FAX送信状テンプレート作成ガイド：もう困らない！場面別テンプレートと作り方
FAX送信状、ビジネスシーンで意外と使う機会が多いですよね。でも、毎回ゼロから書くのは面倒…。そんなあなたのために、この記事ではFAX送信状のテンプレートの作り方を徹底解説！ 必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れ、さらに場面別のサンプルテンプレートまで、まるっとご紹介します。これを読めば、あなたも簡単にFAX送信状のテンプレートを作成できるようになりますよ！
なぜFAX送信状が必要なの？
FAX送信状は、単にFAXを送るだけでなく、相手への挨拶や情報伝達の役割も担っています。
- 丁寧な印象を与える: FAX送信状があることで、相手に丁寧な印象を与え、ビジネス関係を円滑にします。
- 情報伝達の効率化: 送信内容の概要や枚数を伝えることで、相手が内容を把握しやすくなります。
- 誤送信の防止: 宛先や送信者情報を明記することで、誤送信を防ぐことができます。
FAX送信状テンプレート作成の基礎知識
テンプレートを作る前に、必要な要素とデザインのポイントを押さえておきましょう。
必要な要素一覧
FAX送信状には、以下の要素を含めるのが一般的です。
- 送信日: FAXを送信する日付
- 送信者情報: 会社名、部署名、氏名、電話番号、FAX番号
- 宛先情報: 会社名、部署名、氏名
- 件名: 送信する内容の要約
- 本文: 挨拶、送信内容の説明、枚数、連絡事項など
- 備考: 必要に応じて追記事項
デザインのポイント
FAX送信状のデザインは、シンプルで見やすいことが重要です。
- フォント: 明朝体やゴシック体など、読みやすいフォントを使用
- 文字サイズ: 10.5pt～12pt程度が目安
- レイアウト: 情報を整理し、見やすいレイアウトにする
- 罫線・囲み: 必要に応じて罫線や囲みを使用し、情報を区別する
書き方の流れ
- 送信日、送信者情報、宛先情報を記載
- 件名を入力
- 挨拶文を入力（例：いつもお世話になっております。）
- 送信内容の説明を入力
- 合計枚数を記載
- 連絡事項があれば入力
- 結びの言葉を入力（例：よろしくお願いいたします。）
- 備考欄があれば入力
使う場面
FAX送信状は、ビジネスシーン全般で使用されます。
- 見積書・請求書の送付
- 契約書・申込書の送付
- 会議資料・報告書の送付
- 注文書・発注書の送付
- 社内文書の送付
注意点
- 誤字脱字に注意する: 送信する前に必ず内容を確認しましょう。
- 宛先情報を間違えない: 宛先情報を間違えると、誤送信につながります。
- 機密情報に注意する: 機密情報を含む場合は、FAXの取り扱いに注意しましょう。
実践的な手順：あなただけのオリジナルテンプレートを作ろう！
ここでは、実際にテンプレートを作る手順をステップ形式でご紹介します。
ステップ1：使用するソフトを選ぶ
Microsoft Word、Excel、Googleドキュメントなど、使い慣れたソフトを選びましょう。
ステップ2：必要な要素を配置
上記の「必要な要素一覧」を参考に、必要な要素をソフト上に配置していきます。
ステップ3：デザインを調整
フォント、文字サイズ、レイアウトなどを調整し、見やすいデザインに仕上げます。
ステップ4：サンプルテキストを入力
各項目にサンプルテキストを入力し、テンプレートの完成形をイメージします。
ステップ5：保存
完成したテンプレートを保存します。ファイル名は、「FAX送信状テンプレート」など、分かりやすい名前にしましょう。
サンプルテンプレート
ここでは、様々な場面で使えるFAX送信状のサンプルテンプレートをご紹介します。
■ サンプルテンプレート（見積書送付の例） 【タイトル】 FAX送信状（見積書送付）
【宛先】 株式会社〇〇 〇〇様
【送信者】 株式会社△△ 営業部 山田太郎 TEL：03-1234-5678 FAX：03-1234-5679
【日付】 2024年〇〇月〇〇日
【件名】 見積書送付のご案内
【本文】 いつもお世話になっております。 株式会社△△の山田です。
本日、下記の見積書をFAXにてお送りいたします。
- 見積書番号：No.〇〇〇
- 件名：〇〇〇〇
合計2枚です。
ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。
【備考】 ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
まとめ
FAX送信状のテンプレートがあれば、毎回ゼロから作成する手間を省き、効率的にFAXを送信することができます。この記事を参考に、あなただけのオリジナルテンプレートを作成し、ぜひ活用してみてください。
