顛末書テンプレート word

顛末書テンプレート(Word)作成ガイド：初心者でも簡単！【無料サンプル付き】

顛末書って、なんだか難しそう…そう思っていませんか？確かに、ミスやトラブルの内容を正確に報告する書類なので、きちんと書く必要があります。でも、難しく考える必要はありません！ Wordでテンプレートを作ってしまえば、いざという時も焦らずに、スムーズに作成できます。

この記事では、Wordを使った顛末書テンプレートの作り方を、初心者の方でも分かりやすく解説します。必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れまで、丁寧にステップ形式でご紹介。さらに、すぐに使える無料サンプルテンプレートもご用意しました。ぜひ、あなただけのオリジナルテンプレートを作って、万が一の事態に備えましょう！

なぜテンプレートが必要なの？

顛末書は、ミスやトラブルが発生した際に、その原因や経緯、今後の対策などを報告するための重要な書類です。テンプレートがあれば、以下のメリットがあります。

時間を節約できる: 毎回ゼロから書く手間が省けます。
記載漏れを防げる: 必要な項目があらかじめ揃っているので安心です。
書式が統一できる: 会社や部署内で統一された書式で作成できます。
精神的な負担を軽減できる: いざという時に焦らず、落ち着いて対応できます。

顛末書テンプレートの作り方：5つのステップ

ここでは、Wordを使った顛末書テンプレートの具体的な作り方を、5つのステップで解説します。

ステップ1：必要な要素を洗い出す

まず、顛末書に含めるべき要素をリストアップしましょう。一般的には、以下の項目が含まれます。

日付: 顛末書を作成した日付
宛名: 報告先の部署や担当者
所属・氏名: 報告者の所属部署と氏名
件名: 顛末書のタイトル（例：〇〇に関する顛末書）
発生日時: ミスやトラブルが発生した日時
発生場所: ミスやトラブルが発生した場所
状況: 発生した事象の詳細な説明
原因: ミスやトラブルの原因
対応: 発生した事象に対する応急処置や対応
今後の対策: 再発防止のための具体的な対策
備考: その他、特記事項

所属する会社や部署によって、必要な項目が異なる場合があります。事前に確認しておきましょう。

ステップ2：Wordで基本レイアウトを作成する

Wordを起動し、新規ドキュメントを開きます。

ヘッダー/フッターの設定: 用紙の上部（ヘッダー）に会社名やロゴ、下部（フッター）にページ番号などを挿入すると、よりフォーマルな印象になります。（必須ではありません）
表の作成: 必要な項目を整理するために、表を作成すると見やすくなります。「挿入」タブから「表」を選択し、必要な行数と列数を指定します。
項目の入力: 作成した表に、ステップ1でリストアップした項目を入力します。

ステップ3：デザインを整える

テンプレートのデザインは、見やすさだけでなく、企業のイメージにも影響します。以下のポイントを参考に、デザインを整えましょう。

フォント: 読みやすいゴシック体や明朝体を選びましょう。
文字サイズ: 本文は10.5pt～12pt程度が適切です。
行間: 適度な行間を設定することで、読みやすさが向上します。
罫線: 表の罫線を調整したり、色を付けたりすることで、見やすさを向上させることができます。ただし、派手な色は避け、落ち着いた色合いを選びましょう。
余白: 用紙の余白を適切に設定することで、全体的なバランスが良くなります。

ステップ4：書き方の流れを理解する

顛末書は、事実を正確に記述することが重要です。以下の流れを意識して書きましょう。

客観的な視点で記述する: 個人的な感情や憶測を避け、客観的な事実に基づいて記述します。
5W1Hを意識する: いつ (When)、どこで (Where)、誰が (Who)、何を (What)、なぜ (Why)、どのように (How) 発生したのかを明確に記述します。
簡潔に記述する: 長文にならないように、簡潔で分かりやすい文章を心がけましょう。
正確な情報を記述する: 誤った情報や曖昧な表現は避け、正確な情報を記述します。
再発防止策を明確にする: 今後の対策を具体的に記述することで、再発防止への意識を示すことができます。

ステップ5：保存する

作成したテンプレートをWord形式（.docx）で保存します。ファイル名は、「顛末書テンプレート（〇〇用）」など、分かりやすい名前を付けておくと良いでしょう。

顛末書を使う場面

顛末書は、以下のような場面で使用されます。

業務上のミス: 誤発注、誤請求、納期遅延など
社内でのトラブル: 従業員間のトラブル、設備故障など
顧客からのクレーム: 商品やサービスに関するクレーム
情報漏洩: 個人情報や機密情報の漏洩
事故: 労働災害、交通事故など

顛末書作成時の注意点

顛末書を作成する際には、以下の点に注意しましょう。

事実を隠蔽しない: 事実を隠蔽したり、責任を回避したりすることは、更なる問題を引き起こす可能性があります。
感情的な表現を避ける: 感情的な表現は避け、客観的な視点で記述しましょう。
責任の所在を明確にする: 誰に責任があるのかを明確に記述しましょう。
上司や関係者に相談する: 必要に応じて、上司や関係者に相談し、適切な指示を受けましょう。
個人情報保護に配慮する: 個人情報を含む場合は、個人情報保護法を遵守し、適切な措置を講じましょう。

■ サンプルテンプレート（顛末書テンプレート Word の例）

【タイトル】 顛末書（〇〇に関する報告）

【宛名】 〇〇部長

【所属・氏名】 〇〇部〇〇課〇〇〇〇

【日付】 2023年10月27日

【件名】 〇〇システムにおけるデータ入力ミスに関する顛末書

【発生日時】 2023年10月26日 14時30分頃

【発生場所】 〇〇部〇〇課

【状況】 〇〇システムへのデータ入力作業において、顧客情報の一部に誤りがあることが判明いたしました。具体的には、〇〇株式会社の住所の番地を誤って入力しておりました。

【原因】 原因としましては、データ入力時の確認不足が挙げられます。入力作業を行う際、複数人でダブルチェックを行う体制となっておりましたが、担当者の〇〇が体調不良により欠席していたため、チェック体制が不十分となっておりました。

【対応】 誤った情報については、直ちに修正いたしました。また、〇〇株式会社へ電話にて謝罪し、事情を説明いたしました。〇〇株式会社からは、今回の件に関してご寛容なご対応をいただき、現在、大きな問題には発展しておりません。

【今後の対策】 今後は、担当者が欠席する場合でも、必ず複数人でダブルチェックを行う体制を維持いたします。また、データ入力作業に関するマニュアルを見直し、より分かりやすく、誤りの少ない手順を明示いたします。さらに、定期的な研修を実施し、入力担当者のスキルアップを図ってまいります。

【備考】 今回の件に関しまして、ご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。今後は、このような事態が発生しないよう、再発防止に努めてまいります。

※ このテンプレートはあくまでサンプルです。状況に合わせて項目を追加したり、内容を修正したりしてください。

まとめ

Wordを使った顛末書テンプレートの作り方を解説しました。テンプレートを作成することで、いざという時に迅速かつ正確に対応できます。この記事を参考に、ぜひあなただけのオリジナルテンプレートを作成してみてください。