fax 送付 状 無料 テンプレート

FAX送付状無料テンプレート：作り方から使えるサンプルまで徹底解説！

ビジネスでFAXを使う機会はまだまだありますよね。そんな時、毎回同じように書くFAX送付状、実はテンプレートを使うと劇的に効率化できるんです！この記事では、FAX送付状の無料テンプレートの作り方を、必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れまで、わかりやすく解説します。テンプレートがあれば、送付状作成にかかる時間を大幅に短縮できますし、誤字脱字のリスクも減らせますよ！

なぜFAX送付状にテンプレートが必要なの？

FAX送付状は、相手に「誰から」「何が」「何枚」送られてきたのかを伝える重要な役割を担っています。しかし、毎回ゼロから書いていると、時間がかかりますし、記載漏れのリスクも伴います。テンプレートを使うことで、以下のメリットがあります。

• 時間の節約: 必要な情報をあらかじめ入力しておけるので、都度書き込む手間が省けます。
• 記載漏れの防止: 必要な項目が予め記載されているため、うっかり記入漏れを防ぎます。
• 統一感の保持: 部署や会社全体で同じテンプレートを使うことで、送付状のフォーマットを統一できます。
• ミス防止: 予め入力された情報があるため、記入ミスを減らせます。

FAX送付状テンプレートの作り方：必要な要素とデザインのポイント

まずは、FAX送付状に必要な要素を確認しましょう。

必要な要素一覧

• 送信日: FAXを送信する日付
• 送信者: 会社名、部署名、氏名、連絡先（電話番号、FAX番号、メールアドレス）
• 受信者: 会社名、部署名、氏名
• 件名: 送信する書類の内容
• 本文: 簡単な挨拶と、書類の内容や枚数に関する説明
• 合計枚数: 送信する書類の合計枚数
• 備考: 特記事項 (返信希望など)

デザインのポイント

• シンプルで見やすい: 情報が整理され、一目で内容が把握できるようにしましょう。
• フォント: 読みやすいフォントを選びましょう (例：MSゴシック、メイリオ)。
• レイアウト: 余白を適切に取り、情報を整理して配置しましょう。
• ロゴ: 会社や部署のロゴを入れると、よりプロフェッショナルな印象になります (任意)。

FAX送付状テンプレートの書き方の流れ

1. テンプレートの作成: 上記の必要な要素を参考に、WordやExcelなどでテンプレートを作成します。
2. 固定情報の入力: 会社名、部署名、電話番号など、毎回変わらない情報をあらかじめ入力しておきます。
3. 可変情報の入力: 送信日、受信者、件名、本文など、送信ごとに変わる情報を入力します。
4. 送信前の確認: 誤字脱字がないか、必要な情報がすべて記載されているかを確認します。

FAX送付状テンプレートを使う場面

FAX送付状テンプレートは、以下のような場面で役立ちます。

• 見積書、請求書、納品書などの書類を送付する際
• 契約書、企画書、報告書などの重要な書類を送付する際
• 社内文書、回覧、通知などを送付する際

FAX送付状テンプレートを使う際の注意点

• 個人情報の取り扱い: 受信者の情報を取り扱う際は、個人情報保護法を遵守しましょう。
• 誤送信の防止: FAX番号を間違えないように、送信前に必ず確認しましょう。
• セキュリティ: 機密情報を含む書類を送付する場合は、FAX番号を慎重に入力し、誤送信を防ぐ対策を講じましょう。

実践的な手順：ステップ形式でテンプレートを作ってみよう！

ここでは、Microsoft Wordを使ったFAX送付状テンプレートの作り方をステップ形式で解説します。

ステップ1：新規ドキュメントを開く

Wordを起動し、「白紙の文書」を選択して新しいドキュメントを開きます。

ステップ2：ヘッダー/フッターの設定（任意）

必要に応じて、ヘッダーまたはフッターに会社名やロゴなどを挿入します。

ステップ3：基本情報の入力

以下の情報を入力します。

• 送信日： [日付入力欄]
• 送信者：
  • 会社名： [会社名入力欄]
  • 部署名： [部署名入力欄]
  • 氏名： [氏名入力欄]
  • 電話番号： [電話番号入力欄]
  • FAX番号： [FAX番号入力欄]
  • メールアドレス： [メールアドレス入力欄]
• 受信者：
  • 会社名： [会社名入力欄]
  • 部署名： [部署名入力欄]
  • 氏名： [氏名入力欄]

ステップ4：件名と本文の入力

• 件名： [件名入力欄]
• 本文： [本文入力欄]

ステップ5：合計枚数と備考の入力

• 合計枚数： [合計枚数入力欄]
• 備考： [備考入力欄]

ステップ6：デザインの調整

フォントの種類やサイズ、行間などを調整して、見やすいデザインに仕上げます。

ステップ7：テンプレートとして保存

「ファイル」→「名前を付けて保存」を選択し、ファイルの種類を「Wordテンプレート(*.dotx)」にして保存します。

これで、オリジナルのFAX送付状テンプレートが完成しました！

サンプルテンプレート

■ サンプルテンプレート（FAX送付状 無料テンプレート の例）

【タイトル】 FAX送信状

【項目1】 送信日：[日付]

【項目2】 送信者：[会社名][部署名][氏名][電話番号][FAX番号]

【項目3】 受信者：[会社名][部署名][氏名]

【項目4】 件名：[書類名]

【項目5】 本文： いつもお世話になっております。 下記書類を送付いたします。 ご確認よろしくお願いいたします。

【項目6】 合計枚数：[枚数]枚

【項目7】 備考：[備考]

【備考】 ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

まとめ

FAX送付状のテンプレート作成は、一見手間がかかるように思えますが、一度作ってしまえば、その後の業務効率を大幅に向上させることができます。この記事を参考に、ぜひあなただけのオリジナルテンプレートを作成し、FAX業務を効率化してください！