賃金台帳テンプレート：簡単作成ガイド！無料サンプル付きで経理作業を効率化
経理担当者の皆さん、毎月の賃金計算、本当に大変ですよね。従業員の数が増えれば増えるほど、賃金台帳の管理も煩雑になってきます。「もっと効率的に管理できたら…」そう思っている方も多いのではないでしょうか？
そんなあなたのために、この記事では賃金台帳テンプレートの作り方を徹底解説します！必要な要素からデザインのポイント、具体的な手順まで、わかりやすくご紹介。さらに、すぐに使える無料サンプルテンプレートもご用意しました。この記事を読めば、あなたもきっと、楽に賃金台帳を作成できるようになりますよ！
賃金台帳テンプレートを作る前に知っておくべきこと
賃金台帳は、労働基準法によって作成・保管が義務付けられている重要な書類です。適当に作成してしまうと、法律違反になる可能性も…。だからこそ、正確で使いやすいテンプレートを作成することが大切なんです。
賃金台帳テンプレートの作り方：５つのステップ
さあ、ここからが本番！賃金台帳テンプレートの作り方を、５つのステップに分けて解説していきます。
ステップ１：必要な要素の一覧を洗い出す
まず最初に、賃金台帳に必要な要素を洗い出しましょう。法律で定められている項目に加え、自社の状況に合わせて必要な項目を追加することで、より使いやすいテンプレートになります。
【必須項目】
- 従業員情報: 氏名、性別、住所、雇用保険被保険者番号、社会保険被保険者番号、扶養親族数
- 労働日数: 出勤日数、欠勤日数、有給取得日数
- 労働時間数: 所定労働時間数、残業時間数、休日労働時間数、深夜労働時間数
- 賃金: 基本給、役職手当、通勤手当、残業手当、休日手当、深夜手当、皆勤手当、住宅手当、家族手当、その他手当
- 控除: 社会保険料、雇用保険料、所得税、住民税、その他控除
- 支給額: 総支給額、控除額合計、差引支給額
- 賃金支払日: 賃金を支払った日付
- 賃金計算期間: 賃金計算期間の開始日と終了日
- その他: 備考欄（特記事項など）
【自社に合わせて追加できる項目】
- 部署名: 従業員の所属部署
- 役職名: 従業員の役職
- 勤怠管理システムとの連携情報: 勤怠管理システムで記録された情報を連携させるためのIDなど
- 有給残日数: 有給休暇の残日数
- 慶弔休暇日数: 慶弔休暇の取得日数
ステップ２：デザインのポイントを押さえる
必要な要素が洗い出せたら、次はデザインです。見やすく、使いやすいデザインを心がけましょう。
- フォント: 見やすいフォントを選びましょう。ゴシック体や明朝体など、業種や好みに合わせて選びましょう。
- フォントサイズ: 適切なフォントサイズを選びましょう。小さすぎると見づらく、大きすぎると圧迫感があります。
- 罫線: 罫線を使って、項目を区切りましょう。見やすさが格段に向上します。
- 色: 色を使いすぎると逆に見づらくなる可能性があります。重要な箇所に絞って、控えめに使いましょう。
- 入力規則: Excelなどのソフトを使う場合は、入力規則を設定することで、誤入力を防ぐことができます。例えば、日付は日付形式のみ入力可能にする、金額は数値形式のみ入力可能にする、など。
ステップ３：書き方の流れをイメージする
テンプレートのデザインが決まったら、書き方の流れをイメージしましょう。従業員情報をどのように入力していくか、賃金情報をどのように計算していくかなど、具体的にイメージすることで、より使いやすいテンプレートになります。
- 従業員情報: 一番上に従業員情報を入力する欄を設ける。
- 勤怠情報: 従業員の勤怠情報を入力する欄を設ける。勤怠管理システムと連携する場合は、連携方法を検討する。
- 賃金情報: 基本給、手当、控除などを入力する欄を設ける。
- 自動計算: Excelなどのソフトを使う場合は、合計額や差引支給額を自動計算するように設定する。
ステップ４：使う場面を想定する
テンプレートを使う場面を想定することも重要です。
- 毎月の賃金計算: 毎月の賃金計算で使用することを想定する。
- 年末調整: 年末調整で使用することを想定する。
- 監査: 監査で使用することを想定する。
これらの場面を想定することで、必要な項目や機能が見えてきます。
ステップ５：注意点を意識する
テンプレートを作成する際には、いくつかの注意点があります。
- 法律改正: 労働基準法などの法律は改正されることがあります。常に最新の情報を確認し、テンプレートを更新するようにしましょう。
- セキュリティ: 従業員の個人情報や賃金情報を取り扱うため、セキュリティ対策をしっかり行いましょう。パスワードを設定したり、アクセス制限をかけたりするなどの対策が必要です。
- バックアップ: 万が一の事態に備えて、定期的にバックアップを取りましょう。
実践的な手順：Excelで賃金台帳テンプレートを作成してみよう！
それでは、実際にExcelを使って賃金台帳テンプレートを作成してみましょう。
ステップ１：Excelを起動し、新しいシートを開く
ステップ２：必要な項目を入力する
まず、必要な項目を入力していきます。A列から順番に、以下の項目を入力してみましょう。
- A1: 従業員ID
- B1: 氏名
- C1: 所属部署
- D1: 基本給
- E1: 残業手当
- F1: 通勤手当
- G1: 総支給額
- H1: 社会保険料
- I1: 雇用保険料
- J1: 所得税
- K1: 住民税
- L1: 控除合計
- M1: 差引支給額
- N1: 備考
ステップ３：書式を整える
入力した項目を見やすくするために、書式を整えましょう。
- フォントの種類やサイズを変更する
- 罫線を引く
- セルを結合する
- 色を付ける
ステップ４：数式を設定する
総支給額、控除合計、差引支給額を自動計算するために、数式を設定します。
- G2 (総支給額) = D2 + E2 + F2
- L2 (控除合計) = H2 + I2 + J2 + K2
- M2 (差引支給額) = G2 - L2
ステップ５：入力規則を設定する
誤入力を防ぐために、入力規則を設定しましょう。
- 従業員ID: 数値のみ入力可能
- 基本給、残業手当、通勤手当、社会保険料、雇用保険料、所得税、住民税: 数値のみ入力可能
ステップ６：シートを保護する
数式を誤って変更しないように、シートを保護しましょう。
サンプルテンプレート
実際に作成した賃金台帳のサンプルテンプレートをご紹介します。
■ サンプルテンプレート（賃金 台帳 テンプレート の例）
【タイトル】 賃金台帳
【項目1】 従業員ID: 001
【項目2】 氏名: 山田太郎
【項目3】 基本給: 250,000円
【備考】 残業時間に応じて残業手当を計算してください。社会保険料率は毎年変更される可能性がありますので、ご注意ください。
まとめ：賃金台帳テンプレートで経理作業を効率化しよう！
この記事では、賃金台帳テンプレートの作り方を解説しました。テンプレートを自作することで、自社の状況に合わせた使いやすい帳票を作成することができます。ぜひこの記事を参考に、賃金台帳テンプレートを作成して、経理作業を効率化してください！
