顛末書社外テンプレート

顛末書（社外向け）テンプレート作成ガイド：もう困らない！初めてでも安心

社外向けの顛末書、いざ書こうとすると「何を書けばいいんだ…？」「失礼のない書き方って？」と頭を抱えてしまうこと、ありますよね。でも大丈夫！この記事では、社外向けの顛末書をスムーズに作成するためのテンプレート作成方法を、わかりやすく解説します。必要な要素からデザインのポイント、具体的な手順まで、この記事を読めば、あなたも自信を持って顛末書を作成できるようになりますよ！

なぜ顛末書が必要なの？～社外向けの重要性

そもそも顛末書は、事故やトラブルが発生した際に、経緯や原因、今後の対策などを関係者に報告するための書類です。社外向けの顛末書は、取引先や顧客といった外部の相手に対して、誠意を持って状況を説明し、信頼関係を維持するために非常に重要な役割を果たします。

顛末書テンプレート作成の基本：必要な要素をチェック！

テンプレート作成を始める前に、まずは必要な要素を整理しましょう。

【顛末書に必要な要素一覧】

日付: 顛末書を作成した日付
宛名: 報告先の会社名、部署名、担当者名 (役職も忘れずに)
差出人: 報告者の会社名、部署名、氏名 (役職も忘れずに)
件名: 顛末書の概要を示す簡潔なタイトル (例: 「○○に関する顛末報告」)
概要: 発生した事象の概要
詳細: 発生日時、場所、状況、関係者、影響など、事象の詳細
原因: 事象が発生した原因 (可能な限り特定)
対策: 今後同様の事象が発生しないための対策
謝罪: 迷惑をかけたことに対する謝罪の言葉
連絡先: 報告者の連絡先 (電話番号、メールアドレスなど)

テンプレートのデザイン：見やすさ、伝わりやすさ、そして誠意を

デザインは、内容を効果的に伝えるための重要な要素です。以下のポイントを意識して、見やすく、伝わりやすいデザインを心がけましょう。

フォント: 明朝体やゴシック体など、読みやすいフォントを選ぶ
文字サイズ: 10.5pt～12pt程度が一般的。重要な箇所は太字にする
余白: 適度な余白を設けることで、読みやすさを向上させる
罫線: 表組みなどを活用して、情報を整理する
色: 基本的に白黒で作成。どうしても色を使う場合は、落ち着いた色合いを使用する

顛末書の書き方の流れ：迷わずスムーズに！

テンプレートに沿って、以下の流れで記入していきましょう。

日付、宛名、差出人、件名: 正確に記入する。宛名は、相手の役職を間違えないように注意。
概要: 簡潔に事象の概要を記述する。
詳細: 5W1H (いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように) を意識して、詳細を記述する。客観的な事実に基づいて記述することが重要。
原因: 特定できている場合は、具体的に記述する。原因が不明な場合は、調査中である旨を記載する。
対策: 具体的な対策を記述する。再発防止策だけでなく、現状回復のために行ったことなども記載すると、より誠実な印象を与える。
謝罪: 迷惑をかけたことに対する謝罪の言葉を丁寧に記述する。
連絡先: 連絡先を明記する。

顛末書を使う場面：どんな時に必要？

顛末書は、以下のような場面で必要となります。

製品の不具合: 製品の欠陥や不具合により、顧客に迷惑をかけた場合
納期遅延: 納期の遅延により、取引先に損害を与えた場合
事故・トラブル: 事故やトラブルが発生し、関係者に影響が出た場合
情報漏洩: 情報漏洩が発生し、関係者に迷惑をかけた場合

顛末書作成の注意点：誠意と正確さが大切！

顛末書を作成する際には、以下の点に注意しましょう。

客観的な事実に基づいて記述する: 感情的な表現は避け、客観的な事実に基づいて記述する
責任の所在を明確にする: 責任の所在を曖昧にせず、誰に責任があるのかを明確にする
隠蔽や虚偽は絶対にしない: 事実を隠蔽したり、虚偽の報告をすることは、信頼を損なう行為
丁寧な言葉遣いを心がける: 社外向けの文書であるため、丁寧な言葉遣いを心がける
誤字脱字に注意する: 誤字脱字は、相手に失礼な印象を与えるため、注意深くチェックする
上司の承認を得る: 作成した顛末書は、必ず上司の承認を得てから提出する

実践！社外向け顛末書テンプレート作成ステップ

それでは、実際にテンプレートを作成してみましょう。

ステップ1：WordやExcelなどの文書作成ソフトを開く

ステップ2：必要な要素をリストアップする (上記の【顛末書に必要な要素一覧】を参照)

ステップ3：各要素を配置する (デザインのポイントを参考に、見やすいレイアウトを心がける)

ステップ4：各要素の書式を設定する (フォント、文字サイズ、余白などを設定する)

ステップ5：サンプルテキストを挿入する (各項目に記入する内容の例を記述する)

ステップ6：テンプレートとして保存する

■ サンプルテンプレート（顛末書社外テンプレートの例）

【タイトル】 製品不具合に関する顛末報告書

【日付】 2024年10月27日

【宛名】 株式会社〇〇〇〇部〇〇様

【差出人】 株式会社△△ □□部〇〇

【概要】 弊社製品「〇〇」における不具合発生に関するご報告

【詳細】

発生日時: 2024年10月26日午後3時頃
発生場所: 貴社〇〇部内
状況: 弊社製品「〇〇」において、[具体的な不具合の内容を記述] という不具合が発生いたしました。
影響: 貴社業務において、[具体的な影響を記述] という影響が生じました。

【原因】 現在、詳細な原因を調査中でございますが、[現時点で判明している原因を記述] が原因である可能性が高いと考えております。

【対策】

[具体的な対策の内容を記述]
再発防止のため、[具体的な再発防止策を記述] を実施いたします。

【謝罪】 この度の不具合発生により、貴社にご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。

【連絡先】 株式会社△△ □□部〇〇電話番号: 000-0000-0000 メールアドレス: 〇〇@△△.co.jp

【備考】

原因の特定および対策の実施状況については、速やかにご報告させていただきます。
ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

※ このテンプレートは、あくまで例です。状況に合わせて適宜修正してください。

まとめ：テンプレートを活用して、スムーズな顛末書作成を！

社外向けの顛末書は、会社の信頼を左右する重要な書類です。この記事で紹介したテンプレート作成方法と注意点を参考に、誠意と正確さを持って作成しましょう。テンプレートをうまく活用することで、時間と労力を削減し、よりスムーズな顛末書作成が可能になります。万が一の事態に備えて、今のうちにテンプレートを作成しておくことをおすすめします。