顛末書テンプレート

顛末書テンプレート作成ガイド：困った時も安心！簡単作成で状況を的確に報告

「顛末書」…聞くだけで気が重くなる言葉かもしれません。でも、大丈夫！この記事では、顛末書が必要になった時に慌てずに、的確かつスムーズに報告できるテンプレートの作り方をご紹介します。難しく考えずに、一緒にテンプレートを作ってみましょう！

1. なぜ顛末書が必要なの？

そもそも、なぜ顛末書が必要なのでしょうか？顛末書は、事故やトラブル、ミスなどが起こった際に、その経緯や原因、今後の対策などを報告するための書類です。会社や組織において、問題の再発防止や責任の所在を明確にするために重要な役割を果たします。

根拠としては、組織における責任体制の明確化、問題発生時の状況把握と改善、そして法的証拠としての役割などが挙げられます。

2. 顛末書テンプレートの作り方：５つのポイント

テンプレートがあれば、いざという時にも焦らずに、必要な情報を整理してスムーズに報告できます。ここでは、効果的なテンプレートを作るための５つのポイントをご紹介します。

2.1 必要な要素の一覧

タイトル: 顛末書と明記し、内容が分かりやすいタイトルをつけましょう。（例：〇〇事故に関する顛末書）
作成日: 顛末書を作成した日付を記載します。
所属・氏名: 報告者の所属部署と氏名を記載します。
発生日時: 事故やトラブルが発生した日時を正確に記載します。
発生場所: 事故やトラブルが発生した場所を具体的に記載します。
状況: 何が起こったのか、客観的な事実を詳しく記載します。
原因: 事故やトラブルの原因を分析し、可能な限り具体的に記載します。
対応: 発生後、どのような対応を行ったのかを記載します。
今後の対策: 再発防止のために、どのような対策を講じるかを具体的に記載します。
反省点: 事故やトラブルに対する反省点を記載します。
上長承認欄: 上長が確認したことを示す承認欄を設けます。

2.2 デザインのポイント

デザインはシンプルで見やすいことを重視しましょう。

フォント: 明朝体やゴシック体など、読みやすいフォントを選びましょう。
行間: 適度な行間を設け、読みやすくしましょう。
余白: 適切な余白を設け、すっきりとした印象にしましょう。
罫線: 必要に応じて罫線を使用し、情報を整理しましょう。

2.3 書き方の流れ

事実を正確に記述する: 主観的な意見や感情を避け、客観的な事実を記述します。
5W1Hを意識する: いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのようにしたのかを明確に記述します。
簡潔にまとめる: 長文にならないように、必要な情報を簡潔にまとめます。
誤字脱字をチェックする: 提出前に必ず誤字脱字をチェックし、正確な情報を記載しましょう。

2.4 使う場面

業務上のミス: 誤発注、納期遅延、顧客対応の不備など
事故・トラブル: 交通事故事故、システム障害、情報漏洩など
社内規定違反: 遅刻、無断欠勤、ハラスメントなど

2.5 注意点

事実を隠蔽しない: 事実を正直に記載することが重要です。
責任転嫁をしない: 他人のせいにせず、自身の責任を認めましょう。
感情的な表現を避ける: 冷静かつ客観的な視点で記述しましょう。
今後の対策を具体的に示す: 再発防止のために、具体的な対策を提示しましょう。

3. 実践的な手順：テンプレート作成３ステップ

実際にテンプレートを作成してみましょう。ここでは、Wordなどの文書作成ソフトを使った簡単な手順をご紹介します。

ステップ１：基本レイアウトを作成

Wordを起動し、新規文書を作成します。ページ設定で余白を調整し、ヘッダーに「顛末書」と記載します。

ステップ２：項目を挿入

「タイトル」「作成日」「所属・氏名」「発生日時」「発生場所」「状況」「原因」「対応」「今後の対策」「反省点」「上長承認欄」などの項目を、表形式または箇条書きで挿入します。

ステップ３：書式を整える

フォント、行間、余白などを調整し、見やすい書式に整えます。罫線や色などを利用して、情報を整理しましょう。

4. テンプレートサンプル：〇〇システム障害に関する顛末書

それでは、実際にテンプレートのサンプルを見てみましょう。

■ サンプルテンプレート（顛末書テンプレートの例）

【タイトル】〇〇システム障害に関する顛末書

【項目1】所属・氏名：〇〇部〇〇課　〇〇〇〇

【項目2】発生日時：〇〇年〇〇月〇〇日〇〇時〇〇分

【項目3】発生場所：〇〇システムサーバー

【項目4】状況：〇〇システムにおいて、〇〇の障害が発生し、〇〇の業務に支障が生じました。

【項目5】原因：〇〇の調査の結果、〇〇の設定ミスが原因であることが判明しました。

【項目6】対応：〇〇の復旧作業を行い、〇〇時〇〇分にシステムを復旧しました。

【項目7】今後の対策：〇〇の設定手順を見直し、ダブルチェック体制を構築します。また、定期的なバックアップを実施します。

【項目8】反省点：〇〇の設定ミスに気づかず、障害を発生させてしまったことを深く反省します。

【項目9】上長承認：

【備考】必要に応じて文章や注意点を追加

このテンプレートはあくまで一例です。状況に合わせて項目や内容を調整してください。

まとめ：テンプレートを活用して、スムーズな報告を！

顛末書は、誰にとっても書きたくない書類かもしれません。しかし、テンプレートを用意しておけば、いざという時にも慌てずに、必要な情報を的確に伝えることができます。ぜひこの記事を参考に、オリジナルのテンプレートを作成し、スムーズな報告につなげてください。