賃金台帳テンプレート無料：作り方から活用方法まで徹底解説！【サンプル付き】
給与計算、従業員への支払い、そして法的な記録…賃金台帳は、会社にとって非常に重要な書類です。でも、「賃金台帳って難しそう…」「市販のテンプレートは使いにくい…」と感じている方もいるのではないでしょうか？
この記事では、賃金台帳の重要性から、自分でオリジナルのテンプレートを作る方法、そして無料テンプレートの活用方法まで、初心者の方にもわかりやすく解説します！
なぜ賃金台帳が必要なの？
賃金台帳は、労働基準法によって作成・保管が義務付けられている重要な書類です。これがないと、法律違反となってしまう可能性もあります。具体的には、以下の目的で使用されます。
- 給与計算の根拠: 従業員への給与を正確に計算するために必要です。
- 労働時間の管理: 残業時間や休日出勤などを記録し、適切な賃金を支払うための証拠となります。
- 税務申告: 所得税や住民税の計算、年末調整に必要となります。
- 労務監査: 労働基準監督署の監査が入った際に、賃金の支払い状況を証明する資料として提出します。
賃金台帳テンプレートの作り方：自分で作るメリット
市販のテンプレートや、インターネットでダウンロードできる無料テンプレートもありますが、自分で作るメリットもたくさんあります。
- 自社の状況に合わせたカスタマイズ: 業種や雇用形態、賃金体系に合わせて、必要な項目を自由に設定できます。
- 使いやすさの向上: 見やすく、入力しやすいようにデザインできます。
- 知識の向上: 賃金台帳の構成要素を理解することで、給与計算や労務管理の知識が深まります。
賃金台帳テンプレートに必要な要素一覧
まず、賃金台帳に必ず記載すべき項目を確認しましょう。労働基準法で定められている必須項目は以下の通りです。
- 氏名：従業員の氏名
- 性別：従業員の性別
- 賃金計算期間：いつからいつまでの期間の賃金を計算するか
- 労働日数：賃金計算期間中の労働日数
- 労働時間数：賃金計算期間中の総労働時間数
- 時間外労働、休日労働、深夜労働の時間数：時間外労働、休日労働、深夜労働の時間数
- 基本給、手当その他の賃金の種類ごとにその額：基本給、役職手当、通勤手当など、賃金の種類とそれぞれの金額
- 賃金から控除した金額：所得税、住民税、社会保険料など、賃金から控除した金額
- 支払金額：実際に従業員に支払った金額
これ以外にも、自社の状況に合わせて以下の項目を追加すると良いでしょう。
- 従業員番号：従業員を識別するための番号
- 雇用形態：正社員、契約社員、パートなど
- 入社年月日：従業員の入社日
- 銀行口座情報：給与振込先の銀行名、口座番号など
- 備考：特記事項など
賃金台帳テンプレートデザインのポイント
賃金台帳は、定期的に使用するものですから、見やすく使いやすいデザインにすることが重要です。
- フォント: 見やすいフォント（例：メイリオ、游ゴシック）を使用する。
- 色使い: 色数を少なくし、背景色と文字色のコントラストをはっきりさせる。
- 罫線: 罫線を使って項目を区切り、見やすくする。
- 入力規則: 入力ミスを防ぐために、入力規則を設定する（例：日付の形式、数値の範囲）。
賃金台帳テンプレート書き方の流れ
テンプレートを作る際の基本的な流れは以下の通りです。
- 必要な項目を洗い出す: 上記の必須項目に加え、自社に必要な項目をリストアップします。
- 表を作成する: Excelなどの表計算ソフトで、洗い出した項目を基に表を作成します。
- 項目名を記入する: 各項目のタイトルを記入します。
- デザインを整える: フォント、色使い、罫線などを設定し、見やすいようにデザインします。
- 入力規則を設定する: 必要に応じて、入力規則を設定します。
賃金台帳テンプレートを使う場面
賃金台帳は、以下のような場面で活用されます。
- 給与計算時: 従業員の給与を計算する際に、労働時間や手当などの情報を入力します。
- 給与明細作成時: 賃金台帳の情報を基に、給与明細を作成します。
- 税務申告時: 税務署に提出する資料として使用します。
- 労務監査時: 労働基準監督署の監査が入った際に、賃金の支払い状況を証明する資料として提出します。
賃金台帳テンプレート作成の注意点
- 法改正への対応: 労働基準法や税法は改正されることがありますので、常に最新の情報を確認し、必要に応じてテンプレートを修正する必要があります。
- 個人情報の保護: 賃金台帳には、従業員の個人情報が記載されていますので、厳重に管理する必要があります。
- 保管期間: 労働基準法では、賃金台帳を3年間保管することが義務付けられています。
実践的な手順：Excelで賃金台帳テンプレートを作ってみよう！
ここでは、Excelを使って、実際に賃金台帳テンプレートを作る手順をステップ形式で解説します。
ステップ1: Excelを起動し、新しいワークシートを開く
Excelを起動し、「新しいブック」を選択します。
ステップ2: 項目名を記入する
A1セルから順に、必要な項目名を入力していきます。例えば、「氏名」「性別」「賃金計算期間」「労働日数」「労働時間数」「基本給」「役職手当」「通勤手当」「所得税」「社会保険料」「支払金額」など。
ステップ3: デザインを整える
- セルを選択し、「ホーム」タブの「フォント」グループで、フォントの種類、サイズ、色などを設定します。
- セルを選択し、「ホーム」タブの「配置」グループで、文字の配置（中央揃え、右揃えなど）を設定します。
- セルを選択し、「ホーム」タブの「罫線」グループで、罫線の種類を設定します。
ステップ4: 入力規則を設定する
例えば、「性別」のセルには、「男」または「女」しか入力できないように、入力規則を設定することができます。
- 入力規則を設定したいセルを選択し、「データ」タブの「データの入力規則」をクリックします。
- 「設定」タブの「入力値の種類」で「リスト」を選択します。
- 「元の値」に「男,女」と入力し、「OK」をクリックします。
ステップ5: 関数を設定する
例えば、「支払金額」は、「基本給＋役職手当＋通勤手当－所得税－社会保険料」で計算できますので、関数を設定します。
- 「支払金額」のセルに「=SUM(基本給のセル,役職手当のセル,通勤手当のセル)-SUM(所得税のセル,社会保険料のセル)」という数式を入力します。
- （例：基本給がC2セル、役職手当がD2セル、通勤手当がE2セル、所得税がF2セル、社会保険料がG2セルの場合、
=SUM(C2:E2)-SUM(F2:G2)となります。）
ステップ6: テンプレートを保存する
「ファイル」タブの「名前を付けて保存」をクリックし、ファイルの種類を「Excelテンプレート (*.xltx)」にして、適切な場所に保存します。
サンプルテンプレート（賃金 台帳 テンプレート 無料 の例）
■ サンプルテンプレート（賃金 台帳 テンプレート 無料 の例） 【タイトル】 賃金台帳
【項目1】 氏名：○○○○
【項目2】 賃金計算期間：○○○○年○○月○○日～○○○○年○○月○○日
【項目3】 基本給：○○○○円
【備考】 上記は必要最低限の項目です。手当の種類や控除項目は、自社の状況に合わせて追加してください。
まとめ：自分に合った賃金台帳で効率的な労務管理を！
この記事では、賃金台帳の重要性、テンプレートの作り方、そして無料テンプレートの活用方法について解説しました。
ぜひ、この記事を参考に、自社に合った賃金台帳を作成し、効率的な労務管理を実現してください！
