内容証明テンプレート無料！自分で作る方法を徹底解説【例文付き】
内容証明郵便、ちょっと難しそう…と感じていませんか？でも大丈夫！実は、自分で簡単にテンプレートを作って、必要な時にすぐ使えるように準備できるんです。今回は、内容証明郵便のテンプレートを無料で作成する方法を、わかりやすくステップ形式で解説します。テンプレートがあれば、いざという時も慌てずに対応できますよ！
なぜ内容証明テンプレートが必要なの？
内容証明郵便は、相手に何かを伝え、その内容と日付を公的に証明できる郵便です。重要な契約解除通知や、未払い金の請求などに使われます。テンプレートがあれば、書式を調べたり、一から文章を考えたりする手間が省け、スムーズに手続きを進められます。
内容証明テンプレートの作り方：必要な要素とデザイン
テンプレートを作る上で、まず必要な要素を洗い出しましょう。
必要な要素一覧:
- 宛名: 相手の氏名（会社名）と住所を正確に記載します。
- 差出人: 自分の氏名と住所を記載します。
- 件名: 何についての通知かを簡潔に記載します。（例：〇〇契約解除通知）
- 本文: 伝えたい内容を具体的に、かつ明確に記載します。日付、金額、理由などを具体的に書きましょう。
- 日付: 発送日を記載します。
- 作成通数: 内容証明は3通作成する必要があります。
デザインのポイント:
- 読みやすさ: フォントは明朝体やゴシック体などの見やすいものを選び、文字サイズも適切に設定しましょう。
- 簡潔さ: 余計な装飾は避け、シンプルで分かりやすいレイアウトを心がけましょう。
- 誤字脱字チェック: 誤字脱字がないか、丁寧に確認しましょう。
内容証明テンプレートの書き方の流れ
- 宛先と差出人を記載: 相手の氏名（会社名）と住所、自分の氏名と住所を正確に記載します。
- 件名を記載: 通知の内容を簡潔に示します。
- 本文を作成: 伝えたい内容を明確に記載します。事実関係を正確に記載し、感情的な表現は避けましょう。
- 日付を記載: 実際に発送する日付を記載します。
- 作成通数を記載: 内容証明は3通必要です。
内容証明テンプレートを使う場面
- 契約解除通知: 契約を解除する場合。
- 未払い金の請求: 相手が金銭を支払わない場合。
- 損害賠償請求: 相手の行為によって損害を受けた場合。
- クーリングオフ通知: クーリングオフ制度を利用する場合。
内容証明テンプレート作成時の注意点
- 文字数と行数: 1行20字以内、1枚26行以内というルールがあります。このルールを守らないと、内容証明として認められない場合があります。
- 言葉遣い: 丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 証拠となる情報の保管: 内容証明を送った証拠として、控えを必ず保管しておきましょう。また、配達証明も利用すると、相手に確実に配達されたことを証明できます。
- 法的知識: 内容証明を送る前に、弁護士や司法書士などの専門家に相談することをおすすめします。
実践的な手順：内容証明テンプレート作成ステップ
ステップ1：テキストエディタを開く
WordやPagesなどのワープロソフト、またはメモ帳などのテキストエディタを開きましょう。
ステップ2：必要な要素を書き出す
上記の「必要な要素一覧」を参考に、必要な項目を書き出します。
ステップ3：テンプレートのレイアウトを整える
フォントや文字サイズを設定し、読みやすいレイアウトになるように調整します。
ステップ4：本文を作成する
伝えたい内容を具体的に、かつ明確に記載します。例文を参考に、自分の状況に合わせて文章を修正しましょう。
ステップ5：誤字脱字チェックを行う
誤字脱字がないか、丁寧に確認しましょう。
ステップ6：印刷して3通作成する
同じ内容のものを3通印刷します。
サンプルテンプレート（契約解除通知の例）
■ サンプルテンプレート（内容 証明 テンプレート 無料 の例） 【タイトル】 〇〇契約解除通知書
【宛名】 〇〇株式会社 代表取締役 〇〇 〇〇様 〇〇県〇〇市〇〇町〇〇番地
【差出人】 〇〇 〇〇 〇〇県〇〇市〇〇町〇〇番地
【件名】 〇〇契約解除に関する通知
【本文】 拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。 さて、私〇〇 〇〇は、貴社との間で締結いたしました〇〇契約（以下「本契約」といいます。）を、本書面をもって解除いたします。 本契約の解除理由は、貴社が〇〇について違反したためであります。 つきましては、本契約解除に伴い、貴社に対し、〇〇円の損害賠償を請求いたします。 敬具
【日付】 令和〇年〇月〇日
【作成通数】 ３通
【備考】 本契約解除通知書は、内容証明郵便にて送付いたします。
まとめ
内容証明郵便のテンプレートを自分で作成するのは、意外と簡単だということがお分かりいただけたでしょうか？ 今回紹介した手順を参考に、ぜひ自分に合ったテンプレートを作成してみてください。もし不安な場合は、専門家に相談することをおすすめします。テンプレートを活用して、いざという時も冷静に対応できるように準備しておきましょう！
