度設定します。

ステップ3：ヘッダーとフッターを設定する

必要に応じて、ヘッダーに会社名やロゴなどを挿入し、フッターにページ番号を挿入します。

ステップ4：内容証明書の項目を入力する

以下の項目を順番に入力していきます。

差出人の住所・氏名: 自分の住所と氏名を正確に記述します。
受取人の住所・氏名: 相手の住所と氏名を正確に記述します。
タイトル: 内容証明書の内容を簡潔に表すタイトルを入力します。（例：契約解除通知書）
本文: 伝えたい内容を具体的に記述します。日付、金額、具体的な状況などを正確に記述します。
日付: 内容証明書を作成した日付を入力します。
印鑑（または署名）: 自分の印鑑を押印するか、署名します。

ステップ5：体裁を整える

文字数や行数、フォント、レイアウトなどを調整し、全体的な体裁を整えます。

ステップ6：校正する

誤字脱字、表現の誤りなどをチェックし、必要に応じて修正します。

ステップ7：印刷する

内容証明書を3通印刷します。

4. 内容証明書テンプレートサンプル：契約解除通知書

以下に、契約解除通知書のサンプルテンプレートを掲載します。

■ サンプルテンプレート（内容証明書テンプレートの例）

【タイトル】契約解除通知書

【項目1】 受取人 ○○株式会社　御担当者様

【項目2】 差出人 〒○○○-○○○○ ○○県○○市○○町○○番地 ○○　○○

【項目3】 通知内容 貴社との間で締結した、〇〇契約（契約日：〇〇年〇〇月〇〇日）を、本書面をもって解除いたします。理由は、貴社が契約内容に違反し、〇〇という事実が認められるためです。（違反内容を具体的に記載）つきましては、〇〇日までにご対応をお願いいたします。（対応期限や内容を記載）期日までにご対応いただけない場合は、法的措置を検討いたします。

【備考】本通知書は、内容証明郵便にて送付いたします。

5. まとめ：テンプレートを活用してスムーズな意思表示を

内容証明書は、重要な意思表示をするための有効な手段です。テンプレートを上手に活用することで、複雑な手続きもスムーズに進めることができます。この記事を参考に、ぜひ自分で内容証明書を作成してみてください。もし不安な場合は、専門家への相談も検討しましょう。