fax 送信表テンプレート

FAX送信表テンプレート作成ガイド：見やすく、使いやすいテンプレートで業務効率UP！

FAX送信、まだ手書き？それはもったいない！テンプレートを使えば、毎回同じ情報を書く手間が省け、誤字脱字も防げます。この記事では、FAX送信表テンプレートの作り方を分かりやすく解説します。自分だけのオリジナルテンプレートを作成して、業務効率を大幅に向上させましょう！

1. なぜFAX送信表が必要なの？メリットを再確認

FAX送信表は、相手にFAXの内容を伝えるための「顔」のようなもの。きちんと情報を記載することで、相手にスムーズに内容を理解してもらい、誤送信を防ぐ効果もあります。

情報伝達の円滑化: 送信内容の概要や送信元を明示することで、相手はFAXの内容をすぐに把握できます。
誤送信の防止: 送信先の電話番号や宛名を記載することで、誤送信のリスクを減らすことができます。
業務効率の向上: 毎回同じ情報を手書きする必要がなくなり、時間と労力を節約できます。
企業の信頼性向上: きちんと整理されたFAX送信表は、相手にプロフェッショナルな印象を与え、企業の信頼性を高めます。

2. テンプレート作成前に準備！必要な要素を洗い出そう

FAX送信表に必要な要素は、送信する情報によって異なりますが、一般的に以下の項目は必須と言えるでしょう。

送信日: FAXを送信した日付。
送信者情報:
- 会社名
- 部署名
- 氏名
- 電話番号
- FAX番号
宛先情報:
- 会社名
- 部署名
- 氏名
- 電話番号
- FAX番号
件名: FAXの概要を簡潔に記載。
送信枚数: 送信するFAXの総枚数。
備考: 伝達事項や注意事項など。
緊急度: 緊急度の高い場合は「至急」と明記。

プラスα:

ロゴ: 会社のロゴを挿入することで、ブランディング効果を高められます。
機密区分: 機密性の高い情報を含む場合は、「機密」と明記。

3. 見やすいFAX送信表を作るためのデザインのポイント

いくら情報が正確でも、デザインが悪いと見づらく、相手に不快感を与えてしまう可能性があります。以下のポイントを押さえて、見やすいFAX送信表を作成しましょう。

フォント: 見やすいフォント（例: 明朝体、ゴシック体）を使用し、サイズを適切に調整する。
レイアウト: 情報を整理し、見やすいレイアウトにする。余白を適切に取り、行間を調整する。
罫線: 罫線を使用して、項目を区切り、情報を整理する。
色: 色を使いすぎない。重要な箇所のみに色を使い、強調する。
シンプルさ: シンプルで分かりやすいデザインを心がける。

4. FAX送信表の書き方の流れ：スムーズな情報伝達のために

FAX送信表は、情報を的確に伝えるためのツールです。以下の流れで記述することで、相手にスムーズに内容を理解してもらうことができます。

送信日: 当日、もしくは送信する日を正確に記載。
送信者情報: 会社名、部署名、氏名、電話番号、FAX番号を正確に記載。
宛先情報: 相手の会社名、部署名、氏名、電話番号、FAX番号を正確に記載。
件名: FAXの内容を簡潔に記載。例：「〇〇に関する資料送付」、「〇〇のご案内」
送信枚数: 送信するFAXの総枚数を記載。
備考: 伝達事項や注意事項などを記載。例：「〇〇様にご連絡ください」、「至急ご確認ください」
緊急度: 緊急度の高い場合は「至急」と明記。

5. FAX送信表を使う場面：ビジネスシーンで大活躍！

FAX送信表は、ビジネスシーンの様々な場面で活用できます。

契約書や請求書の送付: 重要な書類を送付する際に、誤送信を防ぎ、内容を明確に伝えることができます。
見積書や提案書の送付: 見積書や提案書の内容を簡潔に伝え、相手の理解を助けます。
社内連絡: 社内での情報共有をスムーズに行うことができます。
顧客への情報提供: 新商品やキャンペーンの情報を顧客に提供する際に活用できます。

6. 作成時の注意点：間違いを防ぐために

FAX送信表を作成する際には、以下の点に注意しましょう。

情報の正確性: 会社名、電話番号、FAX番号など、すべての情報を正確に記載する。
フォントの選択: 見やすいフォントを選択し、サイズを適切に調整する。
レイアウト: 情報が整理され、見やすいレイアウトにする。
誤字脱字のチェック: 送信する前に、誤字脱字がないか確認する。
個人情報の取り扱い: 個人情報を含む場合は、適切なセキュリティ対策を講じる。

7. テンプレート作成実践！ステップ形式で解説

ここでは、Microsoft Wordを使って、FAX送信表テンプレートを作成する手順を解説します。

ステップ1: Wordを起動し、「白紙の文書」を選択します。

ステップ2: 用紙サイズをA4に設定します。（「レイアウト」タブ → 「サイズ」 → 「A4」）

ステップ3: 表を作成します。（「挿入」タブ → 「表」 → 適切なサイズの表を作成）

ステップ4: 表に項目を入力します。（「送信日」、「送信者情報」、「宛先情報」、「件名」、「送信枚数」、「備考」など）

ステップ5: フォントの種類やサイズ、罫線の種類を調整し、見やすいデザインに仕上げます。

ステップ6: 会社名やロゴなどを挿入します。

ステップ7: 完成したテンプレートを保存します。（「ファイル」 → 「名前を付けて保存」 → ファイルの種類を「Wordテンプレート」に設定し、保存）

これで、オリジナルのFAX送信表テンプレートが完成しました！

8. サンプルテンプレート：FAX送信表テンプレートの例

■ サンプルテンプレート（FAX送信表テンプレートの例）

【タイトル】 FAX送信表

【送信日】 ○○○○年○○月○○日

【送信者】会社名：○○○○ 部署名：○○○○ 氏名：○○○○ 電話番号：○○○○ FAX番号：○○○○

【宛先】会社名：○○○○ 部署名：○○○○ 氏名：○○○○ 電話番号：○○○○ FAX番号：○○○○

【件名】 ○○○○

【送信枚数】 ○○枚（本文 ○○枚）

【備考】必要に応じて文章や注意点を追加

※ このテンプレートは例ですので、必要に応じて項目を追加・修正してください。

まとめ

FAX送信表テンプレートを作成することで、業務効率が向上し、誤送信のリスクを減らすことができます。ぜひこの記事を参考に、自分だけのオリジナルテンプレートを作成し、快適なFAXライフを送りましょう！