社外向け顛末書テンプレート作成ガイド：これで完璧！【無料サンプル付き】
社外向けの顛末書、いざ書こうとすると「何を書けばいいの？」「どんな構成にすればいいの？」と悩んでしまうこと、ありますよね。そんなあなたのために、この記事では社外向け顛末書のテンプレート作成方法を、わかりやすく丁寧に解説します。
必要な要素からデザインのポイント、具体的な書き方の流れ、そして実際に使えるサンプルテンプレートまで、この記事を読めば、もう顛末書作成で困ることはありません！
1. 顛末書とは？なぜ社外向けに書く必要があるのか？
顛末書は、事件や事故、トラブルなどの状況を詳しく報告するための書類です。社内向けだけでなく、取引先や顧客など、社外の関係者に向けて作成する必要がある場合があります。
社外向けの顛末書は、信頼回復や今後の関係性維持のために非常に重要です。 誠意をもって事実を伝え、再発防止策を講じることで、相手からの理解と協力を得ることができます。
2. テンプレート作成の前に：必要な要素を確認しよう
テンプレートを作る前に、まず顛末書に必要な要素を確認しましょう。以下は、一般的に必要となる要素です。
- 日付: 顛末書を作成した日付
- 宛名: 提出先の会社名・部署名・担当者名
- 差出人: 自分の会社名・部署名・氏名
- 件名: 顛末書の概要を示すタイトル（例：〇〇に関する顛末報告書）
- 発生日時: 問題が発生した日時
- 発生場所: 問題が発生した場所
- 当事者: 関係者の氏名・所属
- 経緯: 問題発生から現在までの詳細な流れ（客観的な事実を記述）
- 原因: 問題が発生した原因の究明（分析結果を記述）
- 影響: 問題が及ぼした影響範囲と程度
- 対策: 現在行っている対策と、今後講じる対策
- 謝罪: 相手への謝罪の言葉
- 署名・捺印: 差出人の署名と捺印
これらの要素をあらかじめテンプレートに含めておくことで、毎回ゼロから作成する手間を省き、効率的に顛末書を作成することができます。
3. テンプレート作成：デザインのポイント
テンプレートのデザインは、内容のわかりやすさを左右する重要な要素です。以下のポイントを意識して、見やすいテンプレートを作成しましょう。
- シンプルなデザイン: 色数を抑え、装飾を避け、シンプルで見やすいデザインを心がけましょう。
- フォント: 明朝体やゴシック体など、読みやすいフォントを選びましょう。
- 余白: 適度な余白を設けることで、文章が読みやすくなります。
- 罫線: 項目ごとに罫線で区切ることで、内容が整理され、見やすくなります。
- 項目名: 太字や色を変えるなどして、項目名を強調しましょう。
4. テンプレート作成：書き方の流れ
テンプレートに沿って、実際に文章を作成する際の流れです。
- 事実を正確に記述: 感情的な表現は避け、客観的な事実のみを記述しましょう。
- 5W1Hを意識: いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように、という5W1Hを意識して、情報を整理しましょう。
- 原因を分析: 表面的な原因だけでなく、根本的な原因を突き止めましょう。
- 対策を具体的に提示: 再発防止策を具体的に提示することで、誠意を伝えましょう。
- 謝罪の言葉を添える: 相手への謝罪の言葉を忘れずに添えましょう。
5. テンプレートを使う場面
顛末書テンプレートは、以下のような様々な場面で活用できます。
- 納期遅延: 商品の納期が遅れた場合
- 品質不良: 商品の品質に問題があった場合
- 誤発注: 誤った商品を注文した場合
- 情報漏洩: 個人情報や機密情報が漏洩した場合
- 事故・トラブル: 顧客や取引先との間で事故やトラブルが発生した場合
6. テンプレート作成時の注意点
テンプレート作成時には、以下の点に注意しましょう。
- 自社のフォーマットに合わせる: 自社で定められたフォーマットがある場合は、それに従いましょう。
- 法律・規則に違反しない: 個人情報保護法や著作権法など、法律・規則に違反しないように注意しましょう。
- 誤字脱字に注意: 誤字脱字がないか、十分に確認しましょう。
- 上司の承認を得る: 作成したテンプレートは、上司の承認を得てから使用しましょう。
7. 実践的な手順：テンプレートをステップ形式で作ってみよう！
ステップ1：基本要素を洗い出す
上記の「2. テンプレート作成の前に：必要な要素を確認しよう」を参考に、必要な要素をリストアップします。
ステップ2：デザインを決める
フォントの種類、罫線の有無、余白の広さなど、デザインの基本方針を決定します。
ステップ3：テンプレートを作成する
WordやExcelなどのソフトを使って、リストアップした要素とデザインに基づいてテンプレートを作成します。
ステップ4：テスト運用する
実際にテンプレートを使って顛末書を作成し、使いやすさや不足している要素がないか確認します。
ステップ5：改善する
テスト運用の結果を踏まえて、テンプレートを改善します。
8. サンプルテンプレート
以下に、社外向けの顛末書テンプレートのサンプルを掲載します。
■ サンプルテンプレート（社外向け 納期遅延 の例） 【タイトル】 商品納期遅延に関する顛末報告書
【宛名】 〇〇株式会社 〇〇様
【差出人】 △△株式会社 □□
【日付】 2023年〇月〇日
【件名】 〇〇（商品名）納期遅延に関するお詫びとご報告
【発生日時】 2023年〇月〇日
【発生場所】 〇〇（該当部署名）
【当事者】 □□（担当者名）
【経緯】 貴社にご注文いただきました〇〇（商品名）につきまして、当初〇月〇日納品予定でしたが、製造上の都合により、納期を〇月〇日に遅延させてしまうこととなりました。
【原因】 〇〇（具体的な原因：例：部品の調達遅延、製造ラインのトラブル）
【影響】 貴社業務に〇〇（具体的な影響：例：プロジェクトの遅延）というご迷惑をおかけすることとなり、深くお詫び申し上げます。
【対策】 現在、〇〇（具体的な対策：例：代替部品の調達、製造ラインの復旧）を進めております。また、今後は〇〇（再発防止策：例：サプライチェーンの見直し、製造プロセスの改善）を実施し、再発防止に努めます。
【謝罪】 今回の納期遅延につきまして、多大なるご迷惑をおかけしましたことを、重ねて深くお詫び申し上げます。
【署名・捺印】 △△株式会社 □□
【備考】 ご不明な点がございましたら、ご遠慮なくご連絡ください。
まとめ
この記事では、社外向けの顛末書テンプレートの作成方法について詳しく解説しました。 テンプレートを有効活用し、迅速かつ丁寧な対応で、相手からの信頼を失わないように努めましょう。 顛末書は、トラブル解決の第一歩です。 誠意をもって対応することで、今後の関係性をより良好に保つことができるはずです。
