fax 送付状テンプレート

FAX送付状テンプレートの作り方：ビジネスシーンで役立つ！簡単ステップでオリジナル作成

ビジネスシーンで頻繁に使うFAX送付状。毎回同じことを書くのは面倒ではありませんか？そんな時は、自分だけのオリジナルテンプレートを作って、業務効率をアップさせましょう！この記事では、FAX送付状テンプレートの作り方を分かりやすく解説します。必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れ、そして実際の作成手順まで、ステップバイステップでご紹介しますので、ぜひ最後まで読んで、自分にとって使いやすいテンプレートを作成してください。

1. FAX送付状テンプレートを作るメリット

なぜFAX送付状テンプレートを作る必要があるのでしょうか？主なメリットは以下の通りです。

時間短縮: 毎回同じ情報を入力する手間が省けます。
ミスの防止: テンプレート化することで、入力ミスを減らすことができます。
企業イメージの向上: 統一されたフォーマットで送付することで、企業の信頼感を高めることができます。
業務効率化: 部署や用途に合わせて複数のテンプレートを作成することで、より効率的に業務を進めることができます。

2. FAX送付状に必要な要素

FAX送付状には、相手にスムーズに情報伝達するために、いくつかの必須項目があります。

送信日: FAXを送信する日付を記載します。
宛先: 送信先の会社名、部署名、担当者名を正確に記載します。
送信元: 自分の会社名、部署名、氏名、電話番号、FAX番号を記載します。
件名: FAXの内容を簡潔に伝える件名を記載します。（例：〇〇に関する資料送付）
送信枚数: 送信するFAXの合計枚数を記載します。（送付状を含む）
本文: 簡単な挨拶とFAXの内容、連絡事項などを記載します。
緊急度: 必要に応じて、緊急度を記載します。（例：至急、重要）
備考: 特記事項があれば記載します。（例：〇〇様にご連絡ください）

3. デザインのポイント：見やすく、伝わりやすく

FAX送付状は、ただ情報を伝えるだけでなく、相手に好印象を与えることも大切です。

シンプルで見やすいデザイン: ごちゃごちゃした装飾は避け、シンプルで読みやすいデザインを心がけましょう。
フォントの選択: 明朝体よりもゴシック体の方が、FAXでは読みやすいとされています。
余白の確保: 適度な余白を設けることで、見やすさが向上します。
ロゴの挿入: 会社のロゴを挿入することで、企業イメージをアピールできます。（ただし、FAXの画質によっては見えにくくなる可能性があるので注意が必要です。）
罫線の活用: 罫線を使って項目を区切ることで、情報を整理しやすくなります。

4. FAX送付状の書き方の流れ

実際にFAX送付状を書く際の基本的な流れをご紹介します。

宛先情報の入力: 宛先の会社名、部署名、担当者名を正確に入力します。
送信元情報の入力: 自分の会社名、部署名、氏名、連絡先を入力します。
日付の入力: FAXを送信する日付を入力します。
件名の入力: FAXの内容を簡潔に伝える件名を入力します。
本文の作成: 挨拶、FAXの内容、連絡事項などを簡潔に記述します。
送信枚数の確認: 送信するFAXの合計枚数を確認し、記載します。
最終確認: 誤字脱字、記載漏れがないか、最終確認を行いましょう。

5. FAX送付状を使う場面

FAX送付状は、ビジネスシーンで様々な場面で使用されます。

見積書、請求書、納品書などの送付
契約書、申込書などの送付
会議資料、議事録などの送付
アンケート、調査依頼などの送付
その他、書類や資料の送付全般

6. FAX送付状を作成する際の注意点

FAX送付状を作成する際には、以下の点に注意しましょう。

正確な情報: 宛先、送信元、件名など、全ての情報を正確に入力しましょう。
誤字脱字のチェック: 送信する前に必ず誤字脱字がないか確認しましょう。
個人情報の保護: 個人情報を含むFAXを送信する際は、特に注意が必要です。
緊急時の対応: 至急の連絡が必要な場合は、電話などで事前に連絡しておきましょう。
機密情報の取り扱い: 機密情報を含むFAXは、誤送信に十分注意しましょう。

7. 実践！FAX送付状テンプレート作成ステップ

それでは、実際にFAX送付状テンプレートを作成してみましょう。ここでは、Microsoft Wordを使った作成方法をご紹介します。

ステップ1：Wordを起動し、新規文書を作成します。

ステップ2：ページ設定を行います。（余白、用紙サイズなど）

ステップ3：ヘッダーに会社ロゴを挿入します。（任意）

ステップ4：以下の項目を配置します。

送信日
宛先（会社名、部署名、担当者名）
送信元（会社名、部署名、氏名、電話番号、FAX番号）
件名
送信枚数
本文
緊急度（任意）
備考（任意）

ステップ5：各項目に罫線を追加します。（任意）

ステップ6：フォントやフォントサイズ、文字の色などを調整し、デザインを整えます。

ステップ7：テンプレートとして保存します。（ファイルの種類を「Wordテンプレート（*.dotx）」で保存）

これで、オリジナルのFAX送付状テンプレートが完成しました！

8. サンプルテンプレート：シンプルで使いやすい！

以下に、シンプルなFAX送付状テンプレートのサンプルを掲載します。ぜひ参考にしてみてください。

■ サンプルテンプレート（FAX送付状の例）

【タイトル】 FAX送付状

【送信日】 YYYY年MM月DD日

【宛先】会社名：○○株式会社部署名：○○部担当者名：○○様

【送信元】会社名：△△株式会社部署名：□□部氏名：□□ 電話番号：03-XXXX-XXXX FAX番号：03-YYYY-YYYY

【件名】〇〇に関する資料送付

【送信枚数】全〇枚（本状含む）

【本文】拝啓

時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、標記の件につきまして、下記の資料をお送りいたします。

ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。

敬具

【備考】ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

【備考】このテンプレートは、必要に応じて項目を追加したり、デザインを変更したりして、自由にカスタマイズしてください。

まとめ

この記事では、FAX送付状テンプレートの作り方について詳しく解説しました。テンプレートを作成することで、業務効率を大幅に向上させることができます。ぜひ、この記事を参考に、自分にとって使いやすいオリジナルテンプレートを作成してみてください。そして、日々のビジネスシーンで活用してください！