賃金変更通知書テンプレートの作り方
賃金変更通知書テンプレート作成ガイド：わかりやすい手順とサンプル付き
賃金が変わる時、会社から従業員に渡されるのが「賃金変更通知書」です。これは、変更後の賃金額や変更理由などを明確に伝える大切な書類。でも、自分でテンプレートを作るのは少し難しそう…と感じるかもしれません。
この記事では、賃金変更通知書テンプレートの作り方を、必要な要素からデザイン、書き方の流れまで、ステップ形式でわかりやすく解説します。テンプレートサンプルも掲載しているので、ぜひ参考にしてくださいね。
なぜ賃金変更通知書が必要なの？
賃金変更通知書は、労働条件の変更内容を従業員に通知するもので、労働基準法によって義務付けられているわけではありません。しかし、変更内容を明確にすることで、後々のトラブルを防ぐ大切な役割があります。
- 労働条件の明確化: 変更内容を文書で残すことで、認識のズレを防ぎ、双方が合意した内容を明確にできます。
- トラブル防止: 変更理由や金額を明記することで、従業員の不安を解消し、不満や誤解によるトラブルを防ぎます。
- 会社の信頼性向上: 丁寧な通知は、従業員に対する誠意を示し、会社の信頼性を高めます。
テンプレートの作り方
必要な要素の一覧
賃金変更通知書には、以下の要素を必ず含めるようにしましょう。
- 発行日: 通知書を作成した日付
- 宛名: 従業員の氏名
- 発行者: 会社名、代表者名
- 件名: 「賃金変更通知書」
- 変更内容:
- 変更前の賃金額
- 変更後の賃金額
- 変更理由 (昇給、降給、役職変更など)
- 変更日
- 支給項目 (基本給、手当など)
- 計算方法 (時間給、日給、月給など)
- 備考: その他、特記事項
- 問い合わせ先: 質問や不明点がある場合の連絡先 (人事部など)
デザインのポイント
- 見やすさ: 文字の大きさやフォント、行間などを調整して、読みやすいデザインを心がけましょう。
- シンプルさ: 情報が整理されていて、一目で内容がわかるように、シンプルなレイアウトを心がけましょう。
- 統一感: 社内で統一されたフォーマットがあれば、それに従いましょう。
書き方の流れ
- 基本情報の記載: 発行日、宛名、発行者、件名を記載します。
- 変更内容の具体性: 変更前の賃金額と変更後の賃金額を具体的に記載します。
- 変更理由の明確化: 昇給、降給、役職変更など、変更理由を明確に記載します。
- 変更日の明示: いつから変更になるのか、具体的な日付を記載します。
- 支給項目の内訳: 基本給、手当など、支給項目の内訳を記載します。
- 計算方法の明示: 時間給、日給、月給など、賃金の計算方法を記載します。
- 備考の追加: 必要に応じて、その他特記事項を記載します。
- 問い合わせ先の記載: 質問や不明点がある場合の連絡先を記載します。
使う場面
- 昇給時: 基本給や手当が上がった場合
- 降給時: 基本給や手当が下がった場合
- 役職変更時: 役職が変わり、賃金が変わる場合
- 組織変更時: 組織再編などで賃金体系が変わる場合
- 制度変更時: 賃金制度そのものが変わる場合
注意点
- 法律の遵守: 労働基準法などの関連法規を遵守し、適切な内容を記載しましょう。
- 正確な情報: 金額や日付など、正確な情報を記載しましょう。
- 丁寧な説明: 従業員が納得できるよう、丁寧な説明を心がけましょう。
- 保管: 作成した通知書の控えを保管しておきましょう。
実践的な手順：ステップ形式でテンプレートを作成
- WordやExcelなどのソフトを開く: 使い慣れたソフトで構いません。
- 基本情報を入力: 発行日、宛名、発行者、件名を入力します。
- 変更内容の表を作成: 変更前と変更後の賃金額、変更理由などを記載する表を作成します。
- 各項目を入力: 表に、必要な情報を入力していきます。
- レイアウトを調整: 文字の大きさやフォント、行間などを調整して、見やすいレイアウトに整えます。
- 保存: テンプレートとして保存します。
サンプルテンプレート（賃金変更通知書）
■ サンプルテンプレート（賃金 変更 通知 書 テンプレート の例）
【タイトル】 賃金変更通知書
【項目1】 宛名: 〇〇 〇〇 様
【項目2】 発行日: 2024年〇月〇日
【項目3】 発行者: 〇〇株式会社 代表取締役 〇〇 〇〇
【項目4】 件名: 賃金変更に関するお知らせ
【項目5】 貴殿の賃金につきまして、下記のとおり変更することになりましたので、通知いたします。
-
変更前の賃金
- 基本給: 〇〇〇,〇〇〇円
- 役職手当: 〇〇,〇〇〇円
- 合計: 〇〇〇,〇〇〇円
-
変更後の賃金
- 基本給: 〇〇〇,〇〇〇円
- 役職手当: 〇〇,〇〇〇円
- 合計: 〇〇〇,〇〇〇円
-
変更理由: 昇給
-
変更日: 2024年〇月〇日
【項目6】 ご不明な点がございましたら、人事部〇〇までお問い合わせください。
【備考】 上記金額には、所得税、住民税、社会保険料などが含まれておりません。
まとめ
賃金変更通知書は、従業員にとって重要な情報伝達手段です。この記事を参考に、わかりやすく、正確な通知書を作成し、円滑なコミュニケーションを目指しましょう。テンプレートを自作することで、会社の状況に合わせた柔軟な対応も可能になります。
