FAX送付状テンプレート（Word）の作り方：もう困らない！初心者でも簡単作成ガイド
FAX送付状、毎回作るのが面倒ではありませんか？Wordでオリジナルのテンプレートを作っておけば、作業効率が格段にアップ！この記事では、初心者さんでも簡単に作れるFAX送付状テンプレートの作り方を、必要な要素からデザインのポイント、実際の作成手順まで、徹底的に解説します。もうFAX送付状で時間を無駄にするのは終わりにしましょう！
なぜFAX送付状が必要なの？
FAX送付状は、相手に「誰から」「何の書類が」「何枚」送られてきたかを伝える重要な役割を果たします。単に書類を送るだけでなく、ビジネスマナーとしても重要視されており、丁寧な印象を与えることで、その後のやり取りもスムーズに進むことがあります。
FAX送付状テンプレートに必要な要素
テンプレート作成前に、必要な要素を確認しておきましょう。以下の項目は必須です。
- 送信日: FAXを送信した日付。
- 送信者情報: 会社名、部署名、氏名、電話番号、FAX番号。
- 宛先情報: 会社名、部署名、担当者名。
- 件名: 送信する書類の内容を簡潔に記述。
- 本文: 簡単な挨拶と、送付する書類の説明。
- 合計枚数: 送信する書類の合計枚数。
- 備考: 特記事項があれば記載（例：至急、ご担当者様へ回付くださいなど）。
デザインのポイント：見やすく、伝わりやすく
FAXは白黒で送信されることが多いので、カラフルなデザインは避けるのが無難です。シンプルで、視認性の高いデザインを心がけましょう。
- フォント: 読みやすいゴシック体や明朝体を使用。
- 罫線: 必要に応じて罫線を使用し、項目を区切る。
- 余白: 適度な余白を設け、見やすくする。
- ロゴ: 会社のロゴを入れると、より丁寧な印象に。
書き方の流れ：失礼のない文章を
テンプレートに記述する文章は、丁寧かつ簡潔に。
- 宛先: 敬称を忘れずに（○○株式会社 御担当者様 など）。
- 挨拶: 「いつもお世話になっております。」など、簡単な挨拶を添える。
- 目的: 送付する書類の内容を簡潔に記述（「○○の件につきまして、資料を送付いたします。」など）。
- 枚数: 送付する書類の合計枚数を明記。
- 結び: 「お忙しいところ恐縮ですが、ご確認よろしくお願いいたします。」など。
- 送信者情報: 会社名、部署名、氏名などを記載。
使う場面：様々な状況に対応できるように
業種や職種によって、FAXを送る目的や内容も様々です。複数のテンプレートを用意しておくと、状況に応じて使い分けができます。
- 請求書送付: 請求書を送付する際のテンプレート。
- 注文書送付: 注文書を送付する際のテンプレート。
- 見積書送付: 見積書を送付する際のテンプレート。
- 資料送付: 会議資料や商品資料などを送付する際のテンプレート。
注意点：誤字脱字、情報漏洩に注意
FAX送付状は、企業の顔とも言えます。誤字脱字がないか、送信前に必ず確認しましょう。また、FAX番号の入力間違いによる情報漏洩にも十分に注意が必要です。
実践的な手順：WordでFAX送付状テンプレートを作成！
さあ、実際にWordを使ってFAX送付状テンプレートを作ってみましょう！
ステップ1: Wordを起動し、新規ドキュメントを開く
Wordを起動し、「新しいドキュメント」を選択します。
ステップ2: 用紙サイズを設定
「レイアウト」タブから「サイズ」を選択し、「A4」を選択します。
ステップ3: ヘッダー/フッターを設定
必要に応じて、ヘッダーやフッターに会社名やページ番号などを挿入します。
ステップ4: 表を作成
「挿入」タブから「表」を選択し、必要な項目数に合わせて表を作成します。
ステップ5: 項目を入力
表の中に、必要な項目（送信日、送信者情報、宛先情報、件名、本文、合計枚数、備考）を入力します。
ステップ6: デザインを調整
フォントの種類やサイズ、罫線の種類などを調整し、見やすいデザインにします。
ステップ7: ロゴを挿入
必要に応じて、会社のロゴを挿入します。
ステップ8: 保存
「ファイル」タブから「名前を付けて保存」を選択し、テンプレートとして保存します。ファイルの種類を「Wordテンプレート (*.dotx)」にすると、次回から簡単にテンプレートとして利用できます。
サンプルテンプレート：今すぐ使える！
■ サンプルテンプレート（FAX送付状テンプレート Word の例）
【タイトル】 FAX送付状
【項目1】 送信日：2024年○月○日
【項目2】 送信者： 株式会社○○ △△部 □□ □□ TEL：03-XXXX-XXXX FAX：03-YYYY-YYYY
【項目3】 宛先： 株式会社◇◇ 担当 〇〇様
【項目4】 件名：○○に関する資料送付のご案内
【項目5】 本文： いつもお世話になっております。 標記の件につきまして、下記の資料を送付いたします。
【項目6】 合計枚数：○枚
【項目7】 備考： ご確認よろしくお願いいたします。
【備考】 上記の項目を参考に、必要に応じて項目を追加・変更してください。
まとめ：テンプレートを活用して業務効率をアップ！
WordでFAX送付状テンプレートを作成することで、毎回同じ情報を入力する手間を省き、業務効率を大幅に向上させることができます。今回ご紹介した手順を参考に、ぜひオリジナルのFAX送付状テンプレートを作成してみてください。
