FAX送付状テンプレート無料！自分で作ってビジネス効率アップ！作り方も徹底解説
ビジネスでまだまだ活躍するFAX。送付状は、相手に失礼なく、スムーズに内容を伝えるための重要なツールです。でも、毎回イチから作成するのは面倒ですよね。そこで今回は、「FAX送付状テンプレート無料」をキーワードに、自分で簡単に作成できるテンプレートの作り方を徹底解説します！
FAX送付状テンプレートを作るメリット
なぜテンプレートを作るのが良いのでしょうか？ テンプレートを使うことで、以下のようなメリットがあります。
- 時間短縮: 毎回同じ情報を入力する手間が省けます。
- ミス防止: 記載漏れや誤字脱字のリスクを減らせます。
- 統一感: 会社のイメージを統一し、信頼感を高めます。
- コスト削減: 毎回印刷する手間を減らせます。
FAX送付状テンプレートの作り方：必要な要素とデザイン
まずは、テンプレートに必要な要素とデザインのポイントを見ていきましょう。
必要な要素一覧
- 日付: 送信日を記載します。
- 宛先: 送信先の会社名、部署名、担当者名を記載します。（敬称は「様」または「殿」を使用）
- 送信元: 自分の会社名、部署名、氏名、連絡先（電話番号、FAX番号）を記載します。
- 件名: どのような書類を送るのか簡潔に記載します。（例：〇〇に関する資料送付のご案内）
- 本文: 簡単な挨拶、送付物の内容、枚数、連絡事項などを記載します。
- 備考: 必要に応じて追記事項を記載します。（例：ご不明な点がございましたらご連絡ください）
- 署名: 自分の氏名を記載します。
- 送付枚数: 全体の送付枚数を記載します。
デザインのポイント
- シンプルで見やすい: 情報が整理され、相手に伝わりやすいデザインを心がけましょう。
- フォント: 明朝体やゴシック体など、ビジネスシーンに適したフォントを選びましょう。
- 余白: 適度な余白を設けることで、読みやすさが向上します。
- ロゴ: 会社のロゴを入れることで、統一感を出すことができます。
- 罫線: 必要に応じて罫線を使用し、情報を区切りましょう。
FAX送付状テンプレートの書き方の流れ
テンプレートを作るにあたって、書き方の流れを把握しておきましょう。
- 日付の入力: 送信日を入力します。
- 宛先の入力: 送信先の情報を入力します。
- 送信元の入力: 自分の情報を入力します。
- 件名の入力: 送信内容の要約を入力します。
- 本文の作成: 挨拶、送付物の内容、枚数、連絡事項などを記載します。
- 備考の入力: 必要に応じて追記事項を入力します。
- 署名: 自分の氏名を記載します。
- 送付枚数の入力: 全体の送付枚数を入力します。
- 印刷またはPDF保存: 作成したテンプレートを印刷するか、PDF形式で保存します。
FAX送付状テンプレートを使う場面
- 請求書の送付: 請求書と一緒に送付することで、相手に丁寧な印象を与えます。
- 見積書の送付: 見積書の内容を補足する情報を記載することができます。
- 契約書の送付: 契約内容の確認を促すことができます。
- 資料の送付: 資料の内容や目的を伝えることができます。
- アンケートの送付: アンケートへの協力をお願いすることができます。
FAX送付状テンプレート作成の注意点
- 誤字脱字のチェック: 送信前に必ず誤字脱字がないか確認しましょう。
- 宛先の確認: 宛先の会社名、部署名、担当者名が正しいか確認しましょう。
- 個人情報の保護: 個人情報を取り扱う場合は、セキュリティに配慮しましょう。
- 最新情報の記載: 常に最新の情報が記載されているか確認しましょう。
- 送信前の確認: 送信する前に、内容に間違いがないか再度確認しましょう。
実践的な手順：ステップ形式で解説
ここでは、実際にテンプレートを作成する手順をステップ形式で解説します。
ステップ1：使用するソフトを選ぶ
- Word、Excelなどのオフィスソフト
- Googleドキュメント、Googleスプレッドシートなどの無料オンラインツール
ステップ2：レイアウトを決める
- 上記の「必要な要素」を参考に、各項目の配置を決めます。
- 見やすいように、フォントや余白を調整します。
ステップ3：各項目を入力
- 固定で入力できる項目（会社名、住所、電話番号など）を入力します。
- 日付、宛先、件名などは空欄にして、毎回入力するようにします。
ステップ4：保存する
- Wordなどの場合、テンプレート形式（.dotxなど）で保存すると、編集時に上書き保存を防ぐことができます。
- PDF形式で保存しておくと、印刷時にレイアウトが崩れるのを防ぐことができます。
サンプルテンプレート
■ サンプルテンプレート（FAX送付状テンプレート無料 の例）
【タイトル】 FAX送付状
【項目1】 日付：2024年○月○日
【項目2】 宛先：株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様
【項目3】 送信元：株式会社△△ □□部 山田太郎 電話番号：03-XXXX-XXXX FAX番号：03-YYYY-YYYY
【項目4】 件名：【〇〇に関する資料送付のご案内】
【項目5】 本文： 拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、標記の件につきまして、下記の資料をお送りいたします。
- 〇〇資料 〇枚
ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。
敬具
【項目6】 備考： ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
【項目7】 署名：山田太郎
【項目8】 送付枚数：〇枚（本状含む）
【備考】 上記はあくまで一例です。必要に応じて項目を追加したり、文章を修正したりしてください。
まとめ
FAX送付状テンプレートを自分で作成することで、業務効率が大幅に向上します。今回ご紹介した作り方を参考に、自社に合ったオリジナルのテンプレートを作成し、ビジネスをスムーズに進めていきましょう！
