FAX送付状テンプレート（Excel）：簡単作成ガイドと無料サンプル付き！
ビジネスシーンでまだまだ活躍するFAX。送付状は、相手に失礼なく情報を伝えるための大切なツールです。今回は、Excelを使って簡単に、しかも見やすいFAX送付状テンプレートを作る方法を解説します。無料で使えるサンプルもご用意しましたので、ぜひ活用してくださいね！
なぜFAX送付状が必要なの？
FAXを送る際、送付状を添付することで、相手に以下の情報を明確に伝えられます。
- 誰から送られてきたか: 会社名、部署名、担当者名を明記することで、相手は誰からのFAXかすぐに把握できます。
- 何を送ったのか: 送信枚数や内容を記載することで、相手は不足がないか確認できます。
- 連絡先: 問い合わせ先を明記することで、相手からの連絡をスムーズに受けられます。
- 目的: FAXを送る目的を簡単に伝えることで、相手はFAXの内容を理解しやすくなります。
これらの情報を伝えることで、相手への配慮を示し、スムーズなコミュニケーションを促進することができます。
FAX送付状テンプレートの作り方
ExcelでFAX送付状テンプレートを作るのは意外と簡単です。必要な要素とデザインのポイントを押さえれば、誰でもオリジナルのテンプレートを作成できます。
必要な要素
FAX送付状に必要な要素は以下の通りです。
- 送信日: FAXを送信する日付。
- 宛先: 相手の会社名、部署名、担当者名。
- 差出人: 自分の会社名、部署名、担当者名、電話番号、FAX番号、メールアドレス。
- 件名: FAXの内容を簡潔に表す件名。
- 本文: 簡単な挨拶と、FAXを送る目的。
- 送信枚数: 送信する合計枚数。
- 備考: 連絡事項や特記事項。
デザインのポイント
- 見やすさ: フォントサイズや行間を適切に設定し、見やすいレイアウトを心がけましょう。
- シンプルさ: 情報が整理されていて、一目で内容が把握できるシンプルなデザインがおすすめです。
- 統一感: 会社名やロゴなどを入れる場合は、全体のデザインと統一感を持たせましょう。
- 印刷対応: 白黒印刷でも見やすいように、色使いに注意しましょう。
書き方の流れ
- 宛先情報の入力: 相手の会社名、部署名、担当者名を入力します。
- 差出人情報の入力: 自分の会社名、部署名、担当者名、連絡先を入力します。
- 件名の入力: FAXの内容を簡潔に表す件名を入力します。
- 本文の入力: 簡単な挨拶と、FAXを送る目的を入力します。
- 送信枚数の入力: 送信する合計枚数を入力します。
- 備考の入力: 連絡事項や特記事項を入力します。
使う場面
FAX送付状は、以下のような場面で活用できます。
- 見積書、請求書、注文書などのビジネス文書を送付する際。
- 契約書、申込書などの重要な書類を送付する際。
- 会議資料、企画書などの情報を共有する際。
注意点
- 誤字脱字: 送信前に必ず誤字脱字がないか確認しましょう。
- 個人情報: 個人情報を含むFAXを送る場合は、情報漏洩に注意しましょう。
- 送信ミス: 送信先を間違えないように、送信前に必ず確認しましょう。
実践的な手順：ExcelでFAX送付状テンプレートを作成！
ここでは、実際にExcelを使ってFAX送付状テンプレートを作成する手順をステップ形式で解説します。
ステップ1：Excelを起動し、新規ワークシートを開く
まず、Excelを起動し、新しいワークシートを開きます。
ステップ2：必要な項目を入力する
セルに「送信日」「宛先」「差出人」「件名」「本文」「送信枚数」「備考」などの項目を入力します。
ステップ3：書式設定を行う
フォントの種類、サイズ、色、罫線などを設定して、見やすいように書式設定を行います。特に重要な項目は、太字にするなど強調すると効果的です。
ステップ4：入力規則を設定する（任意）
日付や送信枚数など、入力する値が決まっている項目には、入力規則を設定することで、入力ミスを防ぐことができます。
ステップ5：印刷範囲を設定する
印刷する範囲を設定し、印刷プレビューで確認します。
ステップ6：テンプレートを保存する
完成したテンプレートを「名前を付けて保存」でExcelテンプレート（.xltx）形式で保存します。
サンプルテンプレート
■ サンプルテンプレート（fax 送付 状 テンプレート excel の例）
【タイトル】 FAX送付状
【項目1】 送信日：2024年〇月〇日
【項目2】 宛先：〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様
【項目3】 差出人：△△株式会社 □□部 担当：〇〇 電話番号：03-1234-5678 FAX番号：03-9876-5432
【項目4】 件名：【重要】〇〇に関するご案内
【項目5】 本文： 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、標記の件につきまして、下記資料をお送りいたします。 ご確認いただけますよう、よろしくお願い申し上げます。
敬具
【項目6】 送信枚数：〇枚（内、送付状1枚）
【項目7】 備考：〇〇について、〇〇までにご連絡ください。
【備考】 このテンプレートはあくまで一例です。必要に応じて項目を追加したり、修正したりして、使いやすいようにカスタマイズしてください。 送信する前に、宛先や送信内容に誤りがないか、必ず確認しましょう。 特に緊急性の高い連絡の場合は、FAX送信後に電話で連絡を入れることをおすすめします。
このガイドを参考に、ぜひあなただけのオリジナルFAX送付状テンプレートを作成してみてください。業務効率アップに繋がるはずです！
