顛末書テンプレート無料エクセル

顛末書テンプレート無料エクセル：簡単作成！状況に合わせたテンプレートの作り方

「顛末書って、どんな風に書けばいいの？」「エクセルで簡単に作れるテンプレートが欲しい！」そんな悩みを抱えている方もいるのではないでしょうか。この記事では、顛末書を初めて書く方でも、エクセルを使って簡単に、しかも無料でテンプレートを作成できる方法をわかりやすく解説します。状況に合わせたテンプレートを作成し、スムーズに顛末書を作成できるように、ぜひ参考にしてくださいね！

顛末書テンプレートの作り方：必要な要素とデザインのポイント

まずは、顛末書テンプレートを作成する上で、必要な要素とデザインのポイントを確認しましょう。

顛末書に必要な要素一覧

日付: 顛末書を作成した日付を記載します。
所属・氏名: 報告者の所属部署と氏名を記載します。
件名: 顛末書の概要を示すタイトルを記載します。（例：〇〇に関する顛末報告）
発生日時・場所: 問題が発生した日時と場所を具体的に記載します。
経緯: 問題が発生した状況を詳細に、客観的に記載します。
原因: 問題が発生した原因を分析し、記載します。
処置: 問題発生後にとった対応を具体的に記載します。
今後の対策: 今後、同様の問題が発生しないようにするための対策を記載します。
反省点: 今回の問題を通じて得られた反省点を記載します。
署名・捺印: 報告者の署名と捺印を行います。

デザインのポイント

見やすさ重視: シンプルで見やすいデザインを心がけましょう。フォントはゴシック体や明朝体など、読みやすいものを選びます。
統一感: 色使いは控えめにし、全体的に統一感のあるデザインにしましょう。
罫線: 表形式にする場合は、罫線を使って項目を区切ると見やすくなります。
余白: 適度な余白を設けることで、文章が読みやすくなります。

顛末書の書き方の流れと使う場面

顛末書は、何か問題が発生した際に、その経緯や原因、対策などを報告するための書類です。

書き方の流れ

事実を正確に記述: 5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）を意識し、客観的な事実を記述します。
主観的な意見は避ける: 個人的な感情や推測は避け、事実に基づいて記載します。
簡潔にまとめる: 長文にならないように、簡潔に、要点を絞って記載します。
誤字脱字のチェック: 提出前に必ず誤字脱字をチェックし、修正します。

使う場面

業務上のミス: 作業ミスや手違いなど、業務上で発生したミスを報告する際に使用します。
事故・トラブル: 事故やトラブルが発生した際に、その状況を報告するために使用します。
クレーム: 顧客からのクレーム内容とその対応について報告する際に使用します。
情報漏洩: 情報漏洩が発生した場合、その経緯と対策を報告するために使用します。

顛末書作成の注意点

隠蔽しない: 不都合な事実を隠蔽せず、正直に報告することが重要です。
責任の所在を明確にする: 誰が責任者であるかを明確に記載します。
再発防止策を具体的に示す: 今後、同様の問題が発生しないように、具体的な対策を示すことが重要です。

実践的な手順：エクセルで顛末書テンプレートを作成しよう！

それでは、実際にエクセルを使って顛末書テンプレートを作成する手順をステップ形式で解説します。

ステップ1: エクセルを開き、新規ファイルを作成

まず、エクセルを開き、新しいワークシートを作成します。

ステップ2: 必要な項目を入力

以下の項目をセルに入力します。

日付
所属
氏名
件名
発生日時
発生場所
経緯
原因
処置
今後の対策
反省点
署名・捺印

ステップ3: セルの書式設定

各項目のセル幅や高さを調整し、フォントの種類やサイズ、罫線などを設定します。

ステップ4: 見出しを設定

各項目の見出しとなるセルを太字にしたり、背景色を設定したりして、見やすくします。

ステップ5: 必要に応じて入力規則を設定

日付のセルには日付形式、氏名のセルには文字列形式など、入力規則を設定することで、入力ミスを防ぐことができます。

ステップ6: 保存

作成したテンプレートを「顛末書テンプレート.xlsx」などの名前で保存します。

サンプルテンプレート：業務ミスに関する顛末書

ここでは、業務ミスに関する顛末書のサンプルテンプレートをご紹介します。

■ サンプルテンプレート（顛末書テンプレート無料エクセルの例）【タイトル】業務ミスに関する顛末書

【項目1】日付：2024年10月27日

【項目2】所属：営業部

【項目3】氏名：山田太郎

【項目4】件名：〇〇案件における見積もり金額の誤りについて

【項目5】発生日時：2024年10月26日午後3時頃

【項目6】発生場所：営業部〇〇課

【項目7】経緯：〇〇株式会社への見積もり作成時、単価の入力ミスにより、見積もり金額が本来の金額より10万円低く提示されました。

【項目8】原因：見積もり作成時のダブルチェック体制の不備と、単価入力時の確認不足。

【項目9】処置：〇〇株式会社へ連絡し、事情を説明の上、正しい金額の見積もりを再提示しました。

【項目10】今後の対策：見積もり作成時のダブルチェック体制を徹底し、単価入力時の確認を徹底します。

【項目11】反省点：確認不足により、お客様にご迷惑をおかけしたことを深く反省しております。

【備考】この顛末書は、事実に基づき、客観的に記述したものです。

まとめ

この記事では、顛末書テンプレートの作り方について解説しました。エクセルを活用することで、誰でも簡単に、しかも無料でテンプレートを作成することができます。今回の記事を参考に、ぜひ自分に合ったテンプレートを作成し、スムーズに顛末書を作成してください。顛末書は、問題の解決と再発防止に繋がる重要な書類です。正確かつ丁寧に作成することで、信頼回復にも繋がるはずです。頑張ってください！